Pentingnya Performance Management dalam Pekerjaan

Performance Management

The process of identifying, evaluating and developing the work performance of employees in the organisation, so that organisational goals and objectives are more effectively achieved, while at the same time benefiting employees in terms of recognition, receiving feedback, catering for work needs and offering career guidance (Lansbury 1988).

Kinerja telah menjadi istilah bisnis yang ramai. Itu bukan hal yang buruk, terutama jika berfungsi untuk mengingatkan kita bahwa organisasi ada untuk suatu tujuan. Mereka dibentuk untuk melakukan sesuatu dan mencapai hasil --- dan itu berlaku untuk layanan publik dan organisasi nirlaba seperti halnya perusahaan komersial yang bermotivasi laba. 

Organisasi menggunakan banyak pendekatan berbeda untuk mencari tempat kerja berkinerja tinggi. Produsen beralih ke produksi ramping dan metode just-in-time; bisnis kecil menggunakan spesialisasi yang fleksibel untuk memanfaatkan jaringan; produksi dan organisasi jasa menempatkan fokus pada kualitas total atau peningkatan berkelanjutan; kerja tim semakin umum; korporasi dan proses direkayasa ulang --- dan seterusnya. Apa yang semua orang sadari, cepat atau lambat, adalah bahwa kinerja organisasi hanya sebagian bergantung pada teknologi, proses, dan sistemnya. Yang lebih penting adalah kinerja karyawannya --- sehingga manajemen kinerja karyawan merupakan kontributor utama bagi keberhasilan organisasi. 

Tapi apa sebenarnya arti kinerja? Ini dapat didefinisikan dengan sangat sederhana sebagai perilaku terfokus atau pekerjaan yang memiliki tujuan. Dengan kata lain, pekerjaan ada untuk mencapai hasil yang spesifik dan ditentukan, dan orang dipekerjakan untuk melakukan pekerjaan tersebut karena organisasi ingin mencapai hasil tersebut. Jadi, kinerja adalah apa yang kita butuhkan dari karyawan jika organisasi ingin mencapai tujuan bisnis mereka. 

Namun, kinerja pekerjaan berbeda dengan aktivitas kerja belaka. Orang dapat menghabiskan hari-hari mereka menulis laporan, pergi ke rapat, mengoperasikan mesin, mengemudikan bus, atau berbicara dengan rekan kerja --- tetapi itu adalah aktivitas kerja. Mereka harus diletakkan dalam konteks apa yang organisasi ingin karyawannya lakukan, dan seberapa baik, sebelum kita dapat menilai apakah aktivitas kerja berkontribusi pada kinerja yang efektif, baik untuk individu maupun organisasi. Peran manajer adalah membantu karyawan memfokuskan perilakunya --- dengan kata lain, mengubah aktivitas mereka menjadi kinerja. Konversi itu tidak terlalu sulit, selama manajer ingat bahwa karyawan pada dasarnya mencari jawaban atas empat pertanyaan sederhana.

• Apa yang kamu ingin aku lakukan?
• Seberapa baik Anda ingin saya melakukannya?
• Seberapa baik saya lakukan? Apa pendapat Anda tentang kinerja saya?
• Bagaimana saya akan diberi penghargaan atas kontribusi saya?

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, organisasi harus mampu untuk:

• mendeskripsikan pekerjaan apa yang mereka ingin orang lakukan;
• menetapkan tingkat dan standar kinerja untuk pekerjaan itu;
• menetapkan tujuan atau target kinerja untuk setiap karyawan atau tim kerja;
• memberikan informasi dan umpan balik kepada karyawan tentang kinerja mereka;
• menawarkan penghargaan dan remunerasi yang sesuai kepada karyawan.

Sebuah organisasi yang dapat secara konsisten menjawab pertanyaan-pertanyaan ini untuk karyawannya akan memiliki, setidaknya, dasar dari sistem manajemen kinerja yang efektif. Mungkin juga akan ada tim manajer kinerja yang efektif. Sayangnya, definisi manajemen sebagai 'mencapai hasil melalui orang' menjadi tidak populer untuk sementara waktu karena dipandang terlalu sederhana untuk organisasi yang kompleks dan canggih. Fokus bagi para manajer tampaknya bergeser ke konten teknis dari pekerjaan yang dilakukan staf mereka. Saat ini, dalam dunia yang berubah cepat, teknologi baru, hierarki yang lebih datar, dan jaringan organisasi, 'mencapai hasil melalui orang' sekali lagi menjadi peran utama manajer --- dan juga keterampilan utama manajer. Menggunakan teknik perencanaan dan tinjauan kinerja dalam sistem manajemen kinerja di seluruh organisasi memudahkan manajer untuk memainkan peran itu secara efektif.

Performance Management

A process or set of processes for establishing shared understanding about what is to be achieved, and of managing and developing people in a way which increases the probability that it will be achieved in the short and longer term (Armstrong 1992).

Performance Management and The Job

Terlepas dari semua perubahan pada pekerjaan dan tempat kerja --- mungkin bahkan karena perubahan itu --- kita masing-masing perlu tahu persis apa yang diharapkan untuk kita lakukan. Dengan kata lain, setiap pekerjaan harus memiliki kerangka kerja dan fokus yang jelas. Pada dasarnya suatu pekerjaan hanyalah sekumpulan aktivitas kerja --- tugas yang harus dilakukan organisasi agar dapat memenuhi perannya dan mencapai tujuannya. Namun pekerjaan lebih dari itu. Bagi kebanyakan orang, ini adalah sumber utama identitas sosial. Pernahkah Anda memperhatikan bagaimana, setelah mengetahui nama seseorang, pertanyaan pertama yang kami ajukan adalah 'Apa pekerjaan Anda?' Kami benar-benar bertanya 'Apa pekerjaan Anda?' Dengan cara ini, pekerjaan merupakan sumber identitas dan harga diri yang penting; ini juga merupakan sumber kepuasan pribadi jika orang menganggap pekerjaan mereka penting dan berharga.

Dahulu, terutama dalam organisasi besar, orang-orang dilibatkan untuk melaksanakan tugas dan kewajiban dari suatu pekerjaan tertentu. Orang Prancis menciptakan istilah birokrat untuk seseorang yang memegang jabatan --- biro diterjemahkan sebagai 'kantor' --- dan bertanggung jawab untuk menjalankan tugasnya sesuai dengan aturan dan prosedur resmi. Birokrasi lebih menekankan administrasi daripada manajemen, inputs daripada outcomes, dan aktivitas daripada pencapaian. Fokus organisasi saat ini agak berbeda.

Organisasi perlu mengatur aktivitas kerja mereka --- yaitu, mendesain pekerjaan --- dengan cara yang sesuai dengan teknologi yang mereka gunakan, lingkungan tempat mereka beroperasi, gaya dan budaya organisasi, serta tujuan dan sasaran bisnis atau layanan mereka. Sayangnya, hanya sedikit organisasi yang memperhatikan desain pekerjaan. Yang lain berpendapat bahwa desain pekerjaan individu kurang penting sekarang karena kerja tim dan pengaturan kerja yang fleksibel sedang populer. Argumen ini dapat dibantah dengan tiga cara.

• Sebagian besar karyawan tidak bekerja dalam tim atau pengaturan yang fleksibel --- dan tidak akan melakukannya di masa mendatang.
• Aktivitas kerja dilakukan terutama oleh individu --- meskipun mereka mungkin berinteraksi secara kooperatif dengan orang lain saat menjalankan aktivitas yang ditugaskan --- dan ini tidak mungkin berubah. Bagaimanapun, bahkan pekerja tim yang paling efektif (anggota tim olahraga, misalnya) dipilih karena mereka memiliki keterampilan dan bakat individu yang diperlukan untuk persyaratan unik dari berbagai posisi dalam permainan. Anggota tim mungkin dapat bermain di lebih dari satu posisi, dan dari waktu ke waktu harus bermain sebagai kelompok 'menyerang' atau 'bertahan' daripada sebagai individu, namun permainan dan tim dirancang, dan rencana permainan dan keanggotaan tim diputuskan, untuk mengenali kebutuhan peran yang berbeda.
• Pengenalan gaya kerja yang fleksibel dan bentuk pekerjaan kontingen membuatnya semakin penting untuk memperhatikan desain pekerjaan. Kita tidak dapat lagi berasumsi, seperti yang kita bisa di masa lalu, bahwa akan ada kesamaan mendasar dalam struktur dan organisasi sebagian besar pekerjaan, jadi kita perlu memastikan bahwa aktivitas kerja dialokasikan dan diatur dengan cara yang meningkatkan peluang bagi prestasi dan kepuasan karyawan.

Dalam arti tertentu, pekerjaan individu --- cara di mana serangkaian aktivitas kerja tertentu diorganisir dan diatur dalam jaringan hubungan dengan pekerjaan dan orang lain --- adalah blok bangunan fundamental organisasi. Pada saat yang sama, hubungan satu lawan satu antara pemegang pekerjaan dan manajer mereka adalah kunci komunikasi dalam organisasi dan dasar untuk manajemen kinerja yang baik.

Setiap organisasi dapat mengembangkan pendekatan sistematis terhadap desain pekerjaan, menggunakan prinsip berbasis penelitian yang diuraikan di bawah ini. Tetapi Anda memerlukan lebih dari sekadar daftar periksa untuk menyusun uraian pekerjaan: Anda memerlukan pendekatan total untuk menganalisis dan mengatur aktivitas kerja yang menghubungkan bisnis dan kebutuhan operasi serta tujuan organisasi dengan kinerja dan kebutuhan pengembangan dan tujuan karyawan. Itu adalah langkah pertama yang sangat baik dalam perjalanan menuju manajemen kinerja yang efektif.

Empat pendekatan untuk desain pekerjaan:

Turner dan Lawrence (1965) mengatakan bahwa motivasi dalam suatu pekerjaan berasal dari:

• variasi dalam aktivitas kerja
• otonomi dalam menentukan metode pekerjaan apa yang akan digunakan
• interaksi dengan orang lain dalam melaksanakan pekerjaan dan di lain waktu
• pengetahuan dan keterampilan yang cukup untuk melakukan pekerjaan
• tanggung jawab untuk memecahkan masalah dan keputusan lain.

Cooper (1973) mengatakan motivasi karyawan akan ditingkatkan dengan:

• variasi dalam tugas, lingkungan, dan orang yang tersedia untuk interaksi
• kebijaksanaan dalam memilih bagaimana melakukan pekerjaan dan dalam memilih bagaimana memecahkan masalah
• tujuan yang jelas tetapi cukup menantang
• kontribusi sejenis dan pada tingkat yang memungkinkan karyawan melihat bahwa pekerjaan mereka penting.

Frederick Herzberg (1974) mendaftar delapan bahan pengayaan pekerjaan:

• umpan balik langsung
• hubungan klien
• fungsi pembelajaran
• kesempatan bagi karyawan untuk menjadwalkan pekerjaan
• keahlian unik
• kontrol atas sumber daya
• komunikasi langsung
• akuntabilitas pribadi.

Hackman dan Oldham (1980) mengidentifikasi lima karakteristik yang berkontribusi pada potensi motivasi suatu pekerjaan.

• Variasi keterampilan. Apakah pekerjaan tersebut memiliki beragam aktivitas yang menggunakan keterampilan dan bakat berbeda dari pemegang pekerjaan?
• Identitas tugas. Apakah pekerjaan tersebut membutuhkan penyelesaian seluruh tugas atau unit kerja?
• Signifikansi tugas. Apakah pekerjaan tersebut berdampak signifikan pada kehidupan dan pekerjaan orang lain?
• Otonomi. Apakah pekerjaan memberikan kebebasan dan kebijaksanaan kepada pemegang pekerjaan dalam mengatur pekerjaan?
• Umpan balik tugas. Apakah pemegang pekerjaan menerima umpan balik langsung dan bermanfaat saat bekerja?