Dalam kehidupan ini kita pasti selalu menjumpai sebuah organisasi. Mulai dari awal kita mengenyam pendidikan kita pun sudah masuk dalam sebuah organisasi yaitu organisasi pendidikan. Kemudian saat kita lulus kuliah dan bekerja kita pun juga masuk dalam sebuah organisasi. Perusahaan baik milik swasta maupun pemerintah (negeri) ialah sebuah organisasi. Hal tersebut wajar sebab kita ialah makhluk sosial yang berarti kita memerlukan orang lain dan punya kecenderungan berkumpul dengan orang yang lainnya. Namun organisasi lebih dari hanya sekedar berkumpul.
Organisasi merupakan kelompok sosial yang mempunyai tujuan yang hendak dicapai secara bersama, terdapat anggota, dan struktur. Untuk memahami mengani organisasi maka perlu kita tinjau dari definisi organisasi. Menurut Etzioni yang dikutip oleh Sagala dalam bukunya yang berjudul “Memahami Organisasi Pendidikan” (2016 : 19) mengatakan bahwa;
“Organisasi adalah sebagai suatu kesatuan sosial atau pengelompokan manusia yang dibentuk secara sengaja dan adanya ikatan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan unit sosial atau pengelompokan manusia yang sengaja dibentuk dan dibentuk kembali (desain) dengan penuh pertimbangan dalam rangka mencapai tujuan-tujuan tertentu.”
Selanjutnya menurut Bernard dalam buku yang sama mengatakan bahwa organisasi sebagai kumpulan suatu sistem kerja sama yang terkoordinasi secara sadar dilakukan oleh dua orang atau lebih, bisa juga sebagai suatu sistem yang berdiri sendiri dari berbagai kegiatan yang saling berhubungan. Selain itu menurut Rogers dalam bukunya yang berjudul “Diffusion Of Innovations” (1983 : 348) mengatakan bahwa “An Organization is a stable system of individuals who work together to achieve common goals through a hierarchy of ranks and a division of labor” atau yang dapat diterjemahkan demikian "Suatu Organisasi adalah sistem individu yang stabil yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama melalui hierarki pangkat dan pembagian kerja".
Pengertian menurut Rogers tersebut menandakan bahwa dalam organisasi terdapat hierarki yang merupakan pangkat seperti misalnya anggota senior atau anggota yang berkeahlian tinggi. Dari pengertian-pengertian organisasi di atas dapat diketahui poin-poin utama dalam pengertian organisasi yaitu kumpulan manusia, bekerja sama, pembagian tugas, dan memiliki tujuan. Maka dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah kumpulan orang yang tergabung menjadi satu kesatuan yang stabil, mempunyai pembagian tugas untuk menyelesaikan perkerjaan untuk mencapai tujuan bersama.
Oleh karena setiap anggota organisasi harus bekerja secara bersama dalam suatu sistem maka diperlukan keberlanjutan kerja agar tujuan organisasi tercapai atau terpelihara. Dengan demikian masing-masing anggota harus memelihara budaya berpikir dan kerangka kerja yang telah ada dalam organisasi agar mencapai tujuan bersama.
Untuk lebih mudah memahami mengenai organisasi mari analogikan organisasi sepeti tubuh manusia meskipun juga ada perbedaan mendasar. Seperti layaknya tubuh manusia dimana setiap organ tubuh (anggap saja divisi) memiliki tugas masing-masing namun dengan tujuan untuk menunjang kehidupan organisme manusia. Setiap organ tubuh haruslah terus melanjutkan pekerjaannya agar manusia tetap hidup.
Dalam setiap organ pula terdapat sel-sel (anggota dari divisi) penyusun organ yang membuat organ tubuh dapat bekerja. Dan Ketika ada sel dalam organ yang rusak maka akan dilakukan regenerasi dengan penumbuhan sel yang baru dengan kemampuan yang sama seperti sel yang sudah rusak. Tubuh dapat meregenerasi sel dengan alami.
Begitu pun juga organisasi yang harus menggantikan anggota yang pensiun, sakit, dan bahkan meninggal agar kinerja organisasi tidak terhambat. Tetapi berbeda dengan tubuh yang dapat secara alami menumbuhkan sel, organisasi tidak dapat dengan mudah menggantikan anggotanya. Sebab dalam organisasi terdapat budaya, alur kerja, peraturan, dan pengetahuan-pengetahuan yang perlu diteruskan.
Dalam berorganisasi pasti anda sering melihat baik rekan atau senior anda sangat ahli dalam melakukan pekerjaannya. Bahkan karena terlalu ahli ia tidak membutuhkan lagi panduan kerja ataupun berpikir lama dalam melakukan pekerjaannya. Pernahkah anda berpikir “apa ya yang akan terjadi jika ia pensiun atau keluar dari organisasi saya, siapakah yang akan menggantikannya dengan keahlian yang sama dan kinerja yang sama?” Kondisi yang demikianlah yang harus menjadi perhatian khusus sebuah organisasi.
Dalam organisasi kerap sekali terdapat orang yang ahli dalam bekerja dan seperti sangat diandalkan. Namun sayangnya keahliannya tersebut tidaklah mudah untuk diteruskan generasi berikutnya. Akhirnya ketika orang tersebut pergi dari organisasi tersebut maka berkuranglah kinerja salah satu bagian organisasi dimana orang tersebut bekerja. Sebab orang yang ahli tersebut tidaklah bekerja secara rata-rata melainkan melebihi kinerja kawan-kawannya. Orang tersebut biasa disebut dengan istilah “master performer”.
Keahlian yang ada dalam sang master performer tersebut tidak hanya didapat dari pembelajaran seperti pelatihan melainkan hasil dari pengalaman selama bertahun-tahun yang akhirnya membentuk pengetahuan yang kompleks di dalam otaknya. Pengetahuan yang demikian dapat disebut “tacit knowledge” atau pengetahuan yang tersembunyi. Pengetahuan seperti ini jika hanya dibiarkan terpendam dalam pikirian sang master performer maka akan sangat merugikan organisasi.
Coba anda bayangkan betapa sulitnya bagi organisasi untuk mencari kembali pengganti master performer yang sudah sangat menguntungkan organisasi dan memiliki segudang pengetahuan yang sangat membantu kinerja organisasi. Butuh waktu yang lama untuk dapat membentuk diri seorang anggota organisasi untuk menjadi seorang master performer.
Pandangan ini pertama kali dicetuskan oleh Ikujiro Nonaka dan Hirotaka Takeuchi yang telah mengamati bahwa akan sangat berbahaya bagi sebuah organisasi (perusahaan) jika tidak mampu mengelola pengetahuan yang tersembunyi itu. Oleh karena itu tacit knowledge tadi harus dikelola dengan baik sehingga menjadi explicit knowledge yaitu pengetahuan yang nyata dan dapat dipelajari orang lain.
Proses mengelola tacit knowledge sehingga menjadi explicit knowledge inilah yang dikenal dengan “Knowledge Management” atau Manajemen Pengetahuan. Jadi melalui manajemen pengetahuan sebuah pengetahuan yang dimiliki oleh seorang master performer diserap dan didokumentasikan sehingga dapat ditransfer ke seluruh anggota organisasi.
Dengan demikian melalui manajemen pengetahuan sebuah organisasi akan mampu meneruskan seluruh pengetahuan anggotanya pada masa mendatang ketika generasi yang baru masuk ke dalam tubuh organisasi. Pada akhirnya organisasi akan terus bertahan dan berkembang. Nonaka dan Takeuchi telah membuat model untuk proses konversi pengetahuan tersembunyi menjadi pengetahuan nyata. Model tersebut bernama SECI yaitu singkatan dari Socialization-Externalization-Combination-Internalization.
Pada proses Socialization (sosialisasi) master performer melakukan pekerjaan bersama-sama (seperti on-the-job training) dengan anggota pemula dengan tujuan agar pengetahuannya dapat disampaikan. Pada kegiatan ini terjadi pengamatan, peniruan, dan latihan yang dilakukan anggota pemula.
Lalu pada tahap Externalization (eksternalisasi) terjadi diskusi mendalam antar anggota organisasi mengenai pengetahuan yang telah master performer bagikan. Pada tahap inilah mulai dibentuknya konsep explicit knowledge dari pengetahuan sang master performer. Kemudian dipilah-pilah juga berbagai informasi yang ada dalam pengetahuan tersebut sehingga mudah dimengerti anggota organisasi yang lainnya.
Kemudian pada tahap Combination (kombinasi) pengetahuan tersembunyi (tacit knowledge) master performer yang sudah dikonversi dalam bentuk explicit knowledge yang mudah dipahami akan ditransfer ke seluruh orang dalam organisasi. Baik dengan cara membuat buku panduan kerja, modul, atau bahkan e-learning. Dan juga bisa ditransfer melalui program pelatihan.
Pada tahap kombinasi inilah diperlukan manajemen sistem informasi yang baik. Sebab pengetahuan master performer sudah dikonversi menjadi informasi-informasi yang mudah dipahami. Organisasi harus mengambil banyak sekali data-data yang dapat menentukan ke dalam bentuk apakah sebaiknya explicit knowledge diwujudkan. Misalnya saja mungkin kebanyakan anggota organisasi enggan membaca buku cetak dan lebih suka memainkan gadget maka sebaiknya organisasi membuatkan sejenis e-book yang berisi explicit knowledge tadi.
Dalam kondisi pandemi yang memaksa banyak orang untuk tetap di rumah maka proses penyebaran pengetahuan di dalam organisasi harus juga dilakukan secara online. Misalnya saja membuat pusat sumber belajar virtual yang dapat diakses oleh anggota organisasi dari rumah mereka masing-masing. Kemudian pada tahap Internalization (internalisasi) ialah proses dimana explicit knowledge tadi mulai terinternalisasi dalam diri anggota organisasi. Proses ini akan semakin cepat terjadi pada anggota organisasi yang turut serta ke dalam proses pengkonversian tacit knowledge seorang master performer menjadi explicit knowledge.
Dengan demikian semakin jelas bahwa manajemen pengetahuan yang disertai dengan manajemen sistem informasi yang baik akan benar-benar bermanfaat bagi organisasi. Sebab pengetahuan seorang master performer merupakan aset yang sangat berharga dan sulit didapatkan oleh organisasi. Master performer mungkin saja menciptakan pengetahuan dalam dirinya dari proses belajar yang berkelanjutkan tapi juga bisa saja itu ialah bakat yang ada dalam dirinya. Akhirnya kita menjadi paham bahwa pengetahuan merupakan hal yang sangat berharga bagi organisasi dan harus dilestarikan untuk keberlangsungan organisasi tersebut.
Saya Andreas Hariyo Pamungkas Songo, seorang mahasiswa S1 di prodi Teknologi Pendidikan Universitas Negeri Jakarta, dengan nomor induk mahasiswa 1101618057. Saya menulis artikel ini untuk memenuhi tugas ujian tengah semester dari mata kuliah Manajemen Sistem Informasi. Terima kasih telah membaca artikel yang saya buat ini.
