Wisata Arsip ke Universitas Gadjah Mada

Wisata Arsip ke Universitas Gadjah Mada

Pada tanggal 17 oktober 2023, beruntung saya beserta beberapa rekan memperoleh kesempatan untuk melakukan wisata arsip di Universitas Gadjah Mada. Kunjungan disambut dengan sangat hangat dan ramah oleh Kepala Bidang Arsip Perpustakaan dan Arsip beserta stafnya. 

Kunjungan kali ini sangat menambah wawasan mengenai pengelolaan arsip di Universitas Gadjah Mada bahkan dapat melihat secara langsung beberapa proses alih media dan preservasi arsip di Depo Arsip Universitas Gadjah Mada. 

Melalui wisata arsip ini, saya dibuat takjub menyaksikan arsip dari berbagai unit kerja di UGM yang tertata dengan rapi dan teratur. Terlebih lagi dengan banyaknya sistem informasi arsip (Website UGM, Simaster UGM, SIKI arsip UGM, SIKS arsip UGM) yang sudah diaplikasikan di UGM sehingga pengunjung dapat dengan mudah mengakses kebutuhannya. Selain itu, Tim Kearsipan UGM juga membuat arsip dapat "berbicara" menjadi sebuah film dokumenter. Salah satu film dokumenter yang dihasilkan dapat dilihat pada link berikut : http://ugm.id/arboretum

Dokumentasi oleh Ken Fitria

Kami juga diberikan penjelasan mengenai tiga program Tim Kearsipan UGM yaitu pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan dan pengembangan arsip. Pengelolaan arsip meliputi kegiatan akuisisi, pengolahan, digitalisasi, pemeliharaan, perawatan arsip, penilaian, penyusutan arsip, layanan arsip baik internal ataupun eksternal. Kegiatan pembinaan kearsipan dilakukan melalui pendampingan di unit kerja.  Untuk pelatihan kearsipan dilaksanakan 2 kali dalam setahun dan terbuka untuk umum. Selain itu, tim kearsipan juga menerima mahasiswa magang atau PKL. Kegiatan pengembangan arsip sendiri diwujudkan melalui kegiatan pameran yang dilaksanakan 3 kali dalam setahun. 

Dengan Sumber Daya Manusia terbilang minim, tim kearsipan UGM mempunyai pekerjaan luar biasa meliputi : pengolahan, layanan, akuisisi, alih media, pameran dan dokumenter, website dan sosmed, pengawasan dan akreditasi, jurnal, database dan dokumentasi, stock opname, support arsip, SDM dan keuangan, sarana dan prasarana,dsb.

Setelah berkeliling Depo arsip, kami juga diberikan kesempatan untuk melihat secara langsung proses alih media dan preservasi arsip yang dilaksanakan di Kearsipan UGM. Saya merasa perlu untuk berbagi kembali mengenai proses laminasi arsip tekstual yang berupa kertas dan proses preservasi foto yang telah saya amati karena arsip kertas dan foto sangat lekat dengan kehidupan sehari-hari dan memiliki nilai penting tinggi bagi sejarah dan ilmu pengetahuan yang ada. Di sisi lain, koleksi kertas dan foto sangat mudah mengalami kerusakan. Semoga ilmu yang saya dapatkan di Kearsipan UGM dapat bermanfaat bagi kita semua.

1. Proses Paper Splitting dan Sizing (Laminasi Arsip tekstual)

Tahap awal dalam proses laminasi arsip yaitu melakukan dokumentasi arsip. Hal ini dimaksudkan sebagai back up data seandainya kertas yang dilaminasi rusak. Setelah melakukan dokumentasi dilanjutkan membersihkan arsip dan memberikan nomor arsip. Pada bagian cap/tinta basah diberikan lilin terlebih dahulu. Dilanjutkan dengan meletakkan tisu jepang di atas arsip dan menyemprotkan larutan MgCO3 pada arsip yang dikerjakan. Tahap selanjutnya dilakukan pengeleman/sizing dengan metil selulosa dan perataan lem dengan wiper. Hasil laminasi diletakkan ke dalam rak pengering selama 1 malam. Setelah kering, arsip dilepas dari akrilik dan dilanjutkan dengan memotong dan merapikan tepi arsip. Langkah berikutnya adalah mengepress arsip hasil laminasi, langkah ini dilakukan minimal 3 hari untuk mendapatkan hasil yang optimal. Setelah seluruh tahapan dilakukan, arsip kembali disusun dan dibungkus. Tidak lupa pula dilakukan proses dokumentasi hasil laminasi untuk mengetahui perbedaan arsip sebelum dan setelah laminasi. Yang terakhir adalah membuat daftar hasil laminasi agar dapat diketahui seluruh data arsip yang sudah selesai dilaminasi.

Dokumentasi pribadi

2. Proses preservasi foto dengan menggunakan alkohol 70% atau alkohol 90%

Tahapan awal yang dilakukan adalah mengeluarkan setiap foto dari album. Bagian depan foto harus dilap searah dengan kain katun yang sudah dibasahi alkohol, sedang bagian belakang juga dilap menggunakan bahan katun yang telah dibasahi alkohol (bisa dengan berbagai arah). Hasil foto yang telah dibersihkan dan telah kering dimasukkan kembali ke dalam amplop dengan diberi sekat kertas roti antarfotonya.

Dokumentasi pribadi

Dari rangkaian proses yang telah dituliskan di atas, kita bisa tahu bahwa proses untuk menjaga arsip kertas dan foto dari kerusakan membutuhkan kesabaran yang cukup. Proses laminasi arsip tekstual membutuhkan bahan yang agak susah untuk diperoleh disertai dengan tahapan proses yang cukup teliti. Untuk preservasi foto sepertinya dapat dengan mudah kita coba aplikasikan masing-masing ya sobat kompasianer. Bahan alkohol sendiri bisa diperoleh dengan mudah di pasaran ya sobat. Semoga kenangan foto yang ada di rumah dapat terjaga dari kerusakan. Selamat mencoba. Terima kasih Tim Kearsipan UGM atas ilmu yang telah diberikan.

Seandainya sobat kompasianer masih ingin mengenai lebih detail mengenai Kearsipan UGM bisa follow ig : arsipugm dan channel  youtube : @arsipugm ya.

Aryani Wijayanti

18 april 2024