Membangun dan Merawat Umpan Balik Kinerja Individu Melalui Dinamika Organisasi

Latar Belakang Masalah

Organisasi merupakan suatu wadah atau tempat bagi para individu-individu yang saling berkumpul dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu bersama. Menurut Talcott Parsons, Organisasi dapat berperan membantu masyarakat dalam menyelesaikan masalahnya dengan menyediakan instrument-instrumen yang mampu menyelesaikan pekerjaan dan mencapai suatu tujuan tertentu. Beliau melihat, bahwa organisasi terdiri dari tiga tingkatan. Tingkatan tersebut, diantaranya ialah :

• Tingkatan Rendah : Berfokus pada efisiensi teknis
• Manajerial Tingkat Menengah : Berkoordinasi dan beradaptasi dengan sumber daya teknis tersebut
• Tingkat Atas : Institusi yang melegitimasi organisasi kepada masyarakat yang lebih luas.

Selain itu, organisasi juga merupakan suatu wadah yang dimana dapat menjadi suatu tempat bagi individu dalam menyalurkan berbagai halnya baik secara tujuan, ketertarikan (hobi), ideologi dan lain sebagainya. 

Dalam sebuah organisasi individu diberikan kesempatan untuk menuangkan ide, kreatifitas, mengembangkan kemampuannya dalam berbagai hal dan masih banyak lainnya. Disisi lain, Organisasi juga dapat menjadi modal sosial bagi para anggotanya, seperti memberikan bermanfaat dalam membuka jaringan lingkaran relasi, membangun rasa percaya diri, mengasah dan menambah kemampuan dalam berbagai hal, bermanfaat bagi lingkungan sekitar dan masih banyak lagi manfaat lainnya. Oleh karena itu, organisasi merupakan suatu wadah yang sangat bermanfaat dan berpengaruh bagi individu dan lingkungannya.

Pada suatu organisasi tentu tak jarang kita jumpai berbagai jenis individu didalamnya. Oleh sebab itu, dalam menjaga kesatuan, serta efisiensi pada suatu organisasi kita harus dapat membangun dan merawat umpan balik kinerja individu dari setiap anggota organisasi tersebut. Melalui tulisan berjudul “Membangun dan Merawat Umpan Balik Kinerja Individu melalui Dinamika Organisasi dalam Manajemen Sumber Daya Pada Suatu Organisasi” ini,  saya ingin mencoba menuangkan beberapa pengalaman saya, pengetahuan dan informasi dari berbagai sumber terkait tentang organisasi.

Analisis 

Dinamika Organisasi merupakan sesuatu hal yang sangat penting bagi sebuah organisasi untuk bisa terus menerus bergerak maju dan melakukan perubahan agar menjadi lebih baik kembali. Perubahan pada suatu organisasi biasanya diakibatkan oleh adanya kekuatan Eksternal (seperti, teknologi, ekonomu dan peraturan pemerintahan) dan Internal (seperti, konflik dari antar anggotanya) yang seling berinteraksi hingga mereka saling memperkuat satu sama lainnya. 

Kurt Lewin mengemukakan sebuah konsep perubahan yang dikenal dengan istilah Forced Filed Analysis yang dimana dengan teknik menggunakan dua variable sudut pandang untuk menentukan perubahan organisasi, diantaranya Driving Forces (Kekuatan penggerak yang mempengaruhi kondisi) dan Restraining Forces (Kekuatan yang menahan kekuatan penggerak).

 Selanjutnya, beliau juga menyampaikan fase-fase dari proses perubahan,diantaranya: Fase Pertama, Pencairan (kegiatan membantu memahami bahwa perubahan itu diperlukan); Fase Kedua, Mengubah (tindakan membiasakan untuk melepas cara-cara lamadan membentuk hubungan baru); Fase Ketiga, Pembekuan kembali (penguatan perubahan-perubahan).

Oleh sebab itu, ada beberapa aspek yang perlu kita ketahui untuk menjaga dinamika organisasi tersebut agar perubahan menju hal yang lebih baik dapat terus berjalan dan berkembang, seperti halnya peran pemimpin dalam sebuah organisasi dan manajemen sumber daya manusia, terkhusus para individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.

Pada sebuah organisasi, seorang pemimpin memiliki peran yang sangat penting dalam proses perubahan. Adapun tahapan yang harus dilakukan pemimpin untuk manajemen perubahan, diantaranya ialah melakukan perencanaan yang menyeluruh, komunikasi yang menyeluruh terhadap seluruh anggota, meyakinkan anggota, melbatkan para anggota dalam berbagai kegiatannya jika memungkinkan, melaksanakan pengawasan dan evaluasi.

Selanjutnya, dalam melakukan perubahan diperlukan pula manajemen sumber daya manusia untuk mempersiapkan dan menyediakan orang-orang yang berkualitas dan tepat untuk masuk kedalam organisasi, sehingga nantinya posisi dan jabatan yang tepat dapat dimaksimalkan dengan baik. Suatu organisasi dapat dinilai melalui pendekatan sistem, pendekatan sistem untuk manajemen tidak memisahkan organisasi menjadi berbagai bagian, namun memandangnya sebagai satu kesatuan sistem dengan tujuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan.

Sistem tersebut dibagi menjadi dua, yakni sistem terbuka dan tertutup. Sebuah sistem dianggap terbuka apabila berinteraksi dengan lingkungan, dan dianggap sebagai suatu sistem tertutup apabila tidak ada interaksi dengan lingkungan. Lingkungan eksternal mempengaruhi input dimana dalam proses manajemen unsur tersebut terdiri dari Man (manusia), Material (bahan/barang), Money (dana), Method (cara) dan Marketing (pemasaran). Kelima elemen tersebut dapat menjadi penggerak terjadinya proses perubahan yang akan menghasilkan outputs berupa barang, jasa dan sebagainya.

Selanjutnya, dalam proses manajemen sumber daya manusia terdapat beberapa tahapan yang harus dijalankan, diantaranya ialah sebagai berikut :

1. Planning (Perencanaan)  

Proses untuk merencanakan posisi, keterampilan, dan perilaku yang dibutuhkan untuk dinamika lembaga atau organisasi.

2. Organizing (Pengorganisasian) 

Organizing sebagai proses manajemen Sumber Daya Manusia di dalam organisasi ialah terdiri dari rekrutmen, seleksi, penempatan hingga pengangkatan karyawan.

3. Actuating (Penggerakan) 

Proses untuk pengembangan dan penilaian kerja sumber daya manusia.

4. Controlling (Pengawasan) 

Proses Pengawasan adalah upaya pimpinan untuk pimpinan untuk mengendalikan apa yang dikerjakan oleh para anggotanyatetap dalam arah menuju sasaran organisasi.

5. Evaluating (Mengevaluasi) 

Tahapan mengevaluasi proses maupun kegiatan-kegiatan yang sudah dilaksanakan oleh sebuah organisasi tersebut.

Selain hal diatas, kita juga harus tetap menjaga dinamika organisasi melalui kelekatan  diantara para anggotanya. Salah satunya, perlu adanya hubungan timbal balik dari setiap anggotanya dengan merawat dan membangun umpan balik kinerja seluruh anggota yang tergabung dalam organisasi tersebut.

Solusi 

Adapun, cara yang dapat kita lakukan untuk menjaga hal diatas ialah dengan berdiskusi. Hal tersebut tidak hanya untuk menjaga, tetapi juga untuk memperbaiki. Mudah bukan? Akan tetapi, yang dimaksud diskusi disini ialah diskusi dua arah yang dimana harus terjadi timbal balik diantaranya (mendengar dan didengar), serta tentunya harus menanamkan prinsip bagi yang memberi dan menerima itu sama-sama penting dan tidak berhubungan dengan jabatan. Adapun tips dan trick yang kalian bisa gunakan dalam berdiskusi, ialah:

• Pilih waktu dan tempat yang tepat.
• Diutamakan, bertatap muka dan 2 arah agar tersampaikan dengan baik.
• Mengkategorisasikan yang ingin dicapai
• Apakah hanya “Sekedar menyampaikan”
• Atau, “Ada yang harus dirubah”
• Atau ingin “Klarifikasi”
• Dan tentunya tidak menjudge (apapun itu).

Selain itu, kalian juga dapat melakukan penyampaian denga menggunakan STAR METHOD dan SANDWICH STRUCTURE. Untuk dua recommend tersebut kalian boleh cari-cari informasinya terlebih dahulu dan bisa diterapkan dalam berdiskusi kepada teman diskusi kalian agar diskusi semakin berjalan dengan baik.

Penutup

Dengan tulisan ini, saya selaku penulis berharap semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi para pembacanya dan saya memohon maaf jika terdapat kekurangan maupun kesalahan dalam proses penulisan. Selamat dan semangat mencoba untuk membangun serta menjaga Organisasi kalian. Salam Berproses…