Mengurus Dokumen Apa pun, Sekarang Mudah Kok!

Harus diakui bahwa perubahan diperbagai bidang dan pelayanan umum semakin mudah. Kemudahan ini, akan membawa dampak positip bagi segenap anggota masyarakat. Sehingga orang tidak menitipkan urusan dokumen pribadi kepada pihak lain, yang mungkin benar-benar menjadi "calo" kalau mau dikatakan demikian.

Perubahan dalam perbagai bidang dan pelayanan umum itu, yang saya sendiri rasakan ketika mengurus dokumen pribadi seperti pergantian KTP ke seumur hidup, membuatan SIM, Kartu Keluarga, Kartu Tanda Pendudukan Anak, dan dokumen-dokumen lainnya. Rasanya wah baget. Tidak seperti dulu yang mengurus satu hal saja begitu memakan banyak waktu dan tenaga serta biaya. Hal ini yang dulu sering menjadi ketakutan warga, termasuk saya sendiri.

Dalam mengurus berbagai dokumen pribadi, awal mula secara pribadi harus datang ke Kantor Capil ketika misalnya mengurus KTP atau pun Kartu Keluarga (KK) atau dokumen lain. Datang ke kantor capil dan disana rupanya syarat-syarat yang ditentukan sudah diinformasikan secara tertulis yang ditempelkan di depan loket. Syarat-syarat inilah yang harus disediakan. Jika sudah disediakan tinggal membawakan kembali ke kantor. Disana sudah ada bagian-bagian khusus dan ada orang yang siap melayani.

Ini jauh berbeda dengan yang dulu-dulu. Kita harus tunggu berjam-jam, lalu utus satu surat saja pun masih harus tunggu lagi, bahwa diminta untuk besok datang lagi.

Dari pengalaman urusan yang begitu mudah dan cepat, sekarang terkadang saya bertanya-tanya. Kenapa hal semacam ini dibuat dari dulu-dulu saja? Apakah dulu aturannya lain? Rasanya syarat-syarat seperti itu, sama. Kok dulu urusannya lama banget? 

Dari berbagai renungan atas pertanyaan pribadi, terkadang muncul ada jawaban-jawaban yang baik dan mungkin juga ada benarnya.

Disiplin Kerja.

Disiplin kerja, rasanya terlalu longgar dulu. Orang bisa datang ke kantor terlambat. Ketika datang,warga sudah menuggu. Sudah menunggu begitu, bukan cepat respons, tetapi malahan masih cuek-cuek. Responsibilitasnya begitu lemah. Kalau sekarang, jam 08.00  sudah buka dan sudah ada petugasnya. Bahkan tempat-tempat publik terus buka melayani masyarakat walaupun jam kantor didaerah disepakati ada libur pada hari sabtu. Cepat respons dan memberikan perhatian cukup dalam pelayanan. Jiwa melayani sudah muncul. Terlepas dari ketegasan internal atau tidak, tetapi sebagai warga, merasakan bahwa sudah jauh berubah dan berkembang.

Urusan terkait dalam satu atap.

Ide ini sangat baik dan nyaman. Dalam urusan KTP misalnya, didalam ruangan itu sudah langsung diphoto dan langsung mencetaknya. Tidak seperti dulu, sudah masukan berkas, photo harus ditempat photo umum. Bahkan melengkapi dokumen lain pun sudah bisa terkonektisasi dengan bagian-bagian lain dalam kantor. 

Responsibiliti.

Urusan dokumen pribadi yang mudah cepat, tidak hanya mendapat respons yang bagus dari warga. Warga pun merasakan bahwa ada hubungan timbalbalik juga dari petugas dalam kantor. Respons cepat bertanya, ada urusan apa, atau apa yang bisa dibantu, dan lain sebagainya, adalah tanda bahwa mentalitas menjadi "pelayan" muncul. Mentalitas yang dipupuk terus seperti ini, kan menjadi hal positip warga. Warga akan menginformasikan kepada warga lain untuk dapat mengurus sendiri. Pengalaman yang mudah dan cepat akan cepat pula beredar dalam masyarakat. 

Pemimpin yang jujur dan peduli.

Saya tidak tahu ditempat pelayanan publik di daerah lain. Tentu ini akan sama. Mudah-mudahan begitu. Ketika saya mengurus KK dan KTP keluarga, ketika muncul di loket, petugas respons begitu cepat untuk bertanya. Jawaban kita akan diarahkan masuk ke ruang yang mana dulu, kemudian diarahkan lagi ke ruang berikut, dan sebagainya, hingga tuntas kita keluar dan dokumen benar-benar sudah selesai diurus. 

Hal yang menari dari satu tahap ketahap lain ialah dimana pemimpin dalam ruangan itu, akan mencheck seluruh dokumen yang kita akan urus. Check mulai dari kelengkapan, penulisan nama, alamat, dll apakah sudah benar atau belum. Kalau sudah benar akan lanjutkan urusannya. Kalau belum akan diminta untuk perbaiki. Inilah yang boleh saya sebut sebagai leader yang peduli. 

Selain itu, ketika selesai mengurus segalanya, biasa ditanya berapa biayanya. Dengan spontan dan jujur mengatakan, gratis pak atau ibu. Jawaban leader seperti inilah yang boleh disebut pemimpin yang jujur. Dulu bukan jawaban seperti it. Justru jawabannya "terserahlah..." Jawabannya membingungkan. 

Benar-benar jauh berubah drastis dalam pengurusan dokumen-dokumen sekarang. Hemat saya, sebuah reformasi birokrasi yang hebat. Birokrasi yang hebat ialah bukan berbelit-belit dalam pengurusannya. Tetapi justru terletak pada responsibiliti dalam pelayanan, jujur dan peduli terhadap tugas, serta berjiwa "pelayan" yang harus dikedepankan. 

Indonesia akan maju jika segala perubahan baik menjadi suatu tradisi. Dan pelayanan yang jujur dan peduli terhadap warga masyarakat, itulah motivasi murni sebagai pelayanan masyarakat, pelayan warga sendiri. Dengan begitu, saya yakin, warga akan mempercayai negaranya sendiri dan petugas-petugas yang jujur dan peduli yang bekerja di bidang atau tempat pelayanan publik lainnya. Indonesia hebat, Indonesia akan jaya.

Pangkalpinang, 3 Agustus 2021