Tips Menghubungi Dosen Buat Kamu Si Mahasiswa Baru!

Dunia SMA dan dunia perkuliahan memiliki perbedaan yang sangat banyak. Bahkan tidak sedikit yang kaget ketika memasuki dunia perkuliahan karena berbagai hal yang berbeda daripada saat SMA. Salah satunya dalam hal menghubungi dosen. Berbeda dengan saat SMA, seorang dosen memiliki peraturan yang berbeda-beda dalam hal komunikasi. Hal ini yang biasanya membuat mahasiswa, terutama mahasiswa baru kebingungan dan takut jika harus menghubungi dosennya. Tips ini dibuat berdasarkan pengalaman pribadi sebagai mahasiswa Ilmu Komunikasi yang juga bekerja sebagai asisten dosen dan ketua kelas yang sering menghubungi dosen.

1. Cari informasi

Sebelum menghubungi dosen, carilah dahulu informasi mengenai dosen tersebut. Nomornya, E-mailnya, maupun sifat dan kebiasaan dosen tersebut dalam hal komunikasi. 

2. Hubungi di saat jam dan hari kerja

Walaupun tidak semua dosen keberatan jika dihubungi di luar jam dan hari kerja, akan lebih baik jika kamu tetap menghubungi di saat jam dan hari kerja, karena, bisa saja selepas jam kerja, dosen akan mengurangi aktivitasnya dalam menggunakan handphone atau alat elektronik komunikasi lainnya yang akan berdampak pada late respond. Juga, tidak dianjurkan untuk menghubungi di hari libur, hargai hari libur dosenmu, karena hari libur digunakan untuk istirahat dan lepas dari hal-hal pekerjaan untuk sesaat. Apalagi, jika baru pertama kali menghubungi, maka sebaiknya dilakukan di rentang jam 08.00-17.00, hari Senin-Jumat.

3. Gunakan bahasa yang baku dan sopan

Selalu awali kalimat dengan salam, dilanjutkan dengan memperkenalkan diri, meminta maaf karena menyita waktu, tujuanmu dalam menghubungi, dan terakhir ditutup dengan  terima kasih karena kesediaan untuk membaca dan membalas.

Contoh:

"Selamat pagi/siang/sore, Bapak/Ibu. Perkenalkan saya (nama) mahasiswa jurusan (nama jurusan) angkatan (angkatanmu). Maaf jika mengganggu waktunya, Pak/Bu. Tujuan saya menghubungi Bapak/Ibu adalah (beri alasanmu). Terima kasih banyak atas waktunya, Pak/Bu. 

note: Jika menghubungi melalui aplikasi mengobrol seperti WhatsApp, sertakan dari mana kamu mendapat kontak dosen tersebut.

4. Gunakan foto profil yang jelas

Jika kamu menghubungi dosen melalui WhatsApp, gunakanlah foto profil dengan wajahmu yang terlihat jelas. Foto profil yang jelas akan lebih baik, karena, dosenmu jadi tahu kalau yang menghubungi mereka adalah mahasiswa yang mereka ajar, bukan sembarang orang.

5. Hindari penggunaan emoticon berlebihan

Penggunaan emoticon yang berlebihan akan membuat chat-mu menjadi terlihat tidak serius dan terkesan tidak sopan. Gunakanlah emoticon seperlunya, misalnya, 1 emoticon senyum.

6. Berikan subject yang jelas 

Jika kamu menghubungi dosenmu melalui e-mail, pastikan kamu menulis subject yang jelas dan tegas dengan tujuanmu. Subject yang tidak jelas atau bertele-tele memiliki potensi tidak terlihat atau tidak dibaca oleh dosen, mengingat dosen pun memiliki inbox e-mail yang banyak.

7. Gunakan akun e-mail yang profesional

Jika kamu menghubungi dosen melalui e-mail, pastikan kamu memiliki email yang profesional. E-mail yang profesional dapat dilihat dari username-mu yang menampilkan nama asli dan juga institusi atau peranmu. Biasanya, mahasiswa akan mendapat e-mail pribadi yang diberikan oleh pihak kampus. Jika ada, gunakanlah akun e-mail tersebut jika menghubungi dosen.

8. Check and Re-check

Yang terakhir, sebelum mengirim pesan, check kembali pesanmu, jangan sampai ada typo atau salah penggunaan tanda baca. Typo akan mengurangi nilai profesionalitas dalam berkomunikasi, dan tanda baca yang salah dapat memberikan makna yang salah juga. Kirimkan draft pesanmu kepada orang yang lebih berpengalaman, minta pertolongan mereka untuk membaca dan mengoreksi jika diperlukan.

Demikian tips yang dapat digunakan dalam menghubungi dosen. Semoga tips ini bermanfaat bagi kamu yang masih ragu atau takut untuk menghubungi dosen untuk keperluan akademik. Untuk pembaca yang juga berpengalaman, kolom komentar sangat terbuka untuk saling berbagi tips dan pengalaman. Semoga bermanfaat!