Pentingnya Formulir Data dalam Seleksi SDM

Ketika Anda akan mengikuti satu proses seleksi promosi/rekrutmen, HR/konsultan akan meminta Anda melengkapi form yang mencakup data diri, pengalaman pendidikan, pengalaman kerja, tugas utama saat ini, sampai pengalaman sukses dan mengecewakan. Manfaat form ini sebagai pintu mengingat pencapaian selama bekerja dan menjadi modal awal persiapan interview.

Perkenalan dan Promosi Diri

Sebagian orang mengisi sepintas, pendek, atau tidak lengkap. Hal ini bisa memberikan pesan bahwa Anda tidak cukup berminat untuk mengikuti proses promosi/rekrutmen. 

Kenyataannya bisa banyak penjelasan, mungkin HR memberikan form last minute, mungkin Anda yang baru sempat membuka last minute, atau ada beberapa poin yang tidak Anda pahami. 

Mungkin ada juga alasan: tidak terlalu suka atau mahir menulis, nanti saja cerita saat interview. Apapun alasan Anda, mohon ingat bahwa form ini merupakan 'sapaan awal' untuk memperkenalkan diri dan statement antusiasme mengikuti proses seleksi.

Semakin lengkap data yang Anda berikan, semakin menunjukkan antusiasme serta terbuka untuk eksplorasi. Anda seperti display 'produk' dan siap untuk beragam pertanyaan terkait produk tersebut. Proses ini adalah kesempatan untuk 'promosi diri' secara tertulis. Kelengkapan ini tidak berarti penulisan harus super panjang, apalagi dengan copas data begitu saja.

Lengkap vs Copas Data

Beberapa data yang sering copas adalah Riwayat Kerja. Padahal terkadang ada SK yang overlap dengan penugasan riil di lapangan, sehingga justru 'merugikan' karena Anda memberikan informasi yang kurang tepat. Adakalanya interviewer melakukan konfirmasi, namun tidak selalu. Begitu pula untuk tugas dan tanggung jawab. 

Memang bisa meringkas waktu dengan langsung copas dari system, namun sekali lagi, kadang gambarannya terlalu umum dan mungkin kurang menunjukkan pekerjaan di lapangan. 

Anda mungkin sudah mulai mendapatkan tugas ekstra untuk support satu target tim. Mungkin ada perubahan/penambahan tugas mulai satu tahun terakhir karena kondisi pandemic, dsb. Saran saya, lihat kembali dan sesuaikan dengan penambahan informasi.

Data lain yang seringkali ditempelkan begitu saja adalah informasi Pendidikan Informal/Training/Sertifikasi. Beberapa perusahaan memiliki jadwal training yang teratur (in-house maupun eksternal), sehingga karyawan bisa mengikuti 5-10 training/tahun. 

Perusahaan sekarang juga membantu pengembangan karyawan melalui beragam e-learning, video base-training, hingga berlangganan jurnal/platform pembelajaran internasional.

Kolom pendidikan informal bertujuan untuk melihat usaha individu dalam meningkatkan kualitas diri melalui pembelajaran informal. Jika Anda display puluhan training, Anda harus siap menjelaskan semuanya. Uniknya, sebagian besar kandidat yang melakukan ini, biasanya mengatakan 'banyak sekali, lupa deh' dan sulit mengingat inti pembelajaran, meski yang terbaru. 

Saran saya, tuliskan 5-10 pembelajaran terbaru beserta insight diri sendiri. Menuliskan insight (bukan ringkasan materi seperti tertera dalam modul/dokumen), menunjukkan Anda serius mempelajarinya. Cantumkanlah hanya pembelajaran yang Anda pahami dengan baik.

Anda bisa juga menemui pertanyaan lain seperti Penghargaan/Award. Kolom ini menjadi kesempatan Anda menunjukkan diri tentang  pencapaian selama bekerja. 

Penghargaan bisa dari kompetisi internal maupun eksternal. Cantumkan selalu informasi keikutsertaan secara individual atau tim. Tidak perlu berpikir bahwa pencapaian tim berarti lebih buruk dari individual. Keduanya memiliki poin nilai sendiri. Berikan gambaran singkat tentang peran Anda dalam kompetisi tersebut dan insight-nya.

Bolehkah menambahkan informasi kursus atau training di luar pekerjaan, misalnya terkait hobi? Tentu boleh, namun fokus utama form ini adalah perkenalan diri dan promosi professional. Jika Anda memiliki hobi tertentu, pertimbangkan kembali keterkaitan dan impact-nya dalam bekerja. 

Training hobi yang mungkin menarik HR/konsultan adalah public speaking, finance & investment, penulisan terkait expertise (blogger IT, banker, dsb), Youtuber terkait profesi, kursus bahasa asing, dsb. Anda bisa mencantumkan sertifikasi bahasa asing atau training basic youtuber, dan sejenisnya dalam kolom pendidikan informal atau hobi. Jika tidak ada kolom pertanyaan hobi, Anda bisa simpan untuk sesi interview.

Baca, Pahami dan Isi secara Tepat

Sebagian kandidat juga 'kurang membaca' pertanyaan. Mereka juga mengatakan kalau kolom terlalu sedikit, sehingga hanya menuliskan 2-3 pengalaman. 

Padahal form dalam format Word, dan kandidat jelas bisa menambahkan kolom. Begitu juga dengan pertanyaan lain, kandidat terkadang terlalu sibuk dengan asumsi, sehingga kurang sesuai dengan pertanyaan. Perhatikan kembali dan optimalkan sebagai promo diri secara profesional :)

Semoga artikel ini bisa membantu Anda