Folder Management

Apakah folder anda cukup rapi?
Apakah anda selalu kesulitan menemukan sebuah file?
Apakah terlalu banyak file terduplikasi di berbagai folder di komputer anda?
Apakah anda sering melihat file dengan nama Documents.doc atau Text.txt?

Dari dulu saya selalu suka sesuatu yang rapi, paling tidak saya mencoba untuk selalu rapi. Weekend ini, saya tergerak untuk kembali melihat folder-folder yang lama, dan mencoba merapikan. Saya juga mencari tips dan trik dari Google agar dapat lebih efektif dalam penamaan folder dan pembuatan folder. Karena kadang saya merasa terlalu banyak folder dalam beberapa kasus.

Dan ini adalah hal-hal yang saya dapati menarik untuk diperhatikan setelah membaca-baca beberapa artikel mengenai data management. Cukup 10 hal baru yang saya rasa menarik.

1. Buat satu folder inbox/received files/downloads -- ini adalah ruang tunggu setiap file yang anda download. Tapi ingat, jangan biarkan mereka menunggu selamanya.
2. Jika anda gunakan computer yang sama untuk beberapa user, buat folder berbeda untuk tiap user dan folder common untuk penggunaan bersama,
3. Gunakan shortcut untuk meng-copy file dari tempat kediamannya. Jangan biarkan terlalu banyak duplikasi
4. Beberapa ide untuk kategorisasi: Work; Personal; Professional; School; Music; Movies; Photos; TobeDone;
5. Archive! File yang hampir yakin tidak pernah dibuka atau disentuh lagi, jangan dihapus, tetapi di-archive.
6. Biasakan penggunaan format data YYYYMMDD untuk file yang sering di-update
7. Gunakan singkatan yang tidak mudah dilupakan. Boleh gunakan singkatan yang hanya anda yang tahu, seperti nama sekolah sma anda, singkatan tempat kerja anda dll.
8. Usahakan untuk tidak mengategorikan folder berdasarkan format (seperti memisahkan docs, xls,pdf,jpg, dsm), kecuali sangat diperlukan. Prioritaskan kategori berdasarkan keyword atau event terkait.
9. Maksimalkan kegunaan cloud data management seperti dropbox, drive dan semacamnya,
10. File yang sering digunakan seperti identitas diri, letakkan di cloud, tapi proteksi dengan password.

    Bonus:Penggunan "_" atau "-" dalam penamaan dikarenakan beberapa sistem computer dan internet dan semacamnya tidak menerima spasi dalam penamaan folder. Now you know why!