Dear Team HR "Hari ini Pembayaran Gaji, Siapkan Staminamu Besok"

 

3. Karyawan tidak bisa mengakses parameter penggajian

5-1-583aba8ced927346071e612b.jpg

Sebagai HR, seringkali medapatkan pertanyaan dari karyawan seperti “saya bulan ini telat berapa kali?”, “saya bulan ini izin berapa kali”, “saya bulan ini …(diisi dengan kasus yang anda hadapi)”. Ketika anda mejawab sesuai dengan catatan yang dimiliki, timbul keraguan dari karyawan tersebut dan sial-sial andalah yang dituduh melakukan kesalahan pencatatan.

Hal ini bisa dicegah dengan menampilkan informasi yang berhubungan dengan besarnya tunjangan atau potongan pada slip gaji. Semakin kompleks komponen gaji yang berlaku, maka semakin banyak data yang harus

diinformasikan pada slip gaji. Beberapa contoh informasi tambahan yang dapat dimunculkan pada slip gaji antara lain jumlah lembur, frekuensi keterlambatan, jumlah kehadiran, ijin, cuti, dan sakit.

Contoh Slip Gaji:

6-1-583abaaa529373b51c5f13e1.png

4. Garbage In Garbage Out (GIGO)

7-1-583abad0757a615e12285bf0.jpg

Ehm.. GIGO….
Yang dimaksud dengan GIGO adalah data hasil olahan tercermin dari data yang diterima. Sama seperti ketika melakukan penggajian, team HR membutuhkan kerjasama ataupun informasi/data dari bagian lain. Ketika data yang diberikan ke team HR kurang ataupun tidak benar, maka hasil perhitungannya pun menjadi tidak benar.

Sebagai contoh:
Disuatu perusahaan yang bergerak dibidang manufacture, kita sebut saja PT. XYZ diterapkan waktu kerja 24 jam 3 shift. Karena kebutuhan produksi yang sulit diprediksi seringkali karyawan masuk tidak sesuai pola kerja mereka, sehingga hal ini sangat menyulitkan team HR untuk mengontrolnya.

Masalah ini bisa diatasi jika bagian produksi menginformasikan perubahan shift tersebut ke team HR, karena dari bagian produksi pasti sudah menyusun perencanaan kerja minimal 1 hari sebelumnya. Percenanaan ini biasa dilakukan agar mesin dapat beroperasi secara optimal tanpa ada kekurangan operator.

Namun sering kali bagian produksi telat ataupun tidak memberikan data perubahaan shift ke bagian HRD. Solusi untuk masalah ini adalah melakukan konsolidasi dengan bagian-bagian terkait agar data aktual shift dapat di berikan paling tidak H+2 setelah terjadi. Karena data yang diberikan ke team HRD adalah data actual, maka seharusnya data ini sudah terjadi dan langsung dapat diolah untuk menghasilkan data yang benar.

Selain solusi-solusi diatas, penggunaan Software Payroll dapat meningkatkan akurasi dan produktifitas team HR, sehingga team HR dapat lebih fokus kepada karyawan dan strategi HR dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan menggunakan Employee Self Service (ESS), karyawan bisa melihat dan mengatur sendiri informasi yang mereka butuhkan.