Apostille dalam Dunia Notaris

Apostille bermula dari usulan oleh Council of Europe, dan The Hague Conference on Private International Law (HCCH) yang mengembangkan sebuah konvensi untuk memfasilitasi autentifikasi dokumen publik lintas negara. Pada tahun 1961, lahirlah konvensi yang dikenal sebagai "Apostille Convention." Usulan dari Council of Europe muncul karena proses dan tahapan legalisasi dokumen publik yang rumit dan menyebabkan ketidaknyamanan untuk warga internasional, terutama di Benua Eropa, yang sering melakukan kegiatan di berbagai negara dengan lokasi berbeda.

Indonesia telah meratifikasi Konvensi Apostille 5 Oktober 1961 pada tanggal 5 Oktober 2021 melalui Peraturan Presiden No. 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi Terhadap Dokumen Publik Asing). 

Hal ini dapat membawa manfaat bagi pemerintah Indonesia dalam melakukan penyederhanaan proses legalisasi dokumen luar negeri menjadi satu tahap, yaitu  melalui layanan Apostille. 

Secara singkat, layanan Apostille dapat dimaknai sebagai pengesahan tanda tangan pejabat, pengesahan cap dan/atau segel resmi pada dokumen publik melalui pencocokan dengan spesimen melalui satu instansi. Dalam hal ini, ialah Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham) RI yang menjadi competent authority.

Lebih lengkap, Apostille adalah sertifikat yang dikeluarkan oleh otoritas yang ditunjuk oleh negara yang menandatangani Konvensi Den Haag 1961 untuk mengesahkan dokumen publik agar dapat diakui secara internasional. Dokumen yang memerlukan apostille biasanya meliputi akta kelahiran, surat nikah, ijazah, dan dokumen hukum lainnya termasuk akta-akta Notaris yang akan di gunakan di luar negeri.

Pelaksanaan apostille dalam dunia Notaris adalah sebuah Langkah ataupun Solusi untuk mempercepat proses legalisasi dokumen publik antar negara. Tujuannya adalah untuk memberikan kemudahan bagi Warga Negara Indonesia (WNI) yang ingin melakukan perbuatan hukum privat di luar negeri. Pemerintah melihat dari sisi formalitas bahwa legalisasi dokumen publik yang akan digunakan di luar negeri menjadi lebih efisien dan cepat dengan adanya Apostille.

Notaris berperan penting dalam memastikan bahwa dokumen yang membutuhkan apostille disiapkan dan disahkan dengan benar, memberikan nasihat hukum yang diperlukan, dan membantu dalam pengajuan dokumen ke otoritas yang berwenang. Peran mereka memastikan bahwa dokumen tersebut memenuhi semua persyaratan hukum untuk diakui secara internasional.

Apostille umumnya memiliki nilai positif karena sertifikasi ini mempermudah proses legalisasi dokumen antarnegara. Beberapa kelebihan dari sistem apostille adalah:

1. Sederhana dan Cepat: Apostille menyederhanakan proses verifikasi dokumen dibandingkan dengan proses legalisasi yang lebih panjang dan rumit.
2. Diakui Secara Internasional: Dokumen yang telah mendapatkan apostille diakui di semua negara peserta Konvensi Den Haag 1961, sehingga memudahkan pengurusan berbagai keperluan internasional seperti pendidikan, pernikahan, dan pekerjaan.
3. Mengurangi Birokrasi: Menghilangkan kebutuhan akan legalisasi tambahan oleh kedutaan atau konsulat, sehingga menghemat waktu dan biaya.

Namun, dalam pelaksanaannya terdapat juga beberapa tantangan dan kritik terhadap apostille:

1. Tidak Universal: Sistem ini hanya berlaku di negara-negara yang menandatangani Konvensi Den Haag 1961. Bagi negara yang tidak menjadi anggota, proses legalisasi masih harus melalui jalur tradisional yang lebih kompleks. Sehingga dalam melakukan apostille harus teliti melihat tujuan dari negara yang akan menjadi tujuan dokumen tersebut. Dalam hal ini notaris juga dapat memberikan penjelasan kepada klien mengenai bagaimana dan di mana dokumen tersebut dapat digunakan, serta memberikan saran mengenai legalisasi lebih lanjut jika diperlukan untuk negara yang tidak tergabung dalam Konvensi Den Haag.
2. Biaya: Meskipun mengurangi birokrasi, biaya untuk mendapatkan apostille bisa berbeda-beda dan kadang cukup mahal tergantung pada negara asal dokumen.
3. Kepatuhan dan Verifikasi: Ada risiko penyalahgunaan atau pemalsuan, sehingga otoritas di negara tujuan tetap perlu memastikan keaslian dokumen dan apostille.

Sampai dengan saat ini, Negara yang menjadi anggota Konvensi Apostille ini terdiri dari 122 Negara termasuk Indonesia. Daftar Negara Anggota Konvensi Apostille juga dapat di cek secara langsung melalui laman https://apostille.ahu.go.id/simulasi, Ketika berbicara mengenai kebutuhan masyarakat maka akan sangat beragam, tidak terkecuali dalam hal kebutuhan untuk legalisasi atau pengesahan dokumen, Bagi pengesahan dokumen dengan negara tujuan anggota konvensi Apostille bisa langsung memilih Apostille sebagai sarana untuk legalisasi, namun untuk tujuan negara non anggota konvensi apostille dapat memilih legalisasi dokumen biasa. Perlu diketahui, bagi mereka yang mengajukan permohonan legalisasi dokumen untuk negara non anggota konvensi Apostille wajib untuk melanjutkan proses pengesahan dokumen ke Kementerian Luar Negeri sebagai legalisasi akhir.

Secara keseluruhan, apostille merupakan alat yang sangat berguna untuk memfasilitasi pengakuan dokumen lintas batas. Dengan adopsi yang lebih luas dan peningkatan sistem keamanan, apostille bisa menjadi standar global untuk legalisasi dokumen internasional.