Belajar dari Pengalaman Tiongkok Soal Work from Home

Kemarin kawan saya seorang CEO sebuah perusahaan asuransi mengirim sebuah file pdf berisi artikel panjang dan menarik.

Judulnya, "A blueprint for remote working: Lessons from China" ditulis secara tim oleh Raphael Bick, Michael Chang, Kevin Wei Wang & Tianwen Yu. 

Mereka semua adalah partner di McKinsey & Company, dan artikelnya diterbitkan juga di tahun 2020 ini oleh jurnal reguler perusahaan konsultan bisnis kelas dunia itu.

Saya pikir menarik juga isi artikel tersebut, dan tentu relevan dalam kondisi kita saat ini. Rasanya bakal banyak gunanya juga jika ringkasan dan saduran bebasnya bisa dibagikan untuk teman-teman di Indonesia yang sedang mulai melaksanakan WfH.

Kita tahu Tiongkok adalah negeri yang mula-mula diserang virus Corona dan mereka juga yang pertama-tama menang perang melawan viralnya Covid19.

Masyarakat Tiongkok, khususnya di wilayah Wuhan, bersama pemerintahnya kompak dan disiplin dalam menangani musuh bersama ini. Warga disiplin dalam isolasi di rumah masing-masing.

Sehingga akhirnya mereka sudah bisa mendeklarasikan kemenangannya. Bahkan sekarang Tiongkok bergerak ikut menolong negara-negara lain. Atas nama kemanusiaan, internasionalisme. Bravo Tiongkok!

Jika WfH dilaksanakan dengan benar katanya bakal mendorong produktivitas dan moral kerja. Namun hati-hati, jika dikerjakan serampangan malah bisa mengakibatkan inefisiensi, rusaknya relasi kerja, sampai rontoknya motivasi karyawan.

Mereka bilang di Tiongkok akibat gencarnya promosi pola kerja dari rumah oleh pemerintah akibat pandemi Covid19 ini, telah merubah sistem kerja dari pola 996 ke pola kerja 007.

Artinya dari kerja dari jam 9 pagi sampai jam 9 malam selama 6 hari seminggu. Menjadi kerja setiap waktu (00) tanpa batasan selama 7 hari seminggu non-stop.

Ada 8 poin yang ditelisik oleh para penulis artikel tersebut. Ini berdasarkan pengalaman dan observasi langsung mereka disana: 1) Designing an effective structure, 2) Leading from afar, 3) Instilling a caring culture, 4) Finding a new routine, 5) Supercharging ways of communicating, 6) Harnessing the power of technology, 7) Taking security seriously, dan 8) Adopting a 'test and learn' mentality.

Kita tinjau satu persatu.

Pertama, 'designing an effective structure'. Atau merancang sebuah struktur yang efektif. Intinya, membentuk tim-tim kecil lintas fungsi dengan sasaran-sasaran yang jelas.

Tujuan bersama yang clear akan mengikat setiap orang di masing-masing tim kecil tadi untuk selalu selaras dengan arah strategis yang diinginkan.

Kedua, 'leading from afar'. Memimpin dari jarak jauh. Peran komunikasi yang intensif sangat penting. Dan menentukan bagaimana cara berkomunikasi sama pentingnya dengan pesan apa yang ingin dikatakan.

Semua sistem komunikasi mesti dijalankan dengan konsisten, penuh percaya diri (tegas cerdas lugas) dan bisa diandalkan.

Ketiga, 'instilling a caring culture'. Menanamkan budaya peduli. Bangun relasi pribadi yang intens, dan terus dengan gigih berupaya untuk berempati, tumbuhkan budaya peduli dengan tim. Ini amat sangat penting saat kita bekerja-sama dalam jarak jauh.

Keempat, 'finding a new routine'. Mencari rutinitas yang baru. Sangat penting untuk menetapkan norma kerja yang kuat, tegas. Garis komando yang jelas untuk menunjukkan otoritas jadi kritikal. Kalau sudah terbiasa akan banyak menghemat energi, waktu dan tentu biaya.

Kelima, 'supercharging ways of communicating'. Perkuat dengan sungguh cara-cara berkomunikasi. Memilih kanal komunikasi juga penting diperhatikan supaya efektif.

Jangan sampai komunikasi yang dimaksudkan intensif tadi malah sering menginterupsi alur kerja tim. Akibatnya bisa menurunkan produktivitas karyawan yang bekerjanya dari rumah masing-masing.

Keenam, 'harnessing the power of technology'. Manfaatkan secara optimal kekuatan dari teknologi. Kuasai dasar-dasarnya dari teknologi apa yang mau digunakan. Tak ayal lagi pemanfaatan teknologi sangat vital dalam sistem kerja jarak jauh.

Ketujuh, 'taking security seriously'. Perlakukan soal keamanan dengan serius. Aturan-aturan, regulasi atau syarat-syarat yang dimaksudkan untuk sekuritas dalam proses maupun hasil kerja sebisa mungkin dibuat mudah (user friendly) namun tetap aman. Aman dari sisi hukum maupun kejahatan teknologi.

Kedelapan, 'adopting test dan learn mentality'. Mengadopsi mentalitas coba dan belajar. Jangan takut untuk mencoba, terjun (lakukan), dan koreksi segala kekurangannya sambil jalan. Jangan buang-buang waktu.

Beberapa contoh, dalam aspek komunikasi dan teknologi yang dimanfaatkan dalam pola kerja jarak jauh:

Soal komunikasi. Dalam sistem kerja jarak jauh tentu kanal (channel) komunikasi adalah aspek yang sangat krusial. Misalnya:

Call/Video Call, cocok untuk: saling update secara pribadi dan untuk membangun relasi pribadi. Juga untu mendiskusikan topik-topik yang sensitif atau pelik.

Video conference, cocok untuk: Problem solving dan co-creation menggunakan shared-screen atau e-whiteboard. Weekly planning dan review sessions. Rapat-rapat untuk pengambilan keputusan, workshops dan trainings, diskusi kelompok atau evaluasi tim.

Chat, cocok untuk: proses komunikasi kelompok tertentu (tematik), bertanya/menjawab hal-hal yang mendesak, meng-update tim dengan segera, atau juga untuk sosialisasi dalam sebuah tim.

Video captures & voice notes, cocok untuk: showcasing dan menjelaskan cara kerja. Atau saat manager mau memberi petunjuk kepada tim jika waktunya singkat atau terbatas.  Juga sebagai pengingat pasca rapat jika ada hal-hal kelupaan untuk dibicarakan.

Email, cocok untuk: Meng-updates situasi kepada kelompok-kelompok yang lebih besar. Atau untuk korespondensi yang lebih formal, baik kedalam maupun keluar organisasi perusahaan.

Sedangkan untuk aspek technology, pergunakan alat-alat digital seefektif mungkin. Beberapa contoh teknologi digital yang bisa dipakai dalam sistem kerja jarak jauh, misalnya:

Teknologi content creation, cocok untuk: joint document creation, live co-editing, joint white-boarding, central knowledge space. Tools yang bisa dipakai misalnya: Office 365, Google Docs (G Suite), Confluence, Miro.

Teknologi video conferencing, cocok untuk: Problem solving dan co-creation menggunakan shared-screen atau whiteboard. Weekly planning dan review sessions. 

Juga untuk rapat-rapat pengambilan keputusan, atau workshops dan trainings. Contoh tools yang bisa dipakai misalnya: Zoom, Tencent Conference, Ding Talk, Webex, Microsoft Teams.

Teknologi document-sharing, cocok untuk: Sharing files atau dokumen, structured repository of information, version control management, dan akses ke seluruh orgnanisasi. Tools yang bisa digunakan misalnya: Box, Sharepoint, Dropbox Business, Baidu Cloud Disk, Google Drive.

Teknologi channel-based communication, cocok untuk: Process syndication, bertanya dan menjawab hal-hal yang urgen, meng-update secara real-time, sosialisasi tim, stream-based repository of knowledge. Beberapa tools yang bisa dipakai: Ding Talk, WeChat Business, Slack, Microsoft Teams, Basecamp, Hipchat, Google Hangouts.

Teknologi Task management, cocok untuk: menelusuri dan sekaligus untuk memberi tugas-tugas. Backlog prioritization, manajemen kinerja (performance management), project management, menyusun checklists, status sumber tunggal. Tools yang bisa dipakai misalnya: Trello, Jira, Asana, Smartsheet, Microsoft Planner, Basecamp.

Pola bekerja dari rumah sebetulnya sudah pernah diprediksi dulu oleh beberapa futurolog. Namun tak ada yang menduga jika percepatan implementasinya bakal dipicu oleh wabah virus Corona seperti sekarang.

Tiongkok sudah membuktikan bisa dan mereka sudah mulai lebih dulu. Mereka juga dipaksa oleh keadaan yang sama seperti yang sedang kita alami. Sama-sama melaksanakan WfH lantaran orang-orangnya terisolasi di rumah masing-masing.

Mari belajar, tuntutlah ilmu sampai ke Tiongkok, kali ini soal WfH (Work from Home).

Bagaimana pun pola WfH bukan lagi ide di depan sana. Kita sudah mulai menjalaninya, siap atau tidak siap, suka atau tidak suka. Kita sekarang dipaksa oleh keadaan untuk menyesuaikan diri. Cara kerja baru dengan mentalitas baru. Mesti mau berubah.

Change or die, begitu kata peringatan yang sudah sering kita dengar.

25/03/2020.

*Andre Vincent Wenas*, Sekjen *Kawal Indonesia* - Komunitas Anak Bangsa

Foto: Andre Vincent Wenas