Bolanya Bukan di Saya Lagi...

"Bolanya sudah bukan di saya lagi. Sudah saya sampaikan instruksinya lewat email dan selanjutnya urusan dia". 

Kalimat di atas sering kita dengar dari seorang rekan kerja, anak buah atau malah dari diri kita sendiri saat sebuah tugas melalui proses pendelegasian. 

Sebuah kalimat penegasan bahwa si pemberi delegasi atau si perantara tugas atau instruksi, melepaskan tanggung jawabnya sesaat ketika proses itu telah berpindah ke orang lain yang menjadi tujuan atau objek pelaksana instruksi. Tidak ada perasaan bertanggung jawab apakah instruksi tersebut sudah jelas tersampaikan atau terlaksana. 

Dia hanya ingin menjadikan bukti penyampaian pesan dan tanggung jawabnya dengan sebuah email yang kemudian dapat dijadikan bahan sanggahan ketika mendapat pertanyaan atas tidak terlaksananya sebuah perintah. Tidak ada proses cross check atau klarifikasi apakah pesannya tersampaikan dengan jelas, sudah difollow up atau hanya didiamkan saja. 

Di sekeliling kita banyak karyawan berperilaku demikian. Bersembunyi di balik partisi meja kerjanya. Dia meneruskan perintah berantai lewat email ke karyawan lain yang kadang duduk di ruangan  yang sama bahkan mungkin duduk bersebelahan dengan hanya berbatas partisi. 

Selanjutnya tidak ada niatan untuk melakukan verifikasi langsung ke orang yang bersangkutan apakah emailnya sudah diterima, sapaan atau tatap muka dan menanyakan apakah pesan terkirim cukup jelas atau apakah ada kendala untuk melaksanakan perintah itu. Dia hanya mengaktifkan mode delivery reciept  demi mengamankan perasaannya.

Dalam sebuah organisasi termasuk sebuah perusahaan,  di mana proses pendelegasian sebuah tugas harus tersampaikan secara jelas dan terlaksana, kemampuan komunikasi dan melakukan monitoring menjadi syarat dalam setiap jenjang mulai dari level top management, middle management, sampai ke level yang paling bawah. 

Secara individu, seseorang yang mendelegasikan suatu pekerjaan baik secara langsung dari dirinya sendiri maupun meneruskan pesan atau delegasi dari level diatasnya harus memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa hal tersebut sudah tersampaikan secara jelas. 

Selanjutnya melakukan monitoring dan lebih lanjut lagi melakukan koreksi jika pelaksanaan pesan tersebut agak menyimpang dari maksud dan tujuan sebenarnya. Dan terakhir adalah evaluasi terhadap kemampuan dirinya dalam mendelegasikan/menyampaikan tugas serta melakukan improvement.

Jika hal-hal tersebut diterapkan oleh setiap jenjang jabatan maka tentunya tujuan akhir dari sebuah instruksi akan tercapai. Dan secara individu anda akan dinilai sebagai orang yang mempunyai kemampuan dan kompetensi yang baik dalam hal pendelegasian. Bukankah itu merupakan  modal besar untuk karir yang lebih tinggi?.

Jadi sesaat setelah menerima sebuah pesan atau instruksi yang harus diteruskan ke orang berikutnya, apa salahnya menyempatkan diri bertatap muka secara langsung, menyapa sekaligus menanyakan apakah sudah menerima pesan, apakah sudah dipahami dan apakah kira kira ada kendala dalam pelaksanaannya?

Sesekali ajakan ngopi sambil berdiskusi sekaligus bisa menjadi ajang monitoring atau evaluasi terhadap sejauh mana pesan tersebut telah dilaksanakan.

Akhir kata, laksanakan pekerjaan anda secara tuntas dan bertanggung jawab walaupun hanya sebagai perantara dalam sebuah proses pendelegasian. Penyampaian secara langsung, humanis dan bersahabat biasanya akan lebih berhasil untuk membuat si penerima delegasi akan merasa lebih dihargai dan seterusnya akan tertular dengan rasa tanggung jawab dalam melaksanakan pesan/perintah tersebut.