Urgensi Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam Pelayanan Publik pada Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang

Pendahuluan

Dalam suatu organisasi, baik swasta atau pemerintah, perlu dibentuk suatu komitmen bersama agar organisasi tersebut menjadi maju dan berkembang. Satu hal yang sangat penting dalam organisasi adalah adanya pedoman dan petunjuk yang terstruktur dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya masing-masing. Tidak terkecuali dalam lingkungan pemerintah, pedoman dan petunjuk terstruktur merupakan aspek penting dalam rangka mewujudkan birokrasi yang memiliki kriteria efektif, efisien dan ekonomis.

Kebijakan Reformasi Birokrasi yang ada di Indonesia bertujuan untuk dapat membangun profil pegawai dan perilaku pegawai negara yang memiliki produktivitas, integritas, dan bertanggungjawab serta kemampuan dalam memberikan pelayanan prima melalui perubahan pola pikir serta budaya kerja yang ada dalam sistem manajemen pemerintahan. Secara singkat Reformasi birokrasi diartikan sebagai upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintah dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintah yang baik (good governance). Pada instansi pemerintah, baik di pusat maupun daerah, Reformasi Birokrasi mencakup 8 (delapan) area perubahan utama, yang meliputi: (a). organisasi, (b). tata laksana, (c). peraturan perundang-undangan, (d). sumber daya manusia pegawai, (e). pengawasan, (f). akuntabilitas, (g). pelayanan publik, dan (h). pola pikir dan budaya kerja pegawai. Tujuan dari reformasi birokrasi adalah terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik dengan aparatur berintegritas tinggi, produktif, dan melayani secara prima dalam rangka meningkatkan kepercayaan publik.[1]

 

 

Standar Operasional Prosedur (SOP) pada Reformasi Birokrasi

 

          Reformasi birokrasi merupakan salah satu upaya pemerintah untuk mencapai good governance dan melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-aspek kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan dan sumber daya manusia aparatur. Melalui reformasi birokrasi, dilakukan penataan terhadap sistem penyelenggaraan pemerintah yang efektif dan efisien. Reformasi birokrasi menjadi tulang punggung dalam perubahan kehidupan berbangsa dan bernegara.

 

          Salah satu perubahan utama dalam Reformasi Birokrasi adalah tata laksana, dimana perubahan ketatalaksanaan pada hakekatnya diarahkan untuk melakukan penataan tata laksana instansi pemerintah yang efektif dan efisien. Upaya penataan tata laksana antara lain diwujudkan dalam bentuk penyusunan dan implementasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan dalam pelaksanaan tugas serta fungsi sebagai pegawai pemerintah. SOP menurut pandangan Tambunan (2008:79) adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan, bahwa semua keputusan dan tindakan serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang di dalam organisasi berjalan secara efektif, konsisten, standard dan sistematis. Penyusunan dan implementasi SOP merupakan kegiatan yang memerlukan partisipasi secara penuh dari semua unsur pegawai yang ada di dalam institusi pemerintah. Tuntutan partisipasi penuh dari semua unsur institusi ini dilandasi alasan bahwa hanya pegawai yang paling tahu kondisi yang ada di tempat kerja mereka dan yang terkena dampak secara langsung dari perubahan tersebut.[2]

 

 

Fungsi SOP menurut Undang-Undang

 

          Berdasarkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan) tahun 2008, tertulis pada Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008 secara rinci dijelaskan fungsi dan manfaat SOP yaitu :

1. Sebagai standarisasi atau ukuran cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri serta tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
3. Meningkatkan akuntabilitas dengan cara mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
4. Menciptakan ukuran dan standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
5. Menciptakan program-program training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
6. Menunjukkan bukti kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
7. Menyediakan acuan serta pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
8. Menghindari terjadinya tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan serta menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Dengan adanya Standar Operasional Prosedur, penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari atau sekalipun terjadi penyimpangan di lingkungan pemerintahan, hal tersebut dapat ditemukan penyebabnya dan bisa diselesaikan dengan cara yang tepat. Apabila semua kegiatan sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam Standar Operasional Prosedur, maka secara bertahap kualitas pelayanan publik akan lebih profesional, cepat dan mudah.

Urgensi SOP pada Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang

          Keberadaan SOP pada Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang merupakan wujud dari pelaksanaan reformasi birokrasi yang dicanangkan oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham). Terdapat tiga jenis SOP yaitu SOP Kantor Imigrasi, SOP Pusat Dirjen Imigrasi, dan SOP Inovasi Kantor Imigrasi. Masing-masing SOP memiliki turunan dan variasi sesuai dengan tugas pokok fungsi (tupoksi) pekerjaan pada masing-masing bidang atau seksi.

          Pada pelaksanannya, SOP Kantor Imigrasi dan SOP Inovasi dibuat oleh Kelompok Kerja (Pokja) area Tata Laksana. Pada dasarnya pihak penyusun SOP adalah pimpinan atau atasan dari suatu organisasi pemerintah. Tetapi pada pelaksanaannya pimpinan/atasan organisasi memberikan tugas kepada tim yang ditetapkan dan ditunjuk berdasarkan surat keputusan. Tim penyusunan SOP yang ditunjuk merupakan perwakilan dari setiap unit/sistem yang berada dalam organisasi tersebut. Pokja Tata Laksana bekerja bersama tim yang ditunjuk dalam penyusunan SOP yang memiliki kemampuan/kompetensi sesuai dengan bidang organisasi tersebut. Tim penyusun SOP didampingi atasan/pimpinan tetap memperhatikan berbagai prosedur-prosedur serta tahapan-tahapan dalam penyusunan SOP sampai dihasilkan SOP yang disepakati.

          Setelah tersusun, maka harus dipatuhi beberapa prinsip dalam melaksanakan SOP, yaitu:

• Komitmen, artinya SOP yang dikembangkan harus dilaksanakan dengan komitmen yang penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari tingkatan yang paling rendah dan tertinggi;
• Konsisten, artinya SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan;
• Mengikat, artinya SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan;
• Perbaikan berkelanjutan (Monitoring dan Evaluasi), artinya pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif;
• Seluruh unsur memiliki peran penting, artinya seluruh pegawai melaksanakan peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan pemerintahan; dan
• Terdokumentasi dengan baik, artinya semua prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan, sehingga dapat dijadikan acuan atau referensi bagi pihak-pihak yang memerlukan.

Penutup

          Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan salah satu bagian penting dalam mencapai tujuan organisasi/instansi pemerintahan. Dengan disusunnya SOP yang berkualitas, maka dapat diminimalisir kemungkinan terjadi kesalahan ataupun kekeliruan dalam menjalankan proses atau kegiatan pelayanan publik. Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) pada Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang disusun berdasar pada kondisi riil di lapangan dengan penambahan-penambahan ataupun pengurangan-pengurangan pada beberapa prosedur yang dikarenakan aspek regulasi dan atau kendala pada kondisi yang tidak dapat dihindari. Urgensi SOP pada Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Ketapang sangat dibutuhkan dan diperlukan karena sebagai ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

Daftar Pustaka

 

Tambunan, Rudi. 2008. Standard Operating Procedure (SOP). Jakarta: Maiestas Publishing.

Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2010 Tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan