Tentang KPI, Cara Menyusun, dan Pentingnya dalam Perusahaan

Key Performance Indicator (KPI) adalah serangkaian pertanda (indikator) prestasi dengan pengukuran yang spesifik untuk mengindikasikan keberhasilan dalam kriteria KRA tertentu.

KRA (Key Result Area) adalah bidang-bidang pekerjaan (tugas utama) dimana KPI dapat diperoleh.

Ada dua komponen Kunci Penilaian Kinerja (Performance Appraisal):

1. Aspek Results (KPI)
   Menggambarkan aspek hasil kerja (results) karyawan. Pengukuran hasil kerja dilakukan melalui penyusunan KPI karyawan.
   
2.  Aspek Kompetensi (Kompetensi dan Perilaku)
   Menggambarkan aspek kompetensi (kecakapan) yang perlu dimiliki oleh karyawan agar mampu menghasilkan kinerja (results) yang optimal.

Tentang KPI:

• Indikator harus bersifat terukur/bisa dihitung.
• Indikator merujuk pada hasil kerja kita (output kerja).
• Indikator memberikan informasi sejauh mana kita telah berhasil mewujudkan target kerja yang telah ditetapkan.
  

Contoh:

• Jumlah penjualan dalam Rupiah
• Jumlah produk baru yang diterbitkan per tahun
• Jumlah penjualan per cabang
• Jumlah piutang yang lebih dari 3 bulan (%)
• Profit margin
• Rata-rata penjualan per outlet/toko
• Defect Rate (produk cacat) (%)
• Product yang di delivery dengan tepat waktu (%)
• Persentase jumlah laporan keuangan yang tepat waktu
• Rata-rata waktu perbaikan komputer
• Jumlah komplain customer
• Persentase jumlah pegawai yang absen
• Jam pelatihan per karyawan tiap tahunnya
• Biaya karyawan per tahun

Langkah-Langkah Menyusun KPI ada 5 (lima), yaitu:

1. Anda bisa review terlebih dahulu tugas utama (job desk)
   a) Tuliskan harapan dari output tugas utama/inti
   b) Diskusikan dengan atasan mengenai tugas inti tersebut

2. Kemudian anda bisa review tugas tambahannya apa (project)
   a) Lakukan review tugas khusus atau project yang belum tercantum dalam job desc saat ini
   b) Fokuskan hanya pada pekerjaan yang penting atau strategis

3. Selanjutnya anda bisa analisis dan padukan tahap 1 dan 2, lalu jadikan sasaran kinerja
   a) Analisislah hasil pada tahap 1 & 2
   b) Padukan dan kembangkan menjadi Sasaran Kinerja (Objective)
   c) Kembangkan menjadi minimal 5 (lima) sasaran kinerja untuk setip karyawan

4. Tentukan KPI dan Bobot KPI
   a) Kembangkan sasaran kinerja menjadi 1 atau 2 KPI
   b) Kembangkan minimal 5-10 KPI untuk seluruh sasaran kinerja

5. Tentukan target setiap KPI
   a) Bobot KPI secara keseluruhan harus 100%
   b) Tiap sasaran kinerja dan KPI memiliki bobot masing-masing
   c) Bobot KPI sama atau berbeda tergantung dari skala prioritas untuk perbaikan di organisasi
   d) KPI yang sulit dicapai memiliki bobot yang tinggi (semakin sulit pencapaian maka bobot KPI semakin tinggi)
   e) Bobot setiap KPI antara 5% sampai dengan 30% (tidak lebih dari 30%)

Menyusun KPI yang SMART:

S = Spesific, Stretching, Simple, Significant
M = Measureable, Meaningful, Motivational, Manageable
A = Achievable, Attainable, Adjustable, Align, Action focus
R =Relevant, Result Based, Result Oriented, Realistic
T = Timebound, Time Based, Time Frame

Skor untuk Kriteria Pencapain Target ada 2 (dua) yaitu:

1. KPI Maximize
   a) KPI dimana pencapaian makin tinggi, makin baik. Contoh: laba, jumlah pelanggan baru.
   b) Perhitungan skor yaitu Realisasi/Target x 100

2. KPI Minimize
   a) KPI dimana pencapaian makin rendah, makin baik. Contoh: jumlah komplain, jumlah temuan, jumlah keterlambatan, rasio biaya.
   b) Perhitungan skor yaitu Target/Realisasi x 100

Contoh Form KPI:

Form KPI (Document Pribadi : @Alfira_2808)

Contoh Form KPI yang sudah terisi:

Form KPI MD (Document Pribadi : @Alfira_2808)

Cara menghitung Total Score: Score x Bobot KPI

Analisa:
Dikatakan hasil KPI dari Kinerja Karyawan tersebut baik atau bagus dilihat dari hasil Total Score yang paling bawah dalam form tersebut. Jika hasilnya menunjukkan angka di atas 70, berarti kinerjanya termasuk bagus. Sebaliknya jika di bawah angka 70, kinerja karyawan tersebut dikatakan tidak baik hingga buruk.

Pentingnya KPI dalam Perusahaan:
1. Melihat informasi sejauh mana karyawan tersebut berhasil dalam menjalankan target yang diberikan perusahaan.
2. Mengevaluasi kinerja karyawan secara lebih obyektif dan terukur.
3. Meningkatkan efisiensi, kualitas, dan efektivitas untuk perkembangan kinerja.
4. Bisa dijadikan dasar dalam pemberian reward dan punishment bagi karyawan.
5. Identifikasi secara cepat dimana kinerja perlu diperbaiki, sehingga menjadi dasar career planning.

Semoga Bermanfaat :)

Sumber :
Diolah Pribadi from Mata Kuliah Performance Evaluation, Pascasarjana Fakultas Ekonomi (MSDM) Malangkucecwara, 2019-2020.

Salam, @Alfira_2808