Proses Pengelolaan Arsip Keluarga

Arsip adalah bagian penting dari kehidupan organisasi  karena ia menyimpan berbagai informasi tentang sejarah berdirinya organisasi dan bagaimana ia berkembang hingga saat ini. Hampir semua aspek organisasi hidup berkat arsip. (Saeroji et al., 2020). Selain itu, arsip juga mempunyai peranan penting dalam kehidupan keluarga. Arsip keluarga terkadang sulit ditemukan ketika diperlukan. Oleh karena itu, penulisan artikel ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan tentang cara mengelola arsip keluarga secara efektif dan akurat, sehingga arsip keluarga dapat ditemukan dengan cepat ketika diperlukan.

Secara etimologi istilah arsip berasal dari Bahasa Yunani "Arche" yang berarti "pemulaan", kemudian dari kata "arche" berkembang menjadi "Ta Archia" yang berarti catatan, selanjutnya berubah menjadi "Archeon" yang berarti "Gedung pemerintahan".(etymonline.com). Berdasarkan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, arsip didefinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk yang dibuat dan diterima sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi pemasyarakatan, dan perseorangan.

Dewasa ini, masih banyak keluarga yang belum mengerti terkait arsip, padahal dokumen pribadi seharusnya disimpan di tempat yang mudah ditemukan. Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, pasal 72 (b) menyatakan bahwa masyarakat memiliki kewajiban untuk menjaga arsip perseorangan dan keluarga, dan bahwa "perorangan" adalah sumber arsip keluarga. Dengan demikian, arsip keluarga harus diperhatikan dan dikelola dengan baik. 

Arsip keluarga terdiri dari beberapa jenis, diantaranya surat nikah, kartu keluarga, ijazah, akta kelahiran, sertifikat tanah, sertifikat rumah, Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB), dan bukti-bukti lainnya yang menunjukkan kepemilikan. Jenis arsip lainnya sangat berkaitan dengan bidang pekerjaan, seperti surat keputusan menjadi pegawai, surat keputusan naik pangkat dan jabatan, sebagainya. Sedangkan arsip yang berkaitan dengan kesehatan diantaranya rekam medis, kartu pasien, Kartu Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial atau BPJS, dan sebagainya. 

Prinsip dasar pengelolaan arsip keluarga bertujuan agar setiap anggota keluarga dapat terlibat dalam mengelolanya. Proses pengelolaan arsip keluarga memiliki tahapan yang lebih sederhana, seperti penciptaan, penyimpanan, penggunaan, dan pengurangan atau penyusutan.

Peralatan dan Perlindungan untuk Penyimpanan dan Menemukan Arsip Kembali

Pertimbangan Pemilihan Peralatan dan Perlengkapan Arsip

Agar penyusunan dan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan baik sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan saat ini, pemilihan yang cukup teliti harus dilakukan sebelum menggunakan berbagai jenis alat arsip. Sebelum membuat keputusan tentang peralatan mana yang akan dibeli, beberapa faktor harus dipertimbangkan, diantaranya:

- Biaya yang tersedia.

- Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan.

- Jenis-jenis arsip yang akan disimpan (ukuran, jumlah, berat, nilai, dan sebagainya).

- Frekuensi penggunaan arsip.

- Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan.

Peralatan dan perlengkapan untuk penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan dua cara yaitu; 

1. Secara manual (manual system) 

Penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang dilakukan secara manual atau tanpa bantuan listrik. Contoh penggunaan map, filing cabinet, dan lain-lain.

2. Secara elektronik (Electronic system)

Penyimpanan dan penemuan kembali dokumen dapat digunakan menggunakan komputer, mikrofilm, dan sebagainya.

Peralatan dan Perlengkapan Arsip

1. Filling Cabinet 

Filling cabinet merupakan lemari arsip dengan laci besar untuk menyimpan dokumen secara vertikal. Kabinet penampung memiliki dua, tiga, empat, atau lima laci dengan masing-masing ukuran standar tinggi 26 cm, lebar 35-36 cm, dalam 65 cm, dan kapasitas lebih kurang 5000 lembar kertas HVS. Dilengkapi juga tab, sekat atau guide, dan map gantung (hang map).

2. Ordner 

Merupakan karton tebal yang dapat menampung banyak arsip. Di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang memiliki lubang di pinggirnya atau diperforator. Untuk mempermudah penghitungan kebutuhan arsip, terutama untuk peralatan yang digunakan untuk menyimpan dan menemukan kembali seperti ordner dan sejenisnya, diantaranya sebagai berikut.

- Dead Space adalah area yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasi.

- Expansion Space adalah area yang digunakan untuk menyimpan arsip dan tambahannya yang telah ditambahkan dari waktu ke waktu.
- Paper Tichkenss adalah tebal media informasi;

- File Thickness adalah ketebalan keseluruhan media, informasi, dan seluruh file;

- Access Room adalah jarak antara file untuk mempermudah penyimpanan dan pengembalian file.

https://bela.gratisongkir.id/store-635b8cf310811/odner-ordner-bantex-folio

3. Letter Tray (baki surat)

Merupakan tempat penyimpanan arsip yang terbuat dari mental atau plastik yang digunakan untuk menyimpan atau meletakkan surat yang biasanya disimpan di atas meja. 

https://www.tokopedia.com/abhenx-shop30/rak-tray-dokumen-besi-document-desk-organizer-3-susun-file-bio

Baki surat atau letter tray, sumber : Tokopedia

4. Safe Keeping Document (brankas)

Lemari besi dengan berbagai ukuran dan kunci pengaman tempat penyimpanan arsip, yang digunakan untuk menyimpan dokumen rahasia atau dokumen penting.

https://kotakpensil.com/alat-kantor-safe-box-daichiban-ds-805-a/

5. Lemari arsip 

Lemari arsip merupakan tempat penyimpanan arsip yang terbuat dari kayu atau mental, berfungsi sebagai menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misal ; 

- rol film

- ordner, dan lain-lain

https://shopee.co.id/Lemari-Arsip-Brother-B-205-i.269623427.7136329386

6. Visible Record Cabinet 

Adalah tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki, kemudian tersusun dalam suatu cabinet. 

https://www.worthpoint.com/worthopedia/vintage-acme-visible-records-card-1865031664

7. Compact Rolling Shelving (Roll-O-Pact) 

Ialah lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah. 

https://www.southwestsolutions.com/equipment/floor-space-optimization/

8. Rotary Filling System 

Adalah sistem file bertingkat (vertikal), yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad dan warna, serta berpola tingkatan bentuknya bundar dan dapat digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah.

https://maxipro.co.id/macam-macam-alat-kearsipan-kantor-dan-fungsinya/

9. Compact Rotary Filing 

Sistem file bertingkat semacam Rotary Filling System, hanya berada atau dimasukkan dalam lemari. 

https://storemorestore.com/cabinets/rotary-file-cabinet

10. Mobiplan Filing System

Adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu-kartu, map cetakan dan lain-lain secara vertikal (digantungkan). Mobiplan mudah dipindahkan karena ringan dan dilengkapi dengan roda sehingga dapat mempercepat dan mempermudah pelaksanaan tugas.

https://www.totalofficesupply.ca/eOfficeProducts/home.php?cat=56

11. Vertical Plan Filing System 

Lemari terbuat dari besi plat untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertikal (digantungkan). 

https://shop.wf-education.com/libraries/libraries/collaboration/office-furniture/media-storage-large-format-filing.html?product_list_dir=desc&product_list_order=sku

Plan Filing System

12. Dataplan Tray Filling System (Kardek)

Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal, vertikal, ataupun kombinasi antara horizontal dan vertikal. Penggunaan alat ini mudah disesuaikan dengan ruangan yang tersedia.

stationary.co.id

Tray Filling System 

13. Retrix 

Yaitu alat penyimpanan arsip yang dilengkapi dengan sistem pencari letak nomor arsip yang dibutuhkan, sehingga bila nomor arsip yang dibutuhkan telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan muncul/diambil diantara permukaan arsip lainnya. Retrix tersedia dalam berbagai macam ukuran atau bentuk.

https://kreasimudaindonesia.com/jual-filling-cabinet-untuk-industri-perkantoran/Retrix

14. Memory Writer (Mesin Tik Elektronik) 

Merupakan mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data dengan kapasitas terbatas. Untuk menyimpan dan menemukan kembali data, maka kunci tertentu ditekan.

https://suqentiiy.wordpress.com/2014/05/02/mesin-tik-manual/Mesintik elektronik (memory writer)

15. Microfilm

Suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiri dari;

a. Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil.

b. Rol film, adalah klise (negative film), untuk menampung hasil pemotretan. 

c. Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar dapat ditampilkan pada layar.

d. Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serte mencetaknya bila diperlukan.

http://santisusilawati23.blogspot.com/2013/04/mikrofilm.htmlMicrofilm

Rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan intruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan.

Bagian-bagian komputer : a. Keyboard (papan ketik), 

b. Monitor (Screen),

c. Central Processing Unit (CPU),

d. Punched Card,

e. Printer,

f. Kertas Printer,

g. Disk drive,

h. Disk.

https://siplah.blibli.com/product/personal-computer-pc-/SCSM-0153-00341

17. Desk Tray 

Tempat untuk menyimpan arsip, yang dapat diletakkan di atas meja atau di atas peralatan lainnya.

desk-tray-66935ae934777c4f8570ab02.jpeg

Tray Sumber : https://asia.shein.com/2pcs-Double-Layer-Letter-Tray-p-17189774-cat-4162.html?lang=asiako

18. Rollafile Trolley 

Tempat untuk menyimpan map (arsip), yang dapat dengan mudah dipindahkan, karena mempunyai roda di bawahnya.

rollafile-trolley-66935b80c925c451db338ba2.jpeg

Rollafile trolley 

Sumber :https://www.tuttocartafirenze.it/archiviazione/cartelle-sospese-e-supporti/supporti-per-cartelle-sospese

Sumber : 

Dwihartanti, Muslikhah, Sutirman, Yuliansah (2023). Peningkatan Pemahaman dan Keterampilan dalam Pengelolaan Arsip Keluarga bagi Masyarakat di Karimunjawa, Jepara, Jawa Tengah. Jurnal Abdi Masyarakat Indonesia (JAMSI). Vol. 3, no. 3, 907-914. DOI: https://doi.org/10.54082/jamsi.771.

https://www.etymonline.com/search?q=archive

Saeroji, A., Kuswantoro, A., Ungu, R. B. M., & Rustiana, A. (2020). STUDI KASUS PENYUSUTAN ARSIP DI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG. EFISIENSI - KAJIAN ILMU ADMINISTRASI, 17(1). https://doi.org/10.21831/efisiensi.v17i1.30442.

Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Penerbit Mandar Maju. Bandung Cet.III 2003.

Rifauddin, M. (2016). Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi. Khizanah Al- Hikmah Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, Dan Kearsipan, 4(2). https://doi.org/https://doi.org/10.24252/kah.v4i27.

Undang-Undang Dasar no 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.