Fitur Microsoft Exchange untuk Meningkatkan Produktivitas

Penyebaran virus corona membuat cara kita bekerja berbeda dengan yang telah kita jalani selama ini. Pemerintah membuat kebijakan new normal untuk menghadapi pandemi ini dan untuk menanggulangi krisis pada saat pandemi. 

New normal yang diberlakukan seperti work from home atau mulai diperbolehkan bekerja langsung di area perkantoran dengan standar protokol kesehatan tingkat tinggi. Sebagian perusahaan sudah menjalankan new normal dengan menyesuaikannya pada saat pandemi berlangsung.

Dibutuhkan tools untuk membantu perusahaan dan karyawan agar dapat berkolaborasi dengan mudah agar pekerjaan tetap berjalan lancar dan produktif terutama untuk perusahaan yang menerapkan sistem kerja jarak jauh atau work from home. 

Salah satu tools yang dibutuhkan adalah layanan email. Mengirim dan merespons email merupakan salah satu hal yang harus dilakukan tanpa henti bagi sebagian besar pekerja karena salah satu komunikasi yang digunakan adalah dengan menggunakan email. 

Banyak informasi penting yang dilakukan melalui email berupa dokumen, data, dan gambar. Bahkan ide dan keputusan juga diambil dan dikomunikasikan melalui email. Sehingga penting untuk pengarsipan email yang baik dan dipertimbangkan oleh perusahaan.

Saat ini, email digunakan untuk seluruh aktivitas online seperti berkomunikasi dengan sesama karyawan dan juga berkomunikasi dengan klien. Berdasarkan artikel dari Microsoft menyebutkan terkait studi yang dilakukan oleh The Radicati Group pada tahun 2017 setidaknya setengah dari populasi dunia menggunakan email dan diakhir tahun 2021, jumlah pengguna email di seluruh dunia akan mencapai lebih dari 4,1 miliar. 

Hal tersebut memperlihatkan bahwa betapa pentingnya penggunaan layanan email. Saat ini fungsi email tidak hanya untuk mengirimkan dan menerima pesan secara sederhana. Email juga dapat membantu kita dan perusahaan untuk berkomunikasi secara lebih efisien dan produktif karena dapat meningkatkan cara bekerja kita. Salah satu platform email yang dapat diandalkan adalah keluaran Microsoft yaitu Exchange. 

Exchange mempermudah kolaborasi pada pengiriman dokumen penting, menyediakan kotak masuk prioritas yang mengutamakan pesan penting, serta menyesuaikan dengan gaya kerja kita sehingga kitavdapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan lebih cepat dan efisien. 

Dengan menggunakan Exchange, kita dapat mengakses email, kontak, dan kalender secara bersamaan dimana saja dan kapan saja. Pengelolaan kalender dan email dalam Exchange dapat membantu Anda mengetahui informasi penting terbaru karena tampilan yang jelas dan terpadu antara fitur yang satu dengan yang lain. Beberapa manfaat yang dapat Anda rasakan dengan menggunakan Exchange antara lain :

1. Tetap terhubung dimanapun kita berada. Microsoft Exchange dapat menyinkronkan email, kalender, dan informasi kontak di seluruh perangkat secara real time sehingga informasi akan selalu terkini di semua perangkat yang kita gunakan dengan lebih mudah dan dimana saja. Hal ini dikarenakan Microsoft Exchange terkoneksi dengan Microsoft 365 sehingga dapat mempermudah kita dalam bekerja lebih produktif.
2. Sesuaikan dan simpan setiap email. Dengan menggunakan Microsoft Exchange, kita dapat membuat format email secara kustom, menyertakan gambar, dan menggunakan nama domain milik sendiri. Selain itu, kita dapat mengirimkan pesan berukuran besar sampai 150MB dan mendapatkan penyimpanan yang besar hingga 100GB.
3. Nikmati email tanpa gangguan. Microsoft Exchange yang terkoneksi dengan Microsoft 365 memberikan perlindungan anti-malware dan pemfilteran anti-spam yang canggih untuk melindungi dari ancaman email yang ada. Kita akan mendapatkan kemampuan pengarsipan dan juga eDiscovery.
4. Kerja lebih produktif dan efisien. Microsoft Exchange mempermudah kita untuk menyimpan dokumen penting, memberikan prioritas pada pesan penting, dan menyesuaikan gaya kerja kita sehingga kita dapat bekerja lebih produktif dan lebih cepat. Kita dapat mengatur kotak masuk dengan berbagai fitur yang bermanfaat sehingga dapat berinteraksi dengan mudah dan dapat melakukan pencarian dengan lebih lengkap dan cepat. Selain itu dengan menggunakan Microsoft Exchange, kita dapat mengelola waktu dengan menggunakan sistem kalender yang tersedia secara otomatis.

Microsoft Exchange juga dapat melindungi kita apabila salah satu device kita ada yang hilang. Kita dapat menghapus semua data dari jarak jauh sehingga informasi pribadi kita tetap aman. Berbagai fitur yang bermanfaat yang diberikan oleh Microsoft Exchange tersebut membuat layanan ini layak dipertimbangkan untuk digunakan.