Orang Lebih Suka Berkomunikasi Lewat Grup Alih-alih Japri, Kenapa?

"Potongan untuk WO (Work order) 0511 sudah sampai mana Pak Komar?"

Begitu bunyi pertanyaan dari mas Emo bagian welding (pengelasan) kepada Mas Komar dibagian cutting (pemotongan). Pertanyaan itupun segera dibalas, "Masih proses pak. Estimasi 30 menit lagi selesai."

Komunikasi tersebut bisa saya baca melalui ponsel saya. Tidak hanya saya, rekan-rekan yang lain pun bisa membaca komunikasi antara dua orang itu lantaran mereka bertanya jawab melalui grup perpesanan WhatsApp (WA). Tak hanya mas Emo dan mas Komar saja, orang lain didalam grup WA itu juga melakukan hal serupa. Termasuk saya sendiri juga terkadang lebih suka berkirim pesan lewat grup WA untuk hal-hal tertentu.

Fenomena ini unik. Untuk sebuah percakapan yang hanya melibatkan dua orang mengapa harus melalui grup alih-alih japri (jalur pribadi). Maka sayapun jadi tertarik untuk mengulik alasan mengapa dalam lingkungan kerja orang lebih suka berkomunikasi lewat grup. Saya pikir ada berbagai alasan yang melatar belakangi hal tersebut. Mungkin tidak hanya di lingkungan kerja, tetapi saya memang fokus di lingkungan kerja.

Berikut 4 alasannya.

Pertama, Komunikasi tersebut sekaligus sebagai tembusan kepada beberapa orang yang berkepentingan.

Karena semua orang dalam grup bisa membaca, maka harapannya orang-orang yang mungkin terkait dengan pembicaraan itu langsung dapat memahami. Takperlu menjelaskan lagi kepada satu-satu orang. Sehingga ini lebih efisien, praktis, dan cepat.

Kedua, supaya action atau tindak lanjutnya lebih cepat

Bila ada pimpinan atau atasan yang berada dalam grup tersebut, maka diharapkan orang bisa merespon chat dengan lebih cepat. Tak hanya respon chat, tetapi juga tindak lanjut nyata terhadap persoalan yang sedang dibahas. Kadang-kadang memang ada tipe orang yang tidak segera merespon pesan. Maka dengan ada pimpinan atau orang yang memiliki pengaruh dalam loop komunikasi grup, orang akan cenderung segan bila tidak segera merespon. Tidak jarang nomer ponsel atasan memang sengaja dimasukkan dalam grup supaya orang-orang bisa bergerak cepat.

Ketiga, apabila orang yang dituju tidak segera merespon karena suatu hal, pihak yang mewakili bisa menggantikan merespon

Terkadang karena suatu alasan logis, orang tidak dapat segera merespon pesan. Maka bila ada orang lain dalam grup yang mengetahui perihal pembicaraan dapat membantu untuk merespon. Misalnya karena si anak buah tidak segera merespon, atasannya bisa segera mewakili untuk respon sementara.

Keempat, koordinasi lebih efektif

Kemajuan teknologi khususnya gawai memang terbukti memudahkan kerja manusia. Saat ini segala macam pengumuman dapat lebih cepat dan mudah disampaikan melalui pesan WA karena langsung menyasar banyak orang. Dalam hal ini seluruh anggota grup. Kita juga bisa mengecek apakah pesan tersebut sudah sampai dan sudah dibuka oleh orang yang bersangkutan melalui fitur yang ada.

Kemudian untuk pekerjaan yang membutuhkan koordinasi dari beberapa bagian sekaligus, komunikasi lewat grup WA menjadi lebih efektif.

Tidak semua hal perlu diangkat melalui grup

Grup perpesanan WA memang sangat membantu koordinasi dalam pekerjaan. Saat ini saya pikir grup WA sudah menjadi hal penting dalam berbagai aspek dimana komunikasi diperlukan, salah satunya dalam pekerjaan. Saya sendiri mengalami. 8 dari 15 grup WA saya merupakan grup yang terkait dengan pekerjaan. 

Tetapi sesungguhnya, tidak semua hal itu perlu dibicarakan dalam grup. Bila hal-hal sepele saja seperti disampaikan melalui grup maka bisa jadi timbul kesan berikut:

1. Berlebihan, orang lain mungkin kurang nyaman

2. Orang tersebut tidak bisa berkomunikasi secara baik dengan orang lain sehingga tak mampu berkomunikasi secara person to person. 

3. Ada indikasi cari muka kepada atasan.

Batasan pembicaraan yang dapat diunggah melalui grup perpesanan

Ketahui batasan-batasan pembicaraan apa saja yang perlu untuk diangkat dalam grup khususnya dalam hal ini adalah grup resmi atau grup pekerjaan.

1. Topik yang relevan dengan semua anggota grup

2. Persoalan yang urgent (mendesak)

3. Pengumuman yang perlu diketahui oleh seluruh anggota grup

4. Hindari mengangkat topik pribadi

5. Hati-hati mengunggah pesan yang mungkin menyinggung atau merendahkan pihak lain sehingga berpotensi menimbulkan perpecahan

Wasana Kata

Tren itu memang dinamis mengikuti perkembangan teknologi. Tren WA grup tak dipungkiri amat membantu memudahkan dalam koordinasi. Tetapi grup itu juga berpotensi menimbulkan perselisihan bila tidak bijak dalam memanfaatkannya.

Ada waktunya lewat grup, ada waktunya japri. Setuju?