Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga atau perseorangan. Setiap kegiatan manusia baik secara personal maupun kelembagaan tidak akan pernah lepas dari kegiatan pengelolaan arsip. Dokumen terus diciptakan dan jumlahnya akan terus bertambah. Oleh karena itu kegiatan pengelolaan dokumen atau yang lebih sering kita sebut dengan pengarsipan menjadi hal yang esensial.
Dokumen memiliki nilai dan fungsi yang beragam dan bersifat relative tergantung perusahaan/ pribadi yang memilikinya. Penting atau tidaknya pengelolaan arsip dikembalikan lagi kepada paradigma perusahaan tentang arsip itu sendiri. Bagi masyarakat modern pengelolaan arsip mulai menjadi perhatian dikarenakan mulai berkembangnya konsep mission critical business source dimana arsip tidak lagi sekedar dipandang sebagai rekaman data perusahaan namun dijadikan asset organisasi dalam menjalankan fungsi bisnis nya. Apabila arsip menjadi sedemikian penting bagi suatu lembaga atau perseorangan tentunya akan ada treatment khusus yang diterapkan demi terjaganya “informasi berharga” milik lembaga tersebut.
Arsip sejatinya memiliki fungsi sebagai rekaman informasi dan bukti otentik tentang kegiatan suatu perusahaan. Bukti-bukti tersebut dapat digunakan apabila diperlukan konfirmasi dan otentifikasi tentang kegiatan yang dilakukan dimasa lampau. Arsip juga sangat membantu dalam proses audit kinerja perusahaan dan kegiatan control lainnya. Setelah berkembang konsep mission critical business source arsip mulai dipandang sebagai “guru” yang menyediakan pengalaman dan membantu perencanaan dalam pengambilan keputusan suatu perusahaan. Arsip akan dianalisa sedemikian rupa sehingga data historis suatu perusahaan akan menjadi begitu berharga dalam menentukan perkiraan dan proses pengambilan keputusan. Untuk itu kesadaran setiap perusahaan terhadap pentingnya pengelolaan arsip mulai menjadi sorotan dalam rangka meningkatkan produktifitas mereka.
Rasa memiliki atau sense of belonging menjadi salah satu latar belakang dari pelaksanaan pengelolaan arsip yang professional dan efektif. Abraham Maslow dalam penelitiannya menyatakan bahwa Sense of belonging akan membentuk identitas dan motifasi dalam diri suatu pribadi/lembaga. Apabila arsip telah dianggap sebagai suatu identitas yang memiliki “arti” penting, tentu suatu lembaga akan mengupayakan pengelolaan yang terbaik bagi arsip mereka. Cara pandang perusahaan mengenai arsip serta penghargaan mereka terhadap nilai-nilai berkas informasi yang dimiliki akan memunculkan “kepedulian” terhadap hal-hal yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dan informasi mereka. Kepedulian ini akan mendorong lembaga tersebut memberdayakan suatu usaha yang maksimal demi terjaminnya pengelolaan informasi kearsipan lembaga tersebut.
Usaha yang maksimal dalam pengelolaan arsip pertama sekali kiranya diterapkan pada Sumber Daya Manusia (SDM) yang dimiliki lembaga tersebut. Penanaman konsep nilai guna dan rasa memiliki pada arsip yang dimiliki suatu perusahaan akan membuat lingkungan kerja sadar kearasipan yang bersinergi dalam memanfaatkan informasi dari arsip yang dimiliki. Selanjutnya lembaga tersebut perlu membangun SDM pengelola arsip yang kompenten dan terpercaya. Memberikan pelatihan dan pengawasan secara berkala akan membuat lembaga tersebut memiliki tim pengelola arsip yang sangat efektif dan mampu memaksimalkan proses penyimpanan, pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang dimiliki.
SDM yang baik juga perlu didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai untuk menciptakan pusat arsip yang berkualitas. Perusahaan perlu menyediakan inventaris sarana kearsipan yang berkualitas dimana daya tahan perlengkapan tersebut dapat menghemat biaya peremajaan dan perawatan. Perlu diperhatikan juga masalah system pengarsipan, standarisasi dan “pakem” lainnya dalam penataan pusat arsip dimana harus memenuhi beberapa kriteria yakni: kemudahan dalam akses, keamanan, akurasi dan ekonomis. Di sisi lain pengelolaan arsip dituntut agar tidak menjadi beban bagi suatu perusahaan. Oleh karena itu setiap pengadaan sarana dan prasarana pengarsipan perlu dikaji secara serius dan matang karena menyangkut program jangka panjang suatu lembaga.
Pada akhirnya keseriusan suatu lembaga dalam mengelola arsip-arsip miliki mereka dapat dilihat dari distribusi anggaran lembaga tersebut untuk bidang kearsipan. Suatu lembaga yang memiliki sense of belonging tinggi terhadap arsip dan sadar betul akan nilai guna dokumen-dokumen tersebut tentu akan menyediakan pendanaan yang pantas dan mencukupi bagi pusat arsip mereka. Pendanaan yang mencukupi akan menunjukan loyalitas Suatu lembaga terhadap investasi informasi dan “pengalaman” bagi masa depan lembaga tersebut.
Kendati memiliki fungsi yang sangat penting, pengelolaan arsip yang ideal dan efektif masih susah diwujudkan pada perusahaan di masa kini. Hal ini tak lain disebabkan oleh masih enggannya para pemangku jabatan suatu lembaga untuk menarik diri dari konsep kearsipan traditional yang mengedepankan fungsi bukti dan rekaman semata. Arsip sendiri sering dipersalahkan dan dituduh sebagai sumber masalah pada suatu lembaga. Padahal masalah itu sendiri muncul karena keengganan lembaga tersebut untuk menata dan mengelola nya dengan baik. Suatu hari seorang teman yang bekerja di bidang auditor keuangan mengeluhkan susahnya menarik informasi keuangan dan file pendukung dari client mereka. Walaupun client mereka sudah memiliki pusat arsip yang aktif namun file-file yang disimpan didalamnya tidak tertata dengan baik.
Menurut saya cukup menarik untuk membahas permasalahan yang disampaikan teman saya tersebut. Jauh dari yang kita bayangkan, mungkin pengelolaan arsip yang dilaksanakan lembaga yang menjadi klien teman saya sudah memunuhi standar dan nampaknya berjalan dengan baik. Namun kegiatan pengelolaan kearsipan mereka semata-mata hanya dilakukan untuk memenuhi suatu system yang “mati”. Sistem yang berjalan sebagai sebuah syarat atau kita kenal sebagai tindakan formalitas. Sejatinya lembaga tersebut tidak paham benar tentang kegiatan kearsipan yang mereka kerjakan. Dalam kasus ini mereka melupakan aspek kemudahan akses informasi serta akurasi data yang mereka miliki. Bisa kita lihat bahwa kedua aspek yang diabaikan ini telah menggagalkan fungsi kearsipan yang bahkan masih tergolong fundamental yakni sebagai bukti dan ingatan perusahaan. Dapat dipastikan fungsi turunan lainnya yang sangat membantu perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik pada perusahaan ini.
Melihat contoh diatas, rasa kepemilikan sebuah lembaga akan informasi kearsipan yang mereka miliki akan membangun suatu system pengelolaan arsip yang lebih efisien dan efektif. Arsip menjadi suatu kesatuan yang tak terpisahkan dalam perkembangan suatu lembaga. Keberadaanya menjadi identitas yang bernilai multi dimensional sehingga mendorong pengelolaan yang sepenuh hati dari suatu lembaga. Kiranya setiap lembaga menyadari arti penting dari arsip/rekaman data lembaga mereka masing-masing. Karena dengan demikian mereka telah mampu menemukan manfaat yang sangat besar yang bisa dimanfaatkan oleh lembaga mereka dan hal ini merupakan “harta” yang bernilai bagi perusahaan/lembaga yang ingin terus berkembang menjadi lebih baik
sumber: Makalah penulis dalam mata kuliah manajemen rekod
