Mengatasi Keluhan Mahasiswa dalam Penulisan Surat Resmi

Mahasiswa Sering Kali Mengeluhkan Kesalahan pada penulisan surat resmi khususnya yang mengambil jurusan sastra Indonesia sangatlah tidak mudah untuk memahami cara penulisan yang benar dan tepat mereka sangat kurang menguasai skill dalam teknik penulisanya.

Maka dari itu kesalahan yang terjadi bukan hanya fokus pada tata bahasa tetapi juga menyangkut pemahaman antara  Format letak dalam surat resmi, gaya bahasa dan kaidah penulisan surat resmi. Surat resmi yang salah bisa berdampak buruk mulai dari ketidak jelasan terkait hilangnya kredibilitas pada pengirim. alesan kesalahan pertama yang dilakukan mahasiswa dalam menulis surat resmi ada beberapa contohnya seperti tidak menggunakan kop surat karena ini terkesan tidak menunjukkan formal dan kurang tertarik atas penulisanya., lalu penempatan unsur surat yang tidak tepat.
Seperti posisi tanggalnya berada di tengah nomor suratnya tidak tercantumkan lampiran tidak ditulis dalam surat alamat surat tidak  lengkap salam pembukaanya tidak sesuai apa yang  di sampaikan isi pembuka tidak tepat apa yang di tuju pada surat tersebut tanda tangannya tidak ada buktinya , spasi paragraf dan barisnya tidak teratur sangat sulit untuk dibaca untuk seluruh mahasiswa lainya dan terlihat kurang rapi antara penggunaan jarak paragraf dan barisnya.
Yang terakhir kesalahan pada penulisan alamat pengirim dan penerima yang tidak sesuai ini seringkali terjadi menyebabkan surat dresmi pemerintah tidak sampai ke alamat tujuan tersebut.
Kesalahan kedua yang sering terjadi pada mahasiswa antara lain
 Bahasa yang non - formal  surat resmi yang ditulis ini tidak ada unsur formalnya bahasa yang dipakai terlalu baku, bahasanya juga terlalu bertele - tele seharusnya surat dinas yang baik dan benar itu bahasa formal, lugas dan jelas. Kalimat yang bertele - tele. Kalimat yang terlalu panjang juga akan menyulitkan bagi pembaca dalam memahami maksud dari surat ini.
Penulisan Kesalahan ejaan dalam surat resmi juga sering kali terjadi pada mahasiswa yang kurang teliti dari mulai imbuhan yang salah ( awalan,  akhiran,  dan sisipan). Contoh " memperbaiki " ditulis "memperbaik", Singkatan yang Salah seperti pada Contoh " Universitas " ditulis " univ ".
Penggunaaan kata yang tidak baku seperti contoh penggunaan kata gaul contoh bro, wow,  anjay dan slebew atau bahasa daerah lainya yang di pakai dalam surat resmi itu tidak boleh karena dapat mengurangi kredibilitas pada suratnya.
Kesalahan lainya seperti  kata - kata berlebihan dalam surat resmi atau bertele - bertele membuat surat sangat sulit dibaca dan dipahami oleh pembaca. Seharusnya di buat sesingkat mungkin dan jelas supaya agar orang lain mudah memahami surat resmi tersebut.
Untuk menghindari kesalahan ejaan dan diksi dalam penulisan surat resmi, perhatikan langkah-langkah berikut
Tahap Persiapan:Pahami Tujuan dan Sasaran:  Tentukan tujuan penulisan surat dan siapa yang akan menjadi penerima surat.  Hal ini akan membantu dalam menentukan nada dan gaya penulisan yang tepat.Buat Kerangka  Sebelum mulai menulis, buat kerangka surat terlebih dahulu.  Tentukan poin-poin penting yang akan disampaikan dan susun secara sistematis.
Kumpulkan Informasi Yang Tepat  Kumpulkan semua informasi yang dibutuhkan sebelum mulai menulis.  Pastikan informasi tersebut akurat dan relevan dengan tujuan surat.
  Tahap Penulisan:
 Gunakan Bahasa Indonesia Baku Gunakan selalu bahasa Indonesia baku yang sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) terbaru. Memilih Diksi yang Tepat:  Pilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan konteks surat.  Hindari penggunaan kata-kata yang bermakna ganda, terlalu panjang, atau berbelit-belit.
Periksa Ejaan:  Periksa ejaan setiap kata dengan teliti menggunakan kamus bahasa Indonesia yang baku (KBBI) atau pedoman ejaan lainnya.  Manfaatkan juga fitur koreksi ejaan pada perangkat lunak pengolah kata, tetapi tetap lakukan pemeriksaan manual.
Periksa Kalimat dan Paragraf:  Pastikan setiap kalimat dan paragraf tersusun secara logis dan mudah dipahami.  Hindari kalimat yang terlalu panjang atau bertele-tele.
 Perhatikan Tata Letak:  Perhatikan tata letak surat, termasuk penggunaan spasi, margin, dan jenis huruf.  Gunakan format surat resmi yang baku.
  Tahap Penyelesaian:
Baca Ulang dan Revisi:  Bacalah ulang surat yang telah ditulis dengan teliti.  Periksa kembali ejaan, diksi, tata bahasa, dan tata letak.  Jika memungkinkan, mintalah orang lain untuk membaca dan memberikan masukan.
Cetak dan Periksa Kembali:  Setelah melakukan revisi, cetak surat dan periksa kembali secara manual.  Pastikan tidak ada kesalahan ejaan, diksi, atau tata letak.
 Simpan Salinan:  Simpan salinan surat yang telah selesai ditulis sebagai arsip.
 Terakhir Contoh Kesalahan dan Perbaikannya
 Berikut beberapa contoh kesalahan umum dalam penulisan surat resmi dan cara memperbaikinya:
 Contoh 1: Kesalahan Ejaan dan Diksi
 - Salah:  Kepada Yth. Bapak Dekan, saya mau minta ijin tidak kuliah hari ini krn sakit perut.  Makasih ya Pak.
- Benar:  Kepada Yth. Bapak Dekan Fakultas [Sastra Indonesia ],
 
Dengan hormat,
 
Yang bertanda tangan di bawah ini, [Ayu ], mahasiswa Program Studi [Sastra indonesia ], memohon izin untuk tidak mengikuti perkuliahan pada hari rabu tanggal 25, karena sakit perut.  Atas perhatian dan perkenannya, saya ucapkan terima kasih.
 
Contoh 2: Kesalahan Penggunaan Huruf Kapital dan Diksi
 
- Salah:  saya ayuu, mahasiswi program studi sastra Indonesia ingin bertanya tentang beasiswa.
- Benar:  Saya, Ayuu, Mahasiswi Program Studi Sastra Indonesia, Ingin Menanyakan Informasi Mengenai Beasiswa.
 
Contoh 3: Kesalahan dalam Penulisan Angka dan Kata
 
- Salah:  saya telah menyelesaikan 2 dari 6 mata kuliah semester ini.
- Benar:  Saya Telah Menyelesaikan 2 dari 6 Mata Kuliah Semester Ini.
 
Contoh 4: Kesalahan dalam Pemilihan Kata (Diksi)
 - Salah:  banyak banget masalah yang saya hadapi di kampus ini.
- Benar:  Saya Menghadapi Beberapa Kendala Selama Perkuliahan di Kampus Ini.

Lanjutan Tahap Penulisan Surat Resmi
Buatlah kalimat yang singkat, padat dan jelas gunakan kalimat yang singkat, padat, jelas dan mudah di pahami. Mahasiswa sering kali lupa menggunakan kata kata yang terlalu panjang dan bertele - tele. Sehingga para mahasiswa atau orang lain yang membacanya jadi malas dan kurang tertarik.
Perhatikan Struktur dan Format Surat nya perhatikan struktur dan format surat resmi yang baku. Dipastikan semua bagian - bagian dari Kop Surat, Alamat Surat, Salam Pembuka, Isi Surat dan Tanda Tangan harus tersusun dengan rapi dan benar supaya surat resmi yang di kirim dapat diterima dengan aman tanpa ada kesalahan dalam surat tersebut.
Periksa Kembali Keseluruhan Suratnya Setelah selesai menulis mohon periksa kembali keseluruhan suratnya dengan teliti, pastikan juga tidak ada kesalahan pada ejaan , dan diksinya. Dan memintalah pendapat jika orang lain menyetujui surat resmi untuk di kirim ke pemerintah atau lembaga lainya.
Berlatih secara terus menerus: untuk menulis surat resmi yang baik sangat perlu membutuhkan latihan dan pengalaman karena semakin sering berlatih nanti akan semakin mahir dalam menulis surat resmi yang benar dan profesional.

Pilih Media yang Tepat: mahasiswa di anjurkan untuk memilih media yang tepat untuk surat resmi agar bisa di terima di kalangan masyarakat.

Ejaan yang Benar dalam Surat Resmi sebagai mahasiswa harus benar - benar memahami dan mengikuti aturan yang tercantum dalam pedoman umum ejaan bahasa indonesia seperti huruf kapital,tanda baca, penulisan kata serapan dan lain sebagainya.
Penulisan Nama Orang dan Tempat mahasiswa juga perlu perhatikan penulisan nama orang misalnya seperti nama depan ditulis dengan huruf kapital.
Tempat biasanya di tulis dengan huruf kapital karena menunjukkan nama gedung jalan misalnya atau sebuah perusahaan besar seperti Pt atau toko2 lainya.
Diksi yang Tepat dalam surat Resmi ada beberapa yang perlu di diperhatikan
Yang pertama menggunakan bahasa formal hindarilah bahasa gaul,singkatan tidak baku atau bahasa yang kurang sopan misalnya
Berkata kasar itu tidak diperbolehkan bahasa yang digunakan dalam surat resmi harus jelas singkat tetapi sopan dan saling menghormati penerima surat.
Kata-kata yang Jelas dan Tidak Ambigu:  Pilih kata-kata yang jelas dan tidak ambigu untuk menghindari kesalahpahaman.  Hindari penggunaan kata-kata yang memiliki makna ganda atau bermakna konotatif.
- Kata-kata yang Tepat dan Relevan:  Pilih kata-kata yang tepat dan relevan dengan konteks surat.  Hindari penggunaan kata-kata yang berlebihan atau tidak perlu.
- Hindari Pengulangan Kata:  Hindari pengulangan kata yang berlebihan.  Gunakan sinonim (kata dengan arti yang hampir sama) atau frasa yang berbeda untuk menghindari monotonitas.  Namun, pastikan sinonim yang digunakan tetap sesuai dengan konteks.
- Kata Kerja yang Aktif:  Gunakan kata kerja aktif sebanyak mungkin untuk membuat kalimat lebih langsung dan efektif.  Kata kerja pasif dapat membuat kalimat menjadi lebih panjang dan kurang jelas.
- Kesesuaian dengan Konteks:  Pilih kata-kata yang sesuai dengan konteks surat.  Gunakan kata-kata yang formal dan profesional dalam surat resmi, dan hindari penggunaan kata-kata yang terlalu santai atau informal.
- Perhatikan Nuansa Kata:  Perhatikan nuansa yang terkandung dalam setiap kata.  Beberapa kata memiliki arti yang hampir sama, tetapi memiliki nuansa yang berbeda.  Pilih kata yang paling tepat untuk menyampaikan pesan yang ingin disampaikan.
- Gunakan Kamus Sinonim:  Gunakan kamus sinonim untuk menemukan kata-kata alternatif yang dapat digunakan untuk menghindari pengulangan kata.  Kamus sinonim dapat membantu memperkaya kosakata dan meningkatkan kualitas penulisan.

 Dengan memahami kesalahan-kesalahan umum dan mengikuti panduan di atas, mahasiswa dapat meningkatkan kemampuan menulis surat resmi yang efektif dan profesional.  Ketelitian, penggunaan referensi yang tepat (KBBI), dan latihan yang konsisten akan sangat membantu dalam menghasilkan surat resmi yang bebas dari kesalahan ejaan dan diksi.  Ingatlah bahwa surat resmi merupakan surat yang di buat secara baik dan benar  oleh karena itu, tulislah dengan penuh tanggung jawab dan profesionalisme.
Menulis surat resmi merupakan keterampilan penting bagi mahasiswa.  Kemampuan menulis surat resmi yang baik dan benar akan sangat bermanfaat, baik dalam lingkungan akademik maupun dalam dunia kerja kelak.  Dengan memahami konsep dasar surat resmi, memperhatikan ejaan dan diksi yang tepat, serta mengikuti struktur dan format yang baku, mahasiswa dapat meningkatkan kualitas penulisan surat resmi mereka dan menyampaikan pesan dengan efektif dan profesional.  Ingatlah Latihan dan referensi yang tepat akan sangat membantu dalam meningkatkan kemampuan menulis surat resmi.  Semoga panduan lengkap ini dapat membantu mahasiswa dalam meningkatkan kemampuan menulis surat resmi mereka dan mencapai kesuksesan dalam studi dan karier mereka. Sekian Pesan dari saya semoga bermanfaat bagi semua pra mahasiswa lainya.