Tips Menjadi Host dan Moderator yang Baik pada Pertemuan Daring

Sejalan dengan masa Pandemi Covid-19, kebutuhan untuk pertemuan/diskusi/seminar/kuliah secara daring meningkat dengan sangat pesat. Pertemuan secara daring sekarang ini mejadi kebutuhan semua orang. Acara syawalan dilakuan secara daring. Bahkan untuk ngoborol antara sesama anggota keluarga yang terpisah jarak, atau pertemuan reuni dan semacamnya juga sudah dilakukan dengan cara daring.

Baca juga: Contoh Teks MC Formal untuk Kampus

Pada pertemuan daring, terutama pada pertemuan formal atau semi formal, ada dua pengatur penting yang akan menentukan keberhasilan pertemuan tersebut. Dua pengatur itu biasanya disebut sebagai host dan moderator. Pada artikel ini akan dibahas secara singkat mengenai host dan moderator, dan bagaimana menjadi host dan moderator yang baik.

Pertama akan dibahas mengenai moderator, karena istilah ini sudah lebih dahulu dikenal oleh masyarakat. Seperti halnya pada diskusi atau seminar yang dilakukan secara luring, tugas utama moderator adalah:

1. Menyusun dan mengawal program acara,
2. Mengatur dan menjaga durasi,
3. Mengawal fokus pembicaraan, agar pembicaraan tidak melenceng atau melebar,
4. Membuat catatan ringkas dan membuat kesimpulan pembicaran
5. Menjaga ketertiban acara

Baca juga: Tips Sukses Jadi MC Nikah

Dengan tugas moderator tersebut, berikut diberikan tips bagaimana menjadi moderator yang baik dalam pertemuan daring.

1. Moderator dengan dibantu host memeriksa perangkat dan sambungan internet yang akan digunakannya dalam kondisi yang baik, dilakukan pengecekan terlebih dahulu untuk memastikan perangkat dan jaringan bisa bekerja dengan baik
2. Moderator harus mempelari dan memahami term of reference (TOR) kegiatan pertemuan daring yang akan dilaksanakan. Dalam hal ini harus diketahui target atau tujuan yang ingin dicapai dalam pertemuan tersebut,
3. Jika di dalam TOR belum ada susunan acara yang rinci (hanya urutan acara), moderator harus membuat pengaturan durasi dari masing-masing susunan acara yang sudah direncanakan. Moderator harus berkordinasi dengan penyelenggara kegiatan. Dalam proses ini dibicarakan apakah narasumber atau peserta tertentu akan mendapatkan prioritas waktu atau ditentukan lain, agar tujuan dari pertemuan bisa tercapai
4. Setelah pertemuan dibuka, moderator harus menyampaikan latar belakang dan tujuan dari petemuan secara ringkas dan jelas kepada seluruh peserta. Selanjutnya moderator menyampaikan aturan atau tata tertib bagi peserta, dan membacakan susunan rangkaian acara dan durasi yang direncanakan.
5. Selanjutnya moderator memperkenalkan siapa yang menjadi host pada pertemuan daring tersebut. Moderator juga memperkenalkan narasumber atau pembicara pada pertemuan tersebut,
6. Selama bertugas, moderator harus bisa berkoordinasi dengan host, baik secara langsung atau tertutup, disesuaikan dengan kondisi,
7. Moderator harus menjaga ketertiban acara. Jika ada peserta yang tidak mematuhi aturan, moderator bisa memberi peringatan kepada peserta. Jika setelah diperingatkan peserta tidak merespon, moderator bisa meminta kepada host untuk menutup (blocking) atau mengeluarkan peserta yang mengganggu ketertiban acara dengan cara yang sopan,
8. Moderator selalu memperhatikan pembicaraan dan durasinya agar tetap sesaui dengan TOR,
9. Jika ada sesi tanya jawab, moderator menetukan aturan tanya jawab, antara lain dengan cara:
   •  dengan metode prioritas (memilih) peserta sesuai kompetensi, lalu mengijinkan peserta bertanya dengan audio-video yang dikendalikan oleh host,
   • mengatur pertanyaan menggunakan fasilitas chat. Jika penanya melalui fasilitas chat jumlahnya banyak, moderator menyeleksi pertanyaan yang paling berkaitan langsung dengan topik, lalu mempersilahkan audio-video peserta tersebut diaktifkan.
   • Pertanyaan secara langsung melalui audio-video dengan dipersilahkan secara bebas tidak disarankan karena berpotensi menimbulkan konflik trafik dan menjadi tidak bisa tersampaikan dengan jelas
10. Pada akhir acara, setelah kesimpulan singkat disampaikan, moderator menyampaikan terima kasih dan penghargaan kepada semua pihak yang sudah berkontribusi pada kesuksesan acara.

Baca juga: Pengalaman Pertama Menjadi MC Online, Lebih Enak atau Lebih Ribet?

Selanjutnya, bagaimana menjadi host yang baik? Apa tugas utama host? Host adalah pengatur pertemuan pada aspek teknis, bukan aspek program kegiatan. Berikut adalah tips untuk menjadi host yang baik:

1. Host sudah mengetahui kinerja dari suatu aplikasi yang akan digunakan, antara lain meliputi:
   • Spesifikasi minimum perangkat dan sistem operasi yang direkomendasikan
   • Batasan dan dasilitas aplikasi (jumlah peserta, jangka waktu yang bisa digunakan, fasilitas tambahan yang tersedia),
   • kebutuhan minimum jaringan,
   • Tingkat keamaan (security) dari aplikasi yang digunakan dengan mengikuti update dari aplikasi yang digunakan, dan memaksimalkan tingkat keamanan yang bisa disediakan dari aplikasi tersebut
   • beban traffic yang akan ditanggung peserta, 
   • Host memberitahukan spesifikasi di atas secara singkat, dan jika memungkinkan bisa diinformasikan sebelum acara (bisa ditampilkan dalam flyer yang diedarkan)
2. Sebelum acara berlangsung, host melakukan setting bagaimana keikutsertaan peserta, antara lain dengan cara (dipilih yang paling sesuai):
   • Melakukan pemeriksaan dengan alamat e-mail yang diundang,
   • Melakukan verifikasi dengan menggunakan password dan nomor identifikasi pertemuan,
   • Melakukan pemeriksaan tambahan pada poin b dengan mempersilahkan peserta masuk ke ruang tunggu virtual terlebih dahulu,
   • Mengijinkan seluruh peserta untuk langsung bergabung selama bisa mendapatkan nomor identifikasi dan password pertemuan  (tidak direkomendasikan pada pertemuan formal),
   • Melakukan setting apakah peserta bisa menghidupkan microphone dan videonya secara mandiri, atau harus seijin host, termasuk bagaimana fasilitas berbagi layar (screen/display sharing) dari peserta
3. Host memeriksa kinerja perangkat dan jaringan yang akan digunakan oleh moderator dan/atau narasumber. Jika dijumpai ada kendala, host diharapkan bisa memberikan solusinya.
4. Host sebaiknya mengatur agar peserta yang bergabung atau meninggalkan pertemuan tidak menimbulkan suara notifikasi, karena akan mengganggu audio dari pembicara.
5. Selama acara berlangsung, host harus memantau jalannya pertemuan daring, apakah ada kendala yang terjadi. Host memantau kondisi seluruh peserta, apakah ada yang menggangu secara audio atau visual, dan jika ada peserta yang mengganggu (baik disadari atau tidak) host memberi tahu peserta tersebut melalui fasilitas chat secara privat. Sekiranya peserta sudah diperingatkan namun tidak menanggapi, host bisa memblok atau mengeluarkan peserta dari pertemuan. Bisa saja permintaan untuk memblok atau mengeluarkan peserta datang dari moderator.
6. Sekiranya diperlukan, host bisa melakukan rekaman acara, bisa dipilih rekaman audio-video-chat, audio-video, atau hanya chat nya saja. Hal ini berkaitan dengan fasilitas yang disedikan oleh aplikasi yang digunakan.

Pada suatu kondisi, bisa saja seseorang bertugas sebagai host sekaligus sebagai moderator. Pada  kondisi tersebut, diperlukan seseorang yang sudah terampil dan terbiasa untuk bertugas sebagai host sekaligus sebagai moderator, dan perlu diingat tugas gabungan ini tidak mudah untuk dilaksanakan.

Lebih disarankan agar tugas sebagai moderator dan host dikerjakan oleh personil yang berbeda. Pada pertamuan yang sangat penting, terkadang diperlukan lebih dari satu orang host untuk memastikan acara bisa berjalan dengan baik.