Pengelolaan Koleksi Terbitan Berseri di Perpustakaan

                                                   

         Penulis ¹ Anggun Dwi Cahya 

Penulis ² Ahmad Wahidi, S.Ag.,SIP.,M.pd.i. 

 Email: anggundwicahya771@gmail.com

ABSTRAK

Perpustakaan diartikan sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan sebuah koleksi buku dan terbitan lainnya. Selain itu perpustakaan juga memiliki banyak sumber informasi yang dapat kita temukan untuk kebutuhan para pemustaka. Salah satu koleksi yang ada di perpustakaan seperti koleksi terbitan berseri. terbitan berseri memiliki peran yang sangat penting yaitu memberikan ruang untuk menampung sebuah ide, gagasan, pengalaman untuk beberapa orang. Setelah itu terbitan berseri juga menyampaikan sebuah gagasan ide atau penemuan baru dalam bidang tertentu serta juga memberikan gambaran suatu peristiwa kejadian dalam situasi yang terjadi dalam berbagai bidang tertentu. Terbitan berseri mengenai informasi tentunya tidak terlepas dari keberadaan sebuah perpustakaan, melalui perpustakaan setiap orang diharapkan dapat mengakses informasi dan menggunakannya sesuai dengan kebutuhan.disini pentingnya peran perpustakaan bagi kemajuan suatu masyarakat.

    Setiap perpustakaan harus mampu menyediakan koleksi terbitan berseri yang akurat bagi para pemustaka karena terbitan berseri merupakan salah Satu jenis koleksi perpustakaan yang unik sehingga perlu ada dalam perpustakaan terutama koleksi terbitan berseri yang bersifat ilmiah yang mempunyai arti sangat penting bagi pemustaka terutama bagi melakukan penelitian. Adapun hal yang penting lainnya koleksi terbitan berseri juga salah satu sarana komunikasi mutakhir bagi pengguna perpustakaan maka itu perlu penanganan serius serta inovasi yang dilakukan secara terus menerus sehingga kandungan informasi yang terdapat di dalam terbitan berseri ini dapat dimanfaatkan secara baik. Tanpa adanya koleksi perpustakaan tu tidak akan berjalan semestinya.

   PENDAHULUAN

 Perpustakaan pada masa ini telah lebih dikenal oleh masyarakat dari pada masa yang lalu. Sebagian besar masyarakat beranggapan bahwa perpustakaan hanyalah gudang buku. Masyarakat kurang mengetahui manfaat yang dapat diperoleh dari kunjungan ke perpustakaan. Berkat dukungan yang diberikan pemerintah dengan mendirikan perpustakaan-perpustakaan sampai ke pelosok-pelosok pedesaan. Hal ini tidak terlepas dari usaha pihak perpustakaan yang dengan berbagai cara untuk memperkenalkan kepada masyarakat akan manfaat dari keberadaan suatu perpustakaan. Ilmu perpustakaan adalah suatu pengetahuan yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan suatu perpustakaan untuk mencapai tujuan, misalnya secara pengadaan buku, pengolahan bahan pustaka, pelayanan perpustakaan, jenis-jenis perpustakaan, fungsi dan tujuan dari masing-masing perpustakaan dan lain-lain.

  Menurut  Lasa,(2002) menyebutkan  definisi terbitan berseri merupakan suatu terbitan yang direncanakan untuk terbit secara terus-menerus ( berkesinambungan ) dengan jangka waktu yang tidak tertentu. Salah satu koleksi perpustakaan yang juga memiliki dan menjadi perhatian pengelola adalah jenis koleksi berseri atau terbitan berkala. Yaitu jenis koleksi yang memiliki karakteristik khusus, seperti tingkat kemutakhiran tinggi dibandingkan jenis koleksi monograf, terbit secara berkesinambungan. Di antara jenis koleksi yang harus mendapat perhatian serius dari pengelola perpustakaan adalah jenis koleksi terbitan berseri yang memiliki tingkat tinggi dan memberi ruang untuk penyampaian ide/gagasan secara cepat, mendukung dan memfasilitas penelitian dan juga membawa wawasan. 

 Pengelolaan terbitan berseri adalah proses dimana merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi untuk memberikan pengawasan pada semua orang yang terlibat dalam proses pelaksanaan dan pencapaian tujuan. Langkah-langkah pengelolaan mencakup inventaris terbitan berseri, pengatalogan, dan klasifikasi. Kenretno. (2010) Pengelola dituntut terus di untuk selalu mengembangkan profesionalisme perpustakaan, makalah juga termasuk akan memberikan gambaran tentang bagaimana mengolah sumber-sumber yang tergolong dalam terbitan berseri, pengelola bahan pustaka terbitan berseri mulai dari pemesanan, penerimaan sampai pada pelayanan terbitan berseri. Ini akan memberikan panduan kepada pengelola perpustakaan dalam melaksanakan tugasnya.Noerhayati, S. (1988.)

PEMBAHASAN

A.Pengelolaan Koleksi Terbitan Berseri

Terbitan berseri yang ada pada sebuah perpustakaan harus dikelola terlebih dahulu sebelum disajikan kepada pengguna perpustakaan. Pengelolaan terbitan Berseri terdiri atas beberapa kegiatan, yaitu pemeriksaan, pemberian cap atau Stempel, pencatatan atau inventaris, pembuatan katalog, dan pembuatan indeks. Berikut Penjelasan di bawah ini yaitu;

1. Pemeriksaan

 Terbitan berseri yang baru datang ke perpustakaan harus diperiksa terlebih dahulu agar jelas asal usulnya. Terbitan berseri tersebut diperiksa satu persatu Apakah berasal dari membeli, sumbangan, hadiah, dan lain sebagainya. Pada setiap terbitan berseri yang baru datang, diperiksa terlebih dahulu Agar terbitan tersebut tidak sembarangan dicatat ke dalam buku inventaris. Pemeriksaan terbitan berseri ini juga bertujuan untuk mencegah kesalahan dalam Menerima terbitan berseri yang datang ke perpustakaan tersebut.

2. Pemberian Cap Atau Tanda

Pemberian cap atau tanda berfungsi untuk memberi tanda kepemilikan. Terbitan berseri biasanya ada yang memiliki cap atau tanda Kepemilikan. Cap atau tanda ini diletakkan pada halaman paling depan terbitan berseri. Perpustakaan selalu memiliki dua buah jenis cap atau tanda untuk terbitan Berseri, yang pertama cap nama perpustakaan, dan yang kedua cap inventaris Terbitan berseri.

3.Pencatatan Atau Inventarisasi

 Setiap koleksi terbitan berseri yang masuk ke perpustakaan harus dilakukan Pencatatan terlebih dahulu atau dikenal juga dengan istilah inventaris. Hal ini Dilakukan agar jumlah koleksi terbitan berseri yang masuk ke perpustakaan bisa Diketahui dengan pasti. Selain itu juga untuk mengetahui asal-usul koleksi terbitan Berseri yang ada. Sebuah perpustakaan akan selalu pencatatan koleksi terbitan berseri yang datang ke perpustakaan menggunakan sistem buku inventaris.

4.Pembuatan Kartu Katalog

Terbitan berseri yang ada pada sebuah perpustakaan harus dibuatkan Katalognya. Katalog ini berfungsi untuk memudahkan pemustaka untuk mencari Terbitan berseri yang mereka butuhkan. Katalog merupakan salah satu alat telusur Informasi yang digunakan untuk mencari informasi tentang terbitan berseri yang Diperlukan oleh pemustaka.

5. Pembuatan Indeks

Indeks adalah daftar kata atau istilah penting yang ada dalam buku cetakan, biasanya pada bagian akhir, tersusun menurut abjad yang memberi informasi mengenai halaman tempat kata atau istilah itu ditemukan. Pembuatan indeks pada sebuah terbitan berseri berfungsi agar pengguna Terbitan berseri mudah menemukan artikel atau berita yang ingin mereka cari dalam sebuah terbitan berseri tersebut.

B.Jenis-Jenis Koleksi Terbitan Berseri

 Menurut Syahyuman. (2012). Menyatakan bahwa Jenis-jenis koleksi Terbitan Berseri yang ada di perpustakaan terdiri 7 bagian yaitu :

1.Terbitan Berkala

Terbitan Berkala (periodicals) Majalah sudah sangat popular dalam Kehidupan Sehari-sehari, Macam-macam dan jenis majalah pun biasa kita temui dari majalah bersifat ilmiah, Serius, santai sampai pada majalah yang bersifat hiburan semata. Majalah Biasanya berisi kumpulan beberapa Artikel atau tulisan yang merupakan Sumbangan Atau Kontribusi dari sekumpulan orang atau pengarang.Majalah dapat dikelompokkan terdiri 4 bagian yaitu:

2. Majalah Komersial

Kelompok ini merupakan kelompok yang terbesar termasuk majalah Perdagangan,

Majalah yang Berkaitan dengan profesional dan Aktivitas ekonomi, tujuan c\ari Majalah ini tak lain adalah mencari keuntungan secara ekonomi yaitu Berusaha majalah yang diterbitkan dapat dilanggan oleh banyak orang. Contoh majalah komersia: Femina, Kartini, Dewi, Lisa, Pesona dan lain-lain.

3. Majalah Ilmiah

Pada umumnya majalah ilmiah ini diterbitkan oleh instansi pendidikan maupun lembaga penelitian dengan tujuan dapat menyajikan artikel Ilmiah untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.

4.Majalah Lokal Atau Lingkungan sendiri

Majalah jenis ini diterbitkan dengan tujuan Sebagai sarana komunikasi dalam lingkungan sendiri. Majalah jenis ini biasanya dapat diperoleh secara gratis. Salah satu Contohnya Warta atau newsletter banyak dterbitkan untuk Menyebarluaskan kegiatan dari sebuah instansi, baik kegiatan Ilmiah maupun kegiatan sehari-hari para Pakar atau karyawan dari instansi tersebut.

 

2. Surat Kabar

Surat kabar adalah salah satu terbitan berseri yang sangat kaya akan Berita atau informasi mutakhir. Sebagaimana namanya, yaitu surat kabar, maka terbitan ini lebih banyak menyajikan informasi dalam bentuk berita atau dengan kata lain mewartakan atau mengabarkan suatu berita. Walaupun demikian ternyata, surat kabar yang juga dikenal dengan nama harian ini kadang-kadang juga memuat informasi ilmiah. Oleh karena itu, surat kabar ini juga memerlukan penanganan yang baik karena bentuk terbitan ini unik dengan penempatan artikel yang khas. Surat kabar ini biasanya selalu Memunculkan berita yang ter-update.

3. Tabloid

Perkembangan dari majalah akhir- akhir ini muncul yang elise but tabloid. Isinya mirip dengan majalah atau Sural kabar, namun ukuran lebih besar Dari majalah tetapi lebih kecil clari Sural kabar. Beberapa contoh tabloid: Agrobis,Agrina: tabloid khusus mengenai pemeliharaan tanaman dan hewan serta agribisnis

4. Buku Tahunan

Buku tahunan merupakan terbitan yang berisi informasi mutakhir dalam Bentuk deskriptif atau statistik yang diterbitkan secara berseri sekali dalam Kala terbit setahun. Seringkali buku Tahunan berisikan atau membahas Informasi mengenai kejadian dalam satu tahun, yang termasuk Buku tahunan ditemukan pada judul terbitan seperti berikut: Annual,Yearbokk, kalender dan sebagainya.

5. Seni Monograf

Seri Monograf sebagai terbitan monograf yang dipublikasikan secara berseri dan diberi judul seri Setiap nomor yang berisi Bibliografi Iengkap seseorang yang diterbitkan oleh universitas atau Organisasi profesi dan lainnya. Contohnya sebuah karya tulis ilmiah hasil penelitian yang luas dan detail pada sebuah topik atau subjek dengan tingkat pembahasan yang mendalam dan/atau mengaitkan dengan berbagai pendekatan keilmuan

6. Prosiding

Proseding merupakan publikasi sebuah catatan Pertemuan dari suatu organisasi profesi atau masyarakat Ilmiah dalam suatu institusi yang dilengkapi dengan makalah - makalah atau abstrak Makalah, laporan yang dipresentasikan pada pertemuan.

 

7. Transaction Dan Memoar

 Jenis terbitan berseri ini tidak jauh berbeda dengan Preseding yang memuat makalah yang sudah dipresentasikan Pada pertemuan-pertemuan, sedangkan transaction ini tidak memuat Laporan hanya makalah  yang Sudah dipresentasikan. Sedangkan Memoar adalah sekumpulan laporan Penelitian atau Percobaan disertai yang diterbitkan oleh suatu perkumpulan Masyarakat ilmiah atau himpunan Profesi, khususnya dalam bentuk catatan proseding atau transaction Bentuk dari terbitan seri yang telah diuraikan diatas bisa tercetak dan Online database. Semua terbitan Berkala itu dibedakan atas dasar materi yang dimuat. Kesamaan yang ada dalam semua terbitan berseri tersebut, bahwa materi yang dimuat dalam setiap terbitan berupa tulisan-tulisan dari banyak orang, materinya Bisa saling berhubungan topiknya, Tetapi bisa Juga tidak Saling Berhubungan, artinya berdiri sendiri tergantung Dari Ketentuan Para Pengelolanya.

 

C.Sistem Penyimpanan Koleksi Terbitan Berseri

Terbitan berseri merupakan diterbit secara berkala Beberapa berisi informasi ilmiah dan berita lainnya dari berbagai bidang Seri dibagi menjadi beberapa waktu yang terbatas seperti majalah, jurnal, surat kabar dan sebagainya. Terbitan Berseri termasuk dalam jenis publikasi berkelanjutan. Koleksi jurnal harus dirakit Sehingga dapat diambil kembali pada saat dibutuhkan. Persiapan Seri yang diterbitkan sendiri, demikian pada kebijakan perpustakaan. Bergantung pada sistem publikasi, karakteristik publikasi berseri berbeda Untuk buku yang judul serinya terdiri dari beberapa bagian dan Kerumunan Oleh karena itu, ada perbedaan antara koleksi memori Publikasi serial dengan buku. Sistem penyimpanan koleksi menurut Suwarno Wiji, ( 2010.) terbagi menjadi 2 bagian yaitu :

A. Kebijakan Pergerakan, digunakan untuk menetapkan suatu kebijakan pergerakan terbitan berseri serta Pendekatan secara keseluruhan untuk mengatur semua koleksi terbitan berseri.

B.  What Goes Where, Kebijakan ini berkaitan erat dengan dimana terbitan berseri tersebut ditempatkan. Dengan beragamnya terbitan berseri baik dilihat dari jenis, format, maupun karakteristiknya sangat beragam. Kebijakan ini harus memperhatikan seperti ukuran,batasan Fisik serta kebutuhan dari kelompok pemakai koleksi.

D.Langkah-Langkah Dalam Penyimpanan Koleksi Terbitan Berseri

Menurut Yuyu Yulia, (2011) Menyebutkan bahwa Langkah-langkah dalam  penyimpanan koleksi terbitan berseri adalah, setelah bagian layanan  Terbitan berseri menerima dan memeriksa terbitan berseri yang telah diolah, Langkah selanjutnya adalah sebagai berikut meliputi 2 Bagian yaitu:

a. Display Terbitan Berseri

Display artinya dokumen yang baru datang. Jadi sebelum masuk ke rak Koleksi terbitan berseri tersebut akan dipamerkan terlebih dahulu di rak diplay. Cara melakukan pergerakan di rak display disusun berdasarkan tiga macam Pendekatan

1.Disusun berdasarkan nomor klasifikasi, LCC, UDC, atau DDC

2.Disusun berdasarkan subjek verbal.

3.Disusun berdasarkan alfabetis judul.

b. Penyimpanan Terbitan Berseri

Setelah terbitan berseri lengkap volumenya dalam satu tahun, kegiatan Adalah penyimpanan terbitan berseri di rak koleksi, dan sebelum di simpan pada Rak koleksi kemudian terbitan tersebut dijilid terlebih dahulu. Seperti yang Sudah dijelaskan pada poin sebelumnya penyusunan koleksi terbitan berseri Pada rak koleksi berdasarkan tiga cara. Rahmadalena dan Malta Nelisa,(2013).  Untuk surat kabar biasanya menggunakan penjepit (stick) di mana setiap Hari surat kabar tersebut diganti dengan yang baru karena terbitan harian. Surat Kabar lama akan disimpan di rak dengan cara dilipat berdasarkan judul surat Kabar tersebut. Terbitan berseri paling baik disimpan dalam kotak pamphlet atau Kotak majalah. Agar koleksi terbitan berseri bisa dimanfaatkan secara optimal, Maka pengelolaan dilakukan secara teratur. Sangat penting untuk memastikan Masing-masing dokumen diletakkan pada tempatnya masing-masing.

KESIMPULAN

Terbitan berseri merupakan publikasi yang terbit berdasarkan waktu tertentu memuat informasi keilmuan maupun berita lain dalam berbagai bidang. Terbitan berseri terbagi atas beberapa terbitan yang terbit secara berturut-turut untuk masa yang terbatas.Majalah, jurnal, tabloid, surat kabar dan sebagainya termasuk ke dalam jenis terbitan berseri.

    Penyusunan terbitan berseri sendiri tergantung pada kebijakan Perpustakaan masing-masing. Sesuai dengan sistem penerbitannya, karakteristik Terbitan berseri berbeda dengan buku dimana satu judul terbitan berseri terdiri dari beberapa volume dan nomor. Dengan demikian terdapat perbedaan antara Penyimpanan koleksi terbitan berseri dengan buku. Pengelolaan koleksi terbitan berseri merupakan kegiatan berkelanjutan. Hal ini berkaitan dengan karakteristik terbitan berseri yang terbit secara berkala.

DAFTAR PUSTAKA

Kenretno. 2010. Pengelolaan Terbitan Berseri di Perpustakaan Sebagai Sumber Informasi Primer Pendukung Kegiatan Keilmiahan, (online), (http://kenretno.publikasi  com/2010/03/pengelolaan-terbitan-berseridi.html, diakses 29 mei 2013) 

Lasa, Hs. 1994. Pengelolaan Terbitan Berkala. Yogyakarta: Kanisius. 

Noerhayati, S. 1988. Pengelolaan Perpustakaan. Jilid II. Bandung: Alumni. 

Syahyuman. 2012. Manajemen Koleksi Perpustakaan. Padang: Sukabina Press. 

Suwarno, Wiji. 2010. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan: Sebuah Pendekatan Praktis. 

Yogyakarta: Ar-Ruzz. 

Wahyudiati. 2008. Pengelolaan Terbitan Berseri di Perpustakaan, (Online), (http://batikyogya.wordpress.com/2008/08/13/pengelolaan-terbitanberseri-di-perpustakaan/, diakses 28 Mei 2013). 

Rahmadalena dan Malta Nelisa, „Sistem Pengelolaan Terbitan Berseri di UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta Bukit tinggi‟ dalam jurnal ilmu Informasi perpustakaan dan kearsipan, Vol. 2, No. 1, September 2013, Seri G 

Rahmah, Elva & Testiani Makmur, 2015, Kebijakan Sumber Informasi Perpustakaan; Teori Dan Aplikasi, Yogyakarta: Graha Ilmu. 

Sholihin, “Modul Penyimpanan Dan Pemeliharaan Koleksi Terbitan Berseri”, https://sholihin.staff.uns.ac.id.diakses 15 Februari 2020 

Winarti, Intan, Dkk, 2019, “Pengelolaan Terbitan Berseri Di Perpustakaan Museum Balaputradewa”, Dalam Jurnal Iqra, V. 13 No.01, Mei. 

Yulia, Yuyu& Janti G. Sudjana, 2011, Pengelolaan Terbitan Berseri,Jakarta: Universitas Terbuka.