Berbicara tentang pemberian informasi, kadang-kadang membingung-kan bagi seorang petugas rekam medis karena harus mempertimbangkan setiap situasi bagi pengungkapan suatu informasi dari rekam medis ini, permintaan terhadap informasi banyak datang dari pihak ketiga yang akan membayar biaya : seperti asuransi, perusahaan yang pegawainya mendapatkan perawatan di rumah sakit, damn lain-lain. Disamping itu pasien dan keluarganya, dokter dan staf medis, dokter dan rumah sakit lain yang turut merawat seorang pasien, lembaga pemerintahan dan badan-badan lain juga sering meminta informasi tersebut. Meskipun kerahasiaan menjadi faktor terpenting dalam hal pengelolaan rekam medis, akan tetapi harus diingat bahwa hal tersebut bukanlah faktor satu-satunya yang menjadi dasar kebijaksanaan dalam pemberian informasi. Hal yang sama pentingnya ialah dapat selalu menjaga / memelihara hubungan baik dengan msyarakat, oleh karena itu perlu adanya ketentuan-ketentuan yang wajar dan senantiasa dijaga bahwa hal tersebut tidak merangsang hak peminta informasi untuk mengajukan tuntutan lebih jauh kepada rumah sakit.
Seorang pasien dapat memberikan persetujuan untuk memeriksa isi rekam medisnya dengan memberi suatu kuasa. Orang-orang yang membawa surat kuasa ini harus menunjukkan tanda pengenal (identitas) yang syah kepada pimpinan rumah sakit, sebelum mereka diizinkan meneliti isi rekam medis yang diminta. Badan-badan pemerintah seringkali meminta informasi rahasia tentang seorang pasien. Apabila tidak ada undang-undang yang menetapkan hak satu badan pemerintah, untuk menerima informasi tentang pasien, mereka hanya dapat memperoleh informasi atas persetujuan dari pihak yang bersangkutan sebagaimana yang berlaku bagi badan-badan swasta. Jadi patokan yang perlu dan harus senantiasa dingat oleh petugas rekam medis adalah : “ Surat persetujuan untuk memberikan informasi yang ditangani oleh seorang pasien atau pihak yang bertanggung jawab, selalu diperlukan untuk setiap pemberian informasi dari rekam medis.
