Bagaimana Komunikasi yang Efektif dalam Organisasi

            Komunikasi menjadi kunci utama dalam kehidupan sosial manusia. Melakukan komunikasi dalam kehidupan sehari-hari membuat manusia mendapatkan informasi baik untuk tujuan individu maupun kelompok. Pembahasan ini sangat berpengaruh untuk jalannya komunikasi di dalam organisasi.

            Setiap individu di dalam organisasi harus memahami tentang komunikasi organisasi yang baik dengan individu lainnya, sehingga tercipta harmonisasi antar individu karena memahami komunikasi efektif antarpersonal yang baik dan efisien di dalam organisasi tersebut. Pemimpin organisasi selaku ketua dari organisasi harus bisa menganalisis dan mengatur matriks hubungan komunikasi yang efektif dalam organisasi tersebut, sehingga harus memahami elemen-elemen yang ada di dalam nya

Definisi Komunikasi Efektif dalam Organisasi

            Komunikasi pada umumnya didefinisikan sebagai kegiatan saling bertukar pendapat, atau hubungan antara manusia, baik individu maupun kelompok. Komunikasi manusia merupakan proses pembentukan makna di antara dua orang atau lebih. Dari pernyataan ini maka komunikasi berhubungan dengan makna yang dapat diperoleh diantara pihak-pihak yang melakukan komunikasi. Menurut A.W. Wijaya (2000:15) komunikasi adalah penyampaian informasi dan pengertian dari seseorang kepada orang lain. komunikasi akan dapat berhasil apabila sekiranya timbul saling pengertian, yaitu jika kedua belah pihak, si pengirim dan si penerima informasi dapat memahaminya

            Melihat kehidupan sehari-hari pastinya seseorang berhubungan dengan masyarakat. Dalam hal itu tujuannya yaitu untuk menyampaikan informasi dan mencari informasi kepada mereka, agar apa yang ingin disampaikan atau yang diminta dapat dimengerti sehingga komunikasi dapat berjalan lancar. Tujuan komunikasi organisasi adalah untuk memudahkan, melaksanakan, dan melancarkan jalannya organisasi.

            Metode dan media yang digunakan oleh organisasi dalam memberikan informasi memberikan kontribusi terhadap informasi yang dihasilkan dalam melakukan komunikasi, semuanya harus disesuaikan dengan isi pesan yang akan disampaikan. Metode komunikasi terdiri dari verbal (lisan dan tertulis komunikasi) dan non verbal. Organisasi menggunakan berbagai bentuk komunikasi non verbal. Metode non verbal bisa memiliki efek yang kuat.

Media Komunikasi Efektif dalam Organisasi

            Cara komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan harus disesuaikan dengan isi pesan. Hal ini akan mengurangi risiko terjadinya kesalahkaprahan pesan yang disampaikan. Komunikasi tertulis adalah pesan yang dikemas dalam laporan organisasi, surat, buletin yang biasanya menyertakan perintah kerja, kebijakan dan sebagainya. Komunikasi tertulis sangat berguna untuk komunikasi yang kompleks dan panjang.

            Dalam menyampaikan pesan, mengetahui efektivitas media sebagai saluran pesan sangat penting. Media komunikasi memiliki kapasitas yang berbeda dalam menyampaikan informasi. Banyak sekali media komunikasi yang bisa dikendalikan sesuai kemampuan individu dalam organisasi tersebut. Media komunikasi ini berfungsi sebagai jembatan untuk mentransfer informasi, ide, kebijakan, atau tujuan organisasi kepada anggota-anggota yang terlibat.

            Menurut Robbins (2007:406), ada beberapa media yang memiliki kemampuan untuk menangani berbagai tanda secara bersamaan, memfasilitasi umpan balik yang cepat dan personal. Namun ada media lain yang tidak memiliki ketiga faktor di atas. Sebuah media yang baik adalah media yang memungkinkan setiap anggotanya terlibat dalam pengiriman pesan untuk menangani langsung pertemuan organisasi atau video konferensi. Hal ini karena jumlah informasi selama komunikasi yang akan diberikan maksimum dan umpan balik pada pesan yang disampaikan dapat segera diperoleh. 

Membangun Komunikasi Efektif Dalam Organisasi

            Kemampuan individu untuk menyampaikan pesan atau informasi dengan baik, menjadi pendengar yang baik, menggunakan berbagai media audio-visual merupakan bagian penting dalam melaksanakan komunikasi yang efektif dalam suatu organisasi. Komunikasi merupakan keterampilan yang paling penting dalam kehidupan setiap manusia dan organisasi. Kemampuan komunikasi merupakan faktor penentu kesuksesan setiap individu maupun organisasi untuk bertahan dalam persaingan yang sangat kompetitif

             Bentuk komunikasi tertinggi adalah komunikasi empatik yang memiliki makna melakukan komunikasi untuk mengerti dan memahami karakter dan maksud dan peran orang lain yang menerima pesan (Knutson, et al., 2003). Kemampuan komunikasi seseorang dalam organisasi diperlukan dalam setiap kondisi misalnya pada saat mempersiapkan sebuah presentasi bisnis, menyampaikan ide-ide atau gagasan dalam suatu rapat, negosiasi bisnis, melatih tim, membangun sebuah tim kerja, dan dalam setiap aktivitas organisasi. Untuk menciptakan komunikasi yang efektif, seorang komunikator harus mampu mengidentifikasi sasaran yang menjadi penerima pesan, menentukan tujuan komunikasi, merancang pesan, memilih media, memilih sumber pesan, dan mengumpulkan umpan balik.

              Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bagaimana memilih media apakah akan menggunakan saluran personal maupun non personal. Kemampuan komunikator untuk memilih sumber pesan akan menentukan keberhasilan sebuah komunikasi untuk mencapai tanggapan dan efek yang diharapkan. Hal ini sangat tergantung pada kehandalan, daya tarik dan kredibilitas komunikatornya. Hal terakhir yang perlu dilakukan dalam mengembangkan suatu komunikasi yang efektif adalah mengumpulkan umpan balik yang bertujuan untuk mengevaluasi keberhasilan penyampaian informasi pada penerima informasi.

Penutup

            Komunikasi efektif bisa dikatakan sebagai modal utama agar berjalannya organisasi sesuai prosedur yang sudah diatur dan hal ini membuat para individu mengharuskan memahami efektivitas nya. Mempelajari media komunikasi menjadi langkah awal para individu untuk berkembang dalam berkomunikasi di dalam organisasi, sehingga para individu bisa menyesuaikan alur komunikasi efektif dalam organisasi. Secara progresif, individu bisa membangun komunikasi efektif dalam organisasi dengan memahami definisi dan media komunikasi yang ada di organisasi nya.