Tugas dan Tanggung Jawab General Admin

Setiap perusahaan butuh seseorang untuk mengelola kegiatan administrasi di dalamnya, role tersebut dikenal sebagai general admin. Perusahaan baik besar maupun kecil pasti memiliki tugas-tugas administrasi yang harus diselesaikan. Sehingga posisi general admin penting untuk dimiliki perusahaan.

Ingin lebih mengenal tugas dan tanggung jawab general admin? Yuk, baca artikel ini sampai akhir ya!

Apa itu general admin? 

Apa itu general admin atau administrasi umum? Jawabannya yaitu sebuah profesi yang berkutat dengan berbagai jenis tugas administratif dalam perusahaan atau organisasi. Perusahaan memiliki banyak dokumen, data, dan arsip yang memerlukan seseorang untuk mengurusnya. Profesi general admin yang mengurusi hal tersebut. Terkadang, pekerjaan administrasi dibantu oleh software atau teknologi yang ada agar tugasnya lebih mudah diselesaikan.

Tugas dan tanggung jawab general admin

Setiap pekerjaan pasti memiliki tugas dan tanggung jawab yang perlu diemban, begitu juga role general admin. Apa saja tugas general admin? Berikut ini adalah tugas-tugasnya:

1. Mengelola arsip dokumen dan data penting

Tugas dari general admin adalah mengelola dokumen-dokumen penting perusahaan baik yang masih digunakan maupun yang disimpan sebagai arsip. Selain dokumen fisik, data perusahaan seperti data elektronik pun perlu dikelola dengan baik. Jika Anda tertarik menjadi general admin, penting untuk bisa menguasai cara mengklasifikasikan dokumen agar tertata rapi dan mudah disortir.

1. Mengatur timeline perusahaan

Jadwal perusahaan penting sekali untuk diatur karena setiap kegiatan yang berkaitan dengan perusahaan tidak boleh bertabrakan satu sama lain. Jika tidak diatur dengan baik, ada kemungkinan kegiatan perusahaan menjadi terhambat. Seorang general admin perlu bisa mengatur jadwal kegiatan operasional perusahaan dengan baik agar berjalan dengan lancar.

1. Menjaga inventaris dan aset kantor

Selain dokumen penting, inventaris atau barang-barang milik kantor juga perlu dikelola dengan baik. General admin bisa merincikan aset-aset milik kantor dan mengelola keberadaannya agar tidak hilang ataupun rusak. 

1. Berkomunikasi dengan pihak luar

Perusahaan tidak lepas dari yang namanya kerja sama dengan pihak eksternal. Sering kali, perusahaan A bisa berkolaborasi dengan perusahaan B untuk keberlangsungan bisnisnya. Siapa yang menjadi perantara di antara keduanya? Betul, seorang general admin juga memiliki tugas untuk bisa berkomunikasi dengan pihak luar perusahaan, baik itu konsumen, kompetitor, maupun perusahaan kolaborator.

Secara lebih rinci, inilah tugas-tugas general admin:

1. Melakukan pembukuan, pemeliharaan dan perawatan aset dan inventaris perusahaan.

2. Penyediaan barang dan jasa.

3. Membuat daftar dan memesan kebutuhan perusahaan (barang ataupun jasa).

4. Menerima dan memeriksa pesanan barang dan jasa.

5. Mengurus jadwal, perizinan, transportasi, dan akomodasi perjalanan dinas.

6. Mengatur pengelolaan, pemeliharaan, dan perbaikan gedung dan fasilitas perusahaan.

7. Mengelola, menerima, menyimpan, mengarsipkan, hingga memusnahkan dokumen dan arsip.

8. Memberikan layanan dukungan kepada karyawan dalam administrasi.

Fungsi general admin

Pada intinya, fungsi dari general admin adalah menjaga jalannya perusahaan dari sisi administrasi. Seperti yang kita ketahui juga, ada banyak divisi di dalam sebuah perusahaan. Setiap divisi memerlukan adanya general admin untuk mengurusi tugas administrasi di divisinya. Untuk menjadi seorang general admin, Anda perlu memiliki beberapa kemampuan berikut:

1. Komunikasi yang lancar

2. Pandai menggunakan teknologi (tidak gaptek)

3. Tingkatkan percaya diri dalam komunikasi

Dengan memiliki kemampuan di atas, pekerjaan sebagai general admin dapat dijalani dengan lebih profesional. 

Jika perusahaan Anda tertarik untuk merekrut calon karyawan dengan posisi general admin yang berpotensial, Aikrut.id hadir untuk membantu proses rekrutmennya. Saat ini, sudah ada teknologi berbasis Artificial Intelligence yang bisa membantu rekrutmen perusahaan menjadi lebih efektif.

Silakan baca juga artikel lainnya di blog Aikrut untuk mengetahui lebih dalam mengenai proses rekrutmen dan dunia pekerjaan.