Siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act) dalam Membuka Teaching Factory di SMK

             Ahli manajemen legendaris dari Amerika Serikat yang bernama Dr. William Edwards Deming, memperkenalkan siklus PDCA atau Plan , Do, Check and Act yaitu siklus peningkatan proses (Process Improvement) yang berkesinambungan atau secara terus menerus tidak pernah terputus seperti lingkaran yang tidak ada akhirnya.  

Penulis sebagai penggagas dan implementator dua Teaching Factory di SMK YASTI, yaitu Toko Yasti Computer yang menerima Jasa perbaikan PC,Laptop,Monitor/lcd, printer dan menjual PC Rakitan serta sparepart dan D'Yasti Laundry yang menerima jasa mencuci dan gosok pakaian,bedcover dan selimut, terinspirasi oleh Dr.WIlliam Edwards Deming untuk menggunakan metode PDCA dalam implementasi Teaching Factory di SMK YASTI Cisaat Sukabumi.

           

dokumentasi smk yasti kunjungan AMD

PLAN (MERENCANAKAN)

Tahap PLAN adalah tahap untuk menetapkan Target atau Sasaran yang ingin dicapai dalam peningkatan proses ataupun permasalahan yang ingin dipecahkan, dalam hal ini Target atau sasaran adalah SISWA Program Keahlian Teknik Komputer dan Jaringan SMK YASTI sebagai target kegiata TeFa yang memiliki permasalahan kurangnya skill/keterampilan dalam bidang maintenance dan repair berbagai perangkat keras baik Komputer,laptop,printer dsb. 

Metode yang akan digunakan adalah dengan Metode Learning By troubleshooting.  Troubleshooting yaitu pendekatan sistematis untuk pemecahan masalah yang sering digunakan untuk menemukan dan memperbaiki masalah dengan mesin, elektronik, komputer dan sistem perangkat lunak yang kompleks.. 

Dalam Tahap PLAN ini juga meliputi pembentukan Tim Peningkatan Proses (Process Improvement Team) terdiri dari Guru Produktif TKJ dan Praktisi ahli dan melakukan pelatihan-pelatihan terhadap sumber daya manusia yang berada di dalam Tim tersebut serta batas-batas waktu (Jadwal) yang diperlukan untuk melakukan perencanaan-perencanaan yang telah ditentukan. Perencanaan terhadap penggunaan sumber daya lainnya seperti Biaya dan Mesin juga perlukan dipertimbangkan dalam Tahap PLAN ini.

Dokumentasi TeFa Yasti Computer 

DO (MELAKSANAKAN)

Tahap DO adalah tahap penerapan atau melaksanakan semua yang telah direncanakan, pada tahap ini Team Membuka Toko dan mempersiapkan semua barang-barang dan tools yang akan digunakan dalam bisnis Toko Komputer Tefa TKJ SMK YASTI, di Tahap PLAN termasuk menjalankan proses-nya, mengoperasikan Toko termasuk promosi dan kerjsama bisnis yang akan dilakukan dalam menjual jasa servis komputer dsb ,serta melakukan pengumpulan data (data collection) yang kemudian akan digunakan untuk tahap CHECK dan ACT.

Tefa SMK YASTI D'Yasti Laundry

CHECK (MEMERIKSA)

Tahap CHECK adalah tahap pemeriksaan dan peninjauan ulang serta mempelajari hasil-hasil dari penerapan di tahap DO yaitu membuka Toko Yasti Computer dan D'Yasti Laundry. Melakukan perbandingan antara hasil aktual yang telah dicapai dengan Target yang ditetapkan dan juga ketepatan jadwal yang telah ditentukan. DIsini kita mengecek hasil layanan baik kepuasan pelanggan terhadap hasil kerja teknisi, ketepatan waktu layanan dan harga layanan yang diberikan .

dokumentasi smk yasti

ACT (MENINDAK)

Tahap ACT adalah tahap untuk mengambil tindakan yang seperlunya terhadap hasil-hasil dari tahap CHECK. Terdapat 2 jenis Tindakan yang harus dilakukan berdasarkan hasil yang dicapainya, antara lain :

1. Tindakan Perbaikan (Corrective Action) yang berupa solusi terhadap masalah yang dihadapi dalam pencapaian Target, Tindakan Perbaikan ini perlu diambil jika hasilnya tidak mencapai apa yang telah ditargetkan. Tindakan ini diambil apabila Teknisi tidak dapat memperbaiki barang karena tidak adanya sparepart (Yasti Computer) atau harga jasa yang tinggi tidak sesuai dengan kemampuan masyarakat sekitar .
2. Tindakan Standarisasi (Standardization Action) yaitu tindakan untuk men-standarisasi-kan cara ataupun praktek terbaik yang telah dilakukan , Tindakan Standarisasi ini dilakukan jika hasilnya mencapai Target yang telah ditetapkan. Hal ini sangat penting dikarenakan dengan adanya standarisasi  Teaching Factory akan bertahan cukup lama dan melakukan inovasi secara terus menerus.

Siklus tersebut akan kembali lagi ke tahap PLAN untuk melakukan peningkatan proses selanjutnya sehingga terjadi siklus peningkatan proses yang terus menerus (Continuous Process Improvement).

Versi-versi lain yang merupakan pengembangan dari PDCA untuk melakukan peningkatan dan perbaikan proses maupun memiliki fungsi yang hampir sama antara lain :

PDCA = Plan Do Check Adjust
PDSA = Plan Do Study Act
OPDCA = Observe Plan Do Check Act (dalam Lean Manufacturing System)
DMAIC = Define, Measure, Analysis, Improve Control (dalam Six Sigma)

Pengalaman penulis sebagai praktisi pendidikan vokasi di SMK dalam membuka banyak Usaha atau bisnis berbasis siswa dan guru di SMK sangat dipengaruhi oleh berbagai metode seperti PDCA ini atau juga BMC (business model canvas) dan Balanced scorecard. Harapan penulis semoga dengan pendekatan ilmiah dan metode yang tepat dapat menginsipirasi banyak SMK membuka Teaching Factory dengan modal sendiri atau bermitra dengan pihak ketiga yang menguntungkan bagi pihak sekolah.