Hubungan Prosedur Pengendalian Kas Kecil dengan Pengendalian Internal

Dalam Organisasi yang besar, seorang pimpinan harus mendelegasikan sebagian tugas dan wewenangnya kepada bawahan. Dengan adanya pelimpahan tugas dan wewenang tersebut, maka dibutuhkanlah suatu alat untuk mengawasi jalannya aktivitas organisasi agar dapat diketahui sejauh mana kemajuan yang telah dicapai berdasarkan data-data dan informasi yang diperoleh untuk dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan ( decission making ).

Baik buruknya informasi yang disajikan sangat tergantung pada sistem yang diterapkan pada organisasi tersebut. Di samping itu sistem yang baik akan mendukung terciptanya internal control yang baik pula dan memberikan informasi keuangan yang cepat, tepat dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.

Pengendalian internal adalah suatu cara organisasional dan semua tindakan yang dilakukan perusahaan untuk mengamankan aktiva, mendorong diikutinya kebijakan perusahaan, mendorong efisiensi operasional, dan menjamin ketepatan dan keakuratan catatan-catatan akuntansi.

Dengan adanya internal control yang baik diharapkan dapat melindungi harta kekayaan organisasi, terciptanya kehandalan dan kecermatan data akuntansi serta meningkatkan kepatuhan terhadap kebijaksanaan yang telah digariskan pimpinan, sehingga penyelewenggan dan kecurangan yang timbul dapat ditekan seminimal mungkin. Salah satu kekayaan organisasi yang mudah diselewengkan dan dipindahtangankan adalah kas.

Kas sering digunakan untuk membiayai pengeluaran organisasi yang sifatnya kecil atau sehari-hari. Namun pengeluaran kecil atau sehari-hari tersebut sering terjadi sehingga jumlah totalnya cukup besar, karena itu pengeluaran semacam ini perlu dikendalikan. Untuk itu organisasi perlu membentuk suatu dana khusus yang disebut kas kecil (petty cash).Kas kecil merupakan dana khusus yang dibentuk organisasi untuk membiayai pengeluaran organisasi yang sifatnya kecil atau sehari-hari. 

Menurut L. Suparwoto (1990:70), untuk menghindari terjadinya berbagai macam penyelewengan terhadap kas kecil, maka diperlukan adanya sistem pengendalian (pengawasan) yang cukup terhadap kas kecil. Sistem pengendalian intern (SPI) yang baik akan mengurangi potensi penyelewengan terhadap kas kecil perusahaan.

Pengendalian internal yang baik terhadap kas kecil memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk melindungi penerimaan maupun pengeluaran kas kecil. Adapun Beberapa prosedur pengelolaan kas kecil antara lain sebagai berikut:

 

• pembentukan dana kas kecil

Dana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian utang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian utang, bagian kasir, bagian jurnal dan laporan, serta pemegang dana kas kecil. Tugas masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

1)      bagian utang

2)      bagian kasir

3)      bagian jurnal dan laporan

4)      pemegang dana kas kecil

 

•  pengeluaran dana kas kecil

formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah penggunadana kas kecil dan pemegang dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut:

1)      Pemakai dana kas kecil

1. mengisi surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak dua lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
2. menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama dari pemegang dana kas kecil.
3. mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti peengeluaran kas kecil.
4. mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.
5. menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana kas kecil untuk ditukar dengan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua.
6. menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yang telah dicap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan.

 

2)      pemegang dana kas kecil

1. menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai).
2. menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.
3. menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggungjawaban.
4. membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.
5. menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah dicap lunas kepada pemakai dana kas kecil.
6. menyiapkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada bagian utang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

 

•  Pengisian kembali dana kas kecil

Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak akan cukup untuk memenuhi permintaan bagian-bagian pemakai dana kas kecil. Formulir dan dokumen yang diperlukan dalam pengisian dana kas kecil terdiri atas formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil, formulir bukti pengeluaran kas, dan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya. Pihak-pihak yang terlibat dalam pengisian kembali dana kas kecil adalah pemegang dana kas kecil, bagian utang, bagian kasir, serta bagian jurnal dan laporan.

 

Dengan demikian, Penerapan prosedur pengedalian kas kecil akan memperkuat pengendalian intern karena:

1. Akuntan intern dapat melakukan pemeriksaan mendadak untuk menghitung kecocokan kas yang sesungguhnya ada dengan yang seharusnya ada dalam kas kecil.
2. Bukti-bukti pengeluaran kas tidak mungkin dapat digunakan kembali untuk meminta penggantian kas, karena bukti yang telah dipertanggungjawabkan selalu diberi tanda “Telah Dibayar”.

 

Judul TA : Sistem Pengendalian Internal Keuangan Kas Kecil

 

 Baca Lebih Lanjut :

https://belajar.kemdikbud.go.id/SumberBelajar/tampilajar.php?ver=11&idmateri=275&mnu=Materi4&kl=10

http://radhikadarmawan17.blogspot.co.id/2013/03/mengelola-administrasi-dana-kas-kecil.html.