Partisipasi Mahasiswa dalam Merealisasikan Persidangan dengan Teknik dan Sistem yang Tepat

Sidang merupakan suatu pertemuan formal atau rapat yang diadakan guna membahas serta memutuskan suatu permasalahan maupun isu tertentu dengan mengikuti mekanisme yang jelas. Sidang dapat terjadi dalam berbagai konteks dan bidang, seperti organisasi, hukum, legislatif, akademik, dan lainnya.

Dalam konteks umum, terdapat beberapa pengertian mengenai sidang, yaitu sebagai berikut :

• Sidang Pengadilan: sidang pengadilan ialah proses hukum yang di mana semua pihak seperti hakim, pengacara, terdakwa, saksi, dan pihak-pihak terlibat lainnya berkumpul untuk mengadili dan menyelesaikan suatu kasus hukum.
• Sidang Parlemen atau Legislatif: sidang parlemen atau legislatif adalah pertemuan anggota parlemen atau badan legislatif yang diadakan guna membahas, mempertimbangkan, dan memberlakukan undang-undang serta kebijakan publik.
• Sidang Akademik: sidang akademik adalah pertemuan formal yang dihadiri oleh mahasiswa maupun akademisi untuk menyajikan hasil penelitian, tesis, atau karya ilmiah mereka kepada audiens yang berminat.
• Sidang Organisasi atau Perusahaan: sidang organisasi atau perusahaan adalah pertemuan rutin yang di mana para anggota organisasi atau karyawan perusahaan berkumpul untuk membahas suatu permasalahan yang bersifat internal, melaporkan kemajuan, membuat keputusan, atau merencanakan hal yang akan dilakukan kedepannya.
• Sidang Konferensi atau Seminar: sidang konferensi atau seminar merupakan acara di mana para ahli, akademisi, profesional, atau peserta lainnya berkumpul untuk menyajikan pengetahuan, hasil penelitian, atau pemikiran mereka tentang topik tertentu. Sidang semacam ini bertujuan untuk berbagi informasi dan memfasilitasi diskusi serta pertukaran ide.

Dalam semua konteks di atas, setiap sidang biasanya memiliki aturan dan prosedur tertentu yang mengatur jalannya sidang atau pertemuan tersebut. Aturan ini dapat mencakup waktu pembatasan, struktur presentasi, hak untuk bertanya, dan proses pengambilan keputusan.

Sidang bertujuan untuk mencapai pemahaman dan kesepakatan tentang suatu isu atau untuk mencapai keputusan yang adil dan efektif. Dalam lingkungan mahasiswa, sidang bertujuan sebagai bentu pertanggungjawaban dari BEM dan DPM, memilih atau menentukan ketua/presma BEM dan DPM, membahas UUD/AD ART/GBPK/MKO. Selain itu sidang dalam lingkup organisasi mahasiswa juga bertujuan untuk mengevaluasi, mengeluarkan ide, gagasan, dan argumentasi demi suatu organisasi agar bisa lebih baik lagi.

Terdapat beberapa jenis sidang, yaitu sebagai berikut:

• Sidang Terbuka

Sidang terbuka ialah pertemuan atau rapat yang diadakan secara publik atau pihak-pihak yang berkepentingan untuk dapat hadir dan menyaksikan jalannya persidangan. Dalam sidang terbuka, proses pembahasan, perdebatan, dan pengambilan keputusan dilakukan secara transparan dan terbuka untuk umum.

Sidang terbuka memiliki peran penting dalam mendorong partisipasi warga dalam proses pengambilan keputusan, meningkatkan transparansi dan akuntabilitas lembaga, serta memberikan kesempatan bagi publik untuk mengakses informasi secara langsung.

• Sidang Tertutup

Sidang tertutup ialah kebalikan dari sidang terbuka, artinya suatu pertemuan atau rapat yang dilakukan secara rahasia dan tidak terbuka untuk umum. Dalam sidang ini, hanya pihak-pihak tertentu saja yang diundang dan berhak hadir yang tentunya memiliki keterlibatan langsung dalam masalah yang dibahas.

• Sidang Komisi

Sidang komisi merupakan pertemuan formal atau rapat yang diadakan oleh sebuah komisi guna membahas suatu permasalahan dan mengambil keputusan terkait dengan tanggung jawab atau tugas dari komisi tersebut. Komisi adalah badan atau kelompok yang dibentuk untuk menyelidiki atau mengawasi suatu bidang tertentu sesuai dengan tujuan atau arahan yang diberikan kepada mereka.

• Sidang Pleno

Sidang pleno adalah bentuk pertemuan penuh dari seluruh anggota yang memiliki hak suara, di mana setiap anggota memiliki kesempatan untuk berpartisipasi dalam diskusi dan memberikan suara dalam pengambilan suatu keputusan.

Dalam sidang organisasi mahasiswa, biasanya ada ketentuan dan aturan yang mengatur jalannya sidang, termasuk waktu dan tempat pelaksanaan, cara pengambilan keputusan, dan hak-hak anggota untuk berbicara dan memberikan masukan. Partisipasi aktif dalam sidang organisasi mahasiswa adalah cara yang efektif bagi anggota untuk berkontribusi pada pengambilan keputusan organisasi dan memastikan kelancaran serta kesuksesan dari kegiatan organisasi. Terdapat beberapa teknik sidang yang mungkin dapat berguna bagi para mahasiswa untuk merealisasikan sidang, yaitu sebagai berikut:

• Penelitian Mendalam: persiapkan diri dengan melakukan penelitian mendalam mengenai topik yang akan dibahas dalam persidangan. Mengetahui fakta, data, dan argumen yang kuat akan membantu mahasiswa berbicara dengan lebih percaya diri dan dapat meyakinkan banyak orang.
• Berlatih Berbicara di Depan Umum (Public Speaking): latihan berbicara di depan cermin, rekaman diri, atau bersama dengan teman-teman dapat membantu meningkatkan keterampilan berbicara di depan umum. Penting untuk berbicara dengan jelas, tenang, dan percaya diri.
• Mengembangkan Argumen yang Kuat: pahami argumen kalian dengan baik dan kembangkan pendekatan yang logis serta koheren. Gunakanlah bukti dan referensi yang relevan untuk mendukung posisi kalian.
• Kemampuan Mendengarkan: jangan hanya fokus pada berbicara, tetapi juga berikan perhatian pada apa yang dikatakan oleh pihak lain. Dengarkan argumen mereka dengan seksama, sehingga kalian dapat menanggapinya dengan tepat.
• Berbicara dengan Baik: gunakan teknik komunikasi yang kuat, seperti gaya bahasa tubuh yang positif, intonasi suara yang variatif, dan penekanan yang tepat pada poin-poin kunci.
• Menghormati Pendapat Lain: ingatlah bahwa persidangan adalah tentang berdiskusi dan bertukar pandangan atau gagasan. Berbicara dengan sopan dan menghormati pendapat orang lain, bahkan jika Anda tidak setuju dengan mereka.
• Beradaptasi dengan Peran: jika persidangan melibatkan peran tertentu, seperti pengacara atau delegasi negara, cobalah untuk sepenuhnya mengadopsi peran itu. Pelajari karakteristik dan sikap yang sesuai dengan peran yang dimainkan.
• Menjawab Pertanyaan Secara Efektif: ketika mendapatkan pertanyaan dari peserta lain atau panel, jawablah dengan tepat dan jelas. Jika tidak yakin, jangan takut untuk mengatakan bahwa kamu akan mencari jawabannya lebih lanjut.
• Mengelola Waktu: pastikan untuk menggunakan waktu secara efisien selama persidangan. Jangan terlalu lama berbicara, sehingga ada kesempatan bagi orang lain untuk berkontribusi.
• Menghadapi Tantangan dengan Tenang: persidangan dapat menjadi lingkungan yang menantang, terutama ketika ada perdebatan sengit. Pertahankan ketenangan dan tetap fokus pada argument masing-masing.

Ingatlah bahwa keterampilan persidangan dapat ditingkatkan melalui latihan dan pengalaman. Semakin sering kamu berpartisipasi dalam persidangan dan berlatih teknik-teknik ini, semakin baik juga kemampuan dalam berkomunikasi dan berdebat akan berkembang.

Dalam melaksanakan sidang tentunya harus dipersiapkan dengan baik. Dengan persiapan yang baik, tentunya sidang akan berjalan dengan lancar dan efektif. Berikut adalah beberapa hal yang harus dipersiapkan sebelum melakukan sidang:

• Agenda Sidang
• Waktu dan Tempat
• Undangan dan Konfirmasi
• Materi Presentasi
• Alat Kelengkapan Sidang
• Catatan Rapat
• Persiapan Materi dan Informasi
• Persiapan Pembicara
• Pengaturan Ruangan
• Aturan dan Etika Sidang
• Pengelolaan Waktu
• Persiapan Mental

Di dalam suatu persidangan, terdapat beberapa perangkat sidang. Seperti, presidium, peserta sidang, peninjau, palu sidang, dan quorum. Berikut ini penjelasan mengenai perangkat-perangkat sidang:

• Presidium: presidium ialah dewan yang terdiri dari beberapa orang yang bertanggung jawab atas mengatur dan memimpin jalannya sidang atau rapat. Presidium bertugas untuk memastikan bahwa sidang dapat berjalan lancar, tertib, dan sesuai dengan aturan yang telah ditentukan. Presidium biasanya dibagi menjadi 3 bagian posisi penting, yaitu ketua sidang, wakil ketua, dan sekretaris.
  • Ketua Sidang: ketua sidang ialah orang yang memimpin jalannya persidangan. Tugas utama dari ketua sidang yaitu membuka sidang, memandu berjalannya diskusi, memberikan kesempatan berbicara kepada peserta sidang, mengambil keputusan, dan menutup sidang.
  • Wakil Ketua: wakil ketua ini berperan sebagai pengganti ketua sidang jika ketua tidak dapat hadir.
  • Sekretaris: sekretaris bertugas untuk mencatat catatan maupun risalah sidang. Tugas dari sekretaris meliputi mencatat keputusan-keputusan, diskusi, dan perkembangan penting lainnya selama sidang berlangsung. Yang di mana catatan ini akan dijadikan acuan guna sidang berikutnya.
• Peserta Sidang: peserta sidang ialah orang-orang yang hadir dan berpartisipasi dalam sebuah sidang atau rapat. Mereka merupakan individu yang diundang atau memiliki kewajiban untuk hadir dalam pertemuan tersebut karena berbagai alasan. Peserta sidang ini memiliki peran aktif dalam proses persidangan yaitu dengan memberikan masukan, berdiskusi, serta memberikan suara nya dalam pengambilan keputusan. Kehadiran dan partisipasi peserta sidang merupakan kunci untuk menjalankan sidang dengan efektif dan mencapai tujuan yang ditetapkan dalam pertemuan tersebut.
• Peninjau: peninjau memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan hukum selama persidangan berlangsung. Hal ini termasuk menerima dan menolak bukti, memutuskan apakah suatu pertanyaan relevan atau tidak, dan memberikan keputusan atas perselisihan hukum yang ada.
• Palu Sidang: salam suatu sidang, tentunya kita sering mendengar istilah “Ketuk Palu”. Istilah ini tentu saja penting dalam persidangan guna menjalankan persidangan dengan tertib. Ketuk palu ini dilakukan oleh ketua sidang atau peninjau.
  • Ketuk palu 1 kali, artinya menegaskan kesepatakan atau menerima pimpinan
  • Ketuk palu 2 kali, artinya menandakan terjadinya lobbying, skorsing, pending
  • Ketuk palu 3 kali, artinya membuka dan menutup sidang, serta mengesahkan hasil keputusan

Dalam ketuk palu juga dibagi menjadi 3 bagian, yaitu “Ketuk Palu 1, 2, 3” berikut penjelasannya:

• Ketuk Palu 1, 2, 3
  • Ketuk Palu 1: pada ketukan palu pertama ini biasanya menandakan bahwa akan dimulainya sidang atau rapat. Ketuk palu dilakukan oleh ketua sidang atau pimpinan rapat.
  • Ketuk Palu 2: pada ketukan palu kedua ini menandakan bahwa sidang atau rapat sedang berjalan dan berlangsung.
  • Ketuk Palu 3: pada ketukan palu ketiga ini digunakan untuk menutup sidang atau rapat. Biasanya juga pada tahap ini terdapat sesi penandatanganan mengenai kesepakatan dari hasil diskusi yang telah dicapai selama persidangan.
• Quorum: quorum merupakan jumlah minimum peserta yang harus hadir dalam sebuah sidang agar pertemuan tersebut dianggap sah dan memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan atau membuat kebijakan.

Berikut ini beberapa etika dan istilah yang ada dalam persidangan:

• Skorsing: penundaan sebentar
• Pending: penundaan waktu lama
• Dead Lock: terlalu banyak perbedaan (sulit mufakat)
• Lobying: kompromi mengenai perbedaan pendapat
• Voting: pengambilan suara
• Peninjauan Kembali: mengkaji keputusan yang telah disepakati
• Walk Out: keluar dari persidangan atas kehendak sendiri karena tidak setuju
• Interupsi: memotong pembicaraan

Kesimpulan dari beberapa penjelasan mengenai sidang di atas, sidang merupakan pertemuan formal atau rapat yang diadakan oleh suatu badan atau kelompok guna membahas berbagai isu, membuat keputusan, atau mencapai tujuan tertentu. Melalui sidang, kita diajarkan cara untuk lebih berani berbicara di depan umum dan mengutarakan gagasan atau pendapat kita. Dalam sidang juga kitab isa mengembangkan keterampilan kepemimpinan.