Sistem Pengendalian Manajemen Organisasi Jasa Logistik pada PT Pos Indonesia Kantor Cabang Manado

Sistem Pengendalian Manajemen pada Organisasi Jasa

Pengendalian organisasi jasa merujuk pada serangkaian tindakan dan kebijakan yang dirancang untuk memastikan bahwa organisasi yang bergerak di sektor jasa dapat mencapai tujuan mereka dengan efisien dan efektif, serta mematuhi standar-standar yang relevan.

Sistem pengendalian organisasi jasa memainkan peran penting dalam memastikan bahwa organisasi dapat mencapai tujuannya sambil menjaga kualitas layanan dan mematuhi standar etika dan hukum yang berlaku.

Sistem pengendalian manajemen adalah alat penting yang membantu organisasi mencapai tujuan mereka dengan cara yang efisien dan efektif. Pelaksanaan sistem pengendalian manajemen melibatkan serangkaian langkah yang harus diambil oleh organisasi untuk menerapkan dan menjalankan sistem pengendalian manajemen dengan efektif.

Proses Sistem Pengendalian Manajemen

Tahapan dari proses sistem pengendalian manajemen, antara lain:

• Perencanaan Strategis

Organisasi perlu merumuskan tujuan dan strategi mereka dengan jelas, serta menetapkan standar kinerja yang dapat diukur. Selain itu, organisasi juga perlu mengembangkan rencana strategis untuk mencapai tujuan tersebut. Proses ini mencakup semua bagian organisasi yang memikirkan rencana pengembangan organisasi ke depan melalui penentuan strategi, alokasi sumber daya, dan rencana tindakan. Penetapan rencana jangka panjang untuk mencapai tujuan.

• Penyusunan Anggaran

Anggaran disusun untuk memberikan kepastian bahwa rencana yang dibuat dapat dilaksanakan dengan biaya yang diperhitungkan. Pada tahap ini, program direncanakan secara rinci dan dinyatakan dalam bentuk uang untuk jangka waktu tertentu. Penetapan alokasi sumber daya finansial untuk mencapai tujuan.

• Pelaksanaan

Organisasi mengimplementasikan rencana strategis yang telah ditetapkan. Ini melibatkan alokasi sumber daya, delegasi tanggung jawab, dan pelaksanaan aktivitas operasional. Proses ini adalah fase dimana program dan anggaran dijalankan dan aktual dibandingkan dengan anggaran.

• Evaluasi Kinerja

Evaluasi kinerja melibatkan analisis data dan informasi yang dikumpulkan melalui pengukuran kinerja. Organisasi membandingkan kinerja aktual dengan tujuan dan rencana yang telah ditetapkan. Evaluasi kinerja dilakukan secara berkala untuk menilai sejauh mana organisasi telah mencapai tujuannya. Jika terjadi penyimpangan, penyebab harus dianalisis dan solusi untuk masa depan harus dicari. Evaluasi kinerja pada organisasi jasa meliputi pengukuran kualitas dengan standar kualitas yang telah ditetapkan serta proses keberlanjutan dari hasil pengukuran kinerja tersebut.

Sistem Pengendalian Manajemen PT. Pos Indonesia

PT. Pos Indonesia Kantor Cabang Manado merupakan sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa kurir, logistik, dan transaksi keuangan, yang ada di Manado. Dalam upaya menarik konsumen untuk menggunakan jasa yang ditawarkan, salah satunya dengan memberikan pelayanan pada masyarakat.

Masalah kasus

Melansir dari penelitian yang dilakukan Taroreh., dkk (2023) bahwa PT Pos Indonesia kantor cabang Manado mengalami gangguan sistem, akibat yang timbul atas terjadinya hal tersebut, antara lain:

• Pelayanan yang dilakukan oleh petugas loket kepada para pelanggan akan mengalami keterlambatan.
• Kebutuhan akan jasa pengiriman terus meningkat sehingga terjadi penumpukan barang yang harus dikirim.
• Estimasi jasa pengiriman barang pada konsumen menjadi tidak tepat.

Masalah tersebut mengakibatkan rencana program kerja yang telah dirancang tidak berjalan baik, yang mana berdampak juga pada anggaran dan pelaksanaanya serta evaluasi kinerja pada perusahaan.

Perencanaan Strategis

• Perencanaannya berfokus pada target dan tujuan khusus yaitu untuk meningkatkan core business (Retail, Korporat, Jasa Keuangan).
• Proses perencanaan program tersebut sudah ditetapkan oleh Kantor Pusat, kemudian diteruskan ke beberapa Wilayah Regional dan Kantor Cabang Utama

Penyusunan Anggaran

• Seluruh rangkaian anggaran perusahaan yang ada disusun dalam RKAP.
• Anggaran diajukan oleh masing-masing divisi berdasarkan perkiraan anggaran tahun sebelumnya.
• Laporan wajib dibuat untuk setiap pengelola KCU dan diteruskan kepada pengelola wilayah.
• Laporan akuntansi atas dana yang digunakan dibuat oleh setiap departemen.

Pelaksanaan

• Setiap program kerja menjadi dasar bagi karyawan untuk mencapai hasil yang maksimal di akhir masa kerja.
• Pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan, dan pengeluaran serta penerimaan yang dihasilkan telah dilaksanakan.
• Setiap divisi terdapat pemisahan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan aturan yang ada pada perusahaan.

Evaluasi Kinerja

• Setiap karyawan wajib melaporkan hasil pekerjaannya kepada manajer agar dapat menilai apakah perusahaan memiliki kelemahan dan kekurangan dalam mencapai tujuan perusahaan.
• Pertemuan rutin dilakukan untuk mengetahui apakah kinerja dan pencapaian tujuan mengalami peningkatan pada semester berjalan.

Sistem pengendalian manajemen yang diterapkan oleh PT. Pos Indonesia, Kantor cabang Manado memberikan dampak positif dan hasil yang baik bagi perusahaan. Namun, pada proses perencanaan strategisnya belum diterapkan secara maksimal, dikarenakan PT. Pos Indonesia, Kantor Cabang Manado hanya melaksanakan program kerja yang dibagikan dari Kantor Pusat. Hal ini menunjukan bahwa hampir semua proses sistem pengendalian manajemen sudah diterapkan dengan benar oleh PT. Pos Indonesia Kantor Cabang Manado. Dengan demikian, sistem pengendalian manajemen dapat berdampak pada peningkatan kinerja, yang akan membantu perusahaan dalam mencapai target dan meningkatkan loyalitas pelanggan dalam pengiriman barang.

Source : 

Taroreh, V., Sondakh, J. J., & Maradesa, D. (2023). Analisis Penerapan Sistem Pengendalian Manajemen untuk Meningkatkan Kinerja Perusahaan pada PT. Pos Indonesia Kantor Cabang Manado. Jurnal EMBA: Jurnal Riset Ekonomi, Manajemen, Bisnis, dan Akuntansi, 11(3), 82-89. https://doi.org/10.35794/emba.v11i3.49134