Ketika ASN Tugas Belajar ke Luar Negeri

Hai Sahabat Kompasiana,

Jika kamu adalah ASN di lingkungan Departemen atau LPNK yang mendapatkan kesempatan melanjutkan studi ke jenjang pendidikan lebih tinggi  ke luar negeri dengan skema beasiswa baik dari dalam negeri  misalnya LPDP, Riset-Pro, Kominfo dll.  atau luar negeri  misalnya DAAD, University Grant, Erasmus, MEXT dll. informasi berikut layak untuk disimak.

Berikut penjelasan singkat perihal tiga dokumen penting yang harus dipersiapkan oleh ASN sebelum keberangkatan dan menjalani tugas belajar ke luar negeri khususnya di Badan Riset dan Inovasi Nasional (BRIN) yang menaungi SDM Riset nasional. Penugasan belajar keluar negeri, program post doktoral dan visiting riset keluar negeri adalah bagian penting dari kegiatan pengembangan SDM Riset untuk meningkatkan kompetensi dan networking riset.

1. SP Setneg

Pengajuan Tugas Belajar Baru / Postdoctoral Baru

•  Surat Pengantar dari Satuan Kerja, tembusan ke Pejabat Es. I/setara di lingkungan masing-masing
• LoA (Letter of Acceptance) / Surat dari Universitas (Note: cantumkan periode tanggal Tubel/ Postdoc)
• Surat Keterangan Pembiayaan / Beasiswa (Note: cantumkan periode tanggal Tubel /Postdoc)
• RAB jika pembiayaan dari Pemerintah (menggunakan dana DIPA) dan/atau pembiayaan dari LPDP
• Surat Perjanjian (tanda tangan diatas materai dan diketahui/ttd oleh Pejabat Es. 2/setara)
• Daftar Riwayat Hidup
• Copy KTP

Perpanjangan Tugas Belajar Baru / Postdoctoral Baru

• Surat Pengantar dari Biro Organisasi dan SDM
• Rekomendasi Univ./ Profesor Terbaru (Note: cantumkan periode tanggal Perpanjangan Tubel / Postdoc)
• Surat Keterangan Pembiayaan / Beasiswa Terbaru (Note: cantumkan periode tanggal Tubel / Postdoc)
• RAB jika pembiayaan dari Pemerintah (menggunakan dana DIPA) dan/atau pembiayaan dari LPDP
• Surat Perjanjian Terbaru (tanda tangan diatas materai dan diketahui/ttd oleh Pejabat Es. 2/setara)
• Surat Pernyataan Biaya Sendiri (jika bukan Beasiswa)
• Laporan Kemajuan Belajar
• Daftar Riwayat Hidup
• Copy KTP
• Surat Keterangan Keterlambatan, tanda tangan diatas materai, dan diketahui/ttd Kepala Biro Organisasi dan SDM (jika pada saat pengajuan, periode yang tertera SP Setneg sebelumnya sudah berakhir)

2. SK Penugasan Belajar dari Kepala Institusi LPNK/ Departemen

• Surat Perjanjian Penugasan Belajar PNS.
• Surat Pernyataan Kesesuaian Bidang Ilmu dan Re-Entry Planning.
• Surat Bukti Penerimaan di PT (Letter of Acceptance/Invitatiot Letter).
• Surat Persetujuan Penugasan Luar Negeri dari Sekretariat Negara.
• Surat Sumber Pembiayaan dari Sponsor (Sponshorship Letter/Guarantee Letter/Financial Guarantee Statement).
• Salinan SK Kenaikan Pangkat Terakhir.
• Salinan SK Kenaikan Jabatan Terakhir.

3. Paspor Dinas dan Exit Permit

• Surat Pengantar dari Satuan Kerja, tembusan ke Pejabat Es. I/setara di lingkungan masing-masing
• SP Setneg
• Foto Copy KTP Legalisir Satker
• Foto Copy Ijazah Legalisir Satker
• Foto Copy Karpeg Legalisir Satker
• Foto Copy Akte Lahir Legalisir Satker
• Soft File Pasfoto 4x6 berwarna sebanyak 4 lembar
  ▪ Latar belakang putih
  ▪ Gambar penuh dan jelas dari depan lurus
  ▪ Tanpa tutup kepala (bagi yang tidak memakai kerudung/hijab)
  ▪ Pria mengenakan pakaian sipil lengkap dan/atau rapih
  ▪ Wanita mengenakan pakaian resmi, bagi yang mengenakan hijab, alis harus terlihat (jangan tertutup hijab).
• Foto Copy/Scan Lembar depan Paspor (khusus untuk perpanjangan)

Note: Paspor dinas dan exit permit ini dikecualikan untuk negara yang belum memiliki hubungan diplomatik dengan Indonesia.

Jika SP Setneg dan Paspor Dinas kamu sudah siap, Biro Umum di instansimu akan melakukan pengurusan untuk Exit Permit dari Kementrian Luar Negeri sesuai dengan jadwal keberangkatanmu keluar negeri. Exit permit dari Kemenlu ini tertera di paspor dinas, biasanya single entry.

Jadi, buat kamu  ASN BRIN yang akan berangkat keluar negeri untuk tugas belajar, persiapkan  dirimu dan konsultasikan dengan Biro Organisasi dan SDM ditempatmu sebelum keberangkatan.  Dengan menjalankan kewajiban tertib administrasi dan aturan akan menjamin terpenuhinya hak ASN saat berada di luar negeri.