Sistem Pengendalian Manajemen Organisasi Jasa pada PT Pegadaian (Persero)

PT. Pegadaian (Persero) merupakan salah satu perusahaan dari Badan Usaha Milik Negara (BUMN) salah satu lembaga yang sangat berperan dalam hal pembiayaan khususnya usaha kecil. Sebagai lembaga keuangan penyalur kredit yang tidak menghimpun dana dari masyarakat, tujuan PT. Pegadaian tidak hanya semata-mata untuk mencari keuntungan tetapi juga sebagai penunjang kebijakan dan program pemerintah dibidang ekonomi dan pembangunan nasional melalui usaha yaitu di bidang jasa keuangan, khususnya gadai. Untuk mencapai tujuannya, PT Pegadaian (Persero) memerlukan sistem pengendalian manajemen yang efektif dan efisien.

Produk dan layanan PT Pegadaian (Persero) yaitu : 

1. Pinjaman gadai, yang berupa : Gadai Angsuran Emas, Gadai Efek, Gadai sertifikat, Gadai Emas, Gadai Kendaraan, Gadai non Emas, Gadai Tabungan Emas, Pembayaran Porsi Haji.

2. Pinjaman Nom Gadai, terdiri dari : Cicil Emas, Cicil Emas Arisan, Cicil Emasku, Cicil Kendaraan, Pinjaman Modal Kerja, Pinjaman modal produktif. Pinjaman Kredit Instan.

3. Layanan Jasa, terdiri dari : Jasa pembayaran online, Jasa pengiriman uang, Jasa sertifikat, Jasa taksiran, Jasa titipan, Safe deposit box, tabungan Emas

Sistem pengendalian manajemen adalah suatu proses yang digunakan oleh manajemen untuk memastikan bahwa tujuan organisasi tercapai dengan cara yang efektif dan efisien. Sistem ini terdiri dari berbagai elemen, termasuk struktur organisasi, proses, alat, dan budaya.

Tujuan utama sistem pengendalian manajemen adalah untuk:

• Memastikan bahwa tujuan organisasi tercapai dengan cara yang efektif dan efisien.

• Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam organisasi.

• Memotivasi karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.

• Mengidentifikasi dan mengatasi risiko yang dihadapi organisasi.

Sistem pengendalian manajemen PT Pegadaian (Persero) terdiri dari beberapa komponen utama, yaitu:

• Struktur Organisasi: Struktur organisasi PT Pegadaian dirancang untuk mendukung efektivitas sistem pengendalian manajemen. Struktur ini jelas mendefinisikan peran dan tanggung jawab setiap unit kerja dan individu dalam organisasi.

• Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab: PT. Pegadaian (Persero) membagi setiap tugas dan tanggung jawab secara jelas kepada setiap unit kerja dan individu sesuai dengan struktur organisasi. Hal ini memastikan bahwa setiap orang mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dan memiliki sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas mereka.

• Pusat Pertanggungjawaban: PT Pegadaian menggunakan sistem pusat pertanggungjawaban untuk melacak kinerja setiap unit kerja. Setiap pusat pertanggungjawaban memiliki tujuan dan sasaran yang spesifik, dan bertanggung jawab untuk mencapai tujuan tersebut. PT. Pegadaian (Persero) telah menerapkan pusat biaya dan pendapatan, dimana manajer memiliki wewenang untuk mempengaruhi besar kecilnya biaya dan pendapatan yang terjadi pada perusahaan. Biaya-biaya yang terjadi pada perusahaan antara lain biaya administrasi, biaya penelitian dan biaya pemasaran. Pada Pusat pendapatan (Revenue Center) pemimpin memiliki banyak strategi dari macam produk yang ditawarkan kepada konsumennya karena didalam suatu pusat pertanggunjawaban pendapatan terdiri atas pusat pendapatan berupa jenis produk tertentu yang bermacam-macam seperti yang terdapat pada perusahaan dan kinerja pusat pendapatan dengan realisasinya. Masing-masing bagian pusat pertanggungjawaban memiliki target dan dibagi per wilayah.

• Proses Sistem Pengendalian Manajemen: Proses sistem pengendalian manajemen PT Pegadaian terdiri dari beberapa langkah, yaitu:

  • Perencanaan: PT Pegadaian menetapkan tujuan dan sasaran strategis jangka panjang dan jangka pendek.  perencanaan strategis yang dilaksanakan secara rutin dan berkala setiap perencanaan disusun 3 kali dalam setahun. Perencanaan strategi disusun berdasarkan Komponen KPI (Key Performance Indikator) yang merupakan alat ukur kinerja perusahaan sehingga mengetahui kemampuan perusahaan mencapai sasaran targetnya, tujuan untuk mengukur kinerja serta membantu mengevaluasi kinerja organisasi untuk mencapai tujuan visi strategi yang dimiliki. Program beserta informasi kerja yang telah disusun setiap program disebarkan kepada seluruh personil dalam perusahaan lewat surat/catatan resmi. Program yang telah disusun ini akan dibahas pada saat acara Morning Briefing dan Sharing Learning. 

  • Penganggaran: Anggaran disusun untuk setiap pusat pertanggungjawaban berdasarkan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.  Besarnya anggaran untuk program pendukung (selain program pemasaran), besarnya anggaran berdasarkan perkiraan tahun lalu misalnya pembelian ATK, perawatan Kantor besarnya anggaran untuk program pemasaran dan penjualan, besarnya anggaran ditentukan dari target program (Omzet, OSL dan jumlah transaksi) berapa biaya/anggaran itu mencari nilai kita itu untuk meningkatkan gaji bulanan. Dalam penyusunan anggaran perusahaan ditetapkan sesuai dengan kebutuhan biaya atas pelaksanaan program yang akan dilaksanakan dan akan ditinjau langsung oleh Pemimpin. Pemimpin akan bertugas untuk memegang kendali serta bertanggung jawab atas anggaran yang dikeluarkan oleh perusahaan. 

  • Evaluasi Kinerja : Rencana dan anggaran diimplementasikan oleh setiap pusat pertanggungjawaban. Pada setiap bulan data laporan masing-masing unit kerja dan karyawannya dapat diambil dari manajemen informasi sistem, intinya karyawan tidak perlu melaporkan tetapi dievaluasi melalui sistem yang sudah ada. Dengan cara membandingkan anggaran yang terserap dengan anggaran yang disediakan dan dinyatakan dengan persentase. Apabila karyawan ditemui hasil kerja yang kurang memuaskan akan dilakukan pemanggilan karyawan untuk dilakukan coaching dan mentoring, Pembahasan kendala dan solusinya support apa yang diperlukan dari pimpinan kepada karyawan yang pencapaian kinerjanya kurang. Jenjang karir salah satunya sangat ditentukan oleh kinerja (Performance) karyawan Gaji/penghasilan juga ditentukan oleh kinerja karyawan. Seluruh manajemen dan karyawan pegadaian memiliki peran dan tanggungjawab dalam meningkatkan kualitas dan pelaksanaan sistem pengendalian manajemen. 

  • Pemantauan: Kinerja setiap pusat pertanggungjawaban dipantau secara berkala untuk memastikan bahwa mereka mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

  • Pengendalian: Tindakan korektif diambil jika kinerja tidak sesuai dengan rencana.

• Alat dan Teknik Pengendalian Manajemen: PT Pegadaian menggunakan berbagai alat dan teknik pengendalian manajemen untuk mencapai tujuannya, termasuk:

  • Anggaran: Anggaran digunakan untuk mengalokasikan sumber daya dan melacak kinerja.

  • Laporan kinerja: Laporan kinerja disiapkan secara berkala untuk memantau kemajuan terhadap tujuan dan sasaran.

  • Analisis varians: Analisis varians digunakan untuk mengidentifikasi penyebab penyimpangan dari rencana.

  • Audit internal: Audit internal dilakukan untuk memastikan bahwa sistem pengendalian manajemen berjalan dengan efektif.

• Budaya Pengendalian: PT Pegadaian berusaha untuk menumbuhkan budaya pengendalian yang kuat di seluruh organisasi. Budaya ini menekankan pentingnya akuntabilitas, transparansi, dan integritas.