Inilah 7 Etika yang Perlu Dijaga Saat Mengikuti Zoom Meeting

Rapat virtual saat ini sudah menjadi pilihan utama sebagai pengganti rapat/ pertemuan tatap muka sejak pandemi berlangsung. Kita tahu ada beberapa media yang sering digunakan yakni Zoom dan Google meet. 

Pertemuan virtual ini menjadi wajar lantaran agenda meeting tetap harus berlangsung sementara protokol kesehatan mewajibkan kita untuk menjaga jarak dan melarang adanya kerumunan. 

Tak hanya meeting antar departemen atau instansi, virtual meeting saat ini juga banyak dipilih untuk melakukan seminar, sarasehan, bahkan audit. Beberapa kali saya sendiri melakukan pertemuan secara virtual baik dalam rangka meeting dengan customer maupun pelatihan/ training.

Dalam rapat virtual, terdiri dari 3 unsur yakni host yang memandu jalannya rapat, narasumber yang menyampaikan pokok bahasan, dan peserta rapat. Sama persis dengan pertemuan tatap muka. 

Yang menjadi pembeda mungkin pada host. Host disini memegang kunci rapat. Ia berhak menerima dan menolak siapapun yang hendak masuk ruang rapat. Ia bisa mengatur audio peserta rapat dalam posisi "mute". Dan segala hal terkait teknis pertemuan diatur oleh host.

Rapat virtual dengan tatap muka itu tentulah berbeda. Kita takbisa melihat langsung gerak-gerik lawan bicara kita. Bisa melihat namun terbatas. Bahasa tubuh orang tidak terlihat. 

Meeting virtual. Gambar: sheaws.com

Apalagi dengan audio yang juga terbatas. Rawan munculnya gangguan. Oleh karena itu ada beberapa etika yang perlu diperhatikan saat kita mengikuti pertemuan secara virtual.

1. Pilih ruangan yang representatif

Ruangan memegang peranan vital dalam kita melakukan virtual meeting. Pilihlah tempat yang cukup pencahayaan supaya anda dapat terlihat dengan jelas oleh peserta meeting yang lain. Kemudian carilah tempat yang sunyi (tidak berisik) karena suara dari tempat anda bisa masuk ke ruang meeting dan mengganggu kekhusyukan pertemuan.

2. Bila tidak bicara, aturlah dalam mode "mute"

Untuk menjaga agar suara-suara asing atau tidak berkepentingan muncul, ketika anda tidak sedang berbicara settinglah audio dalam kondisi "mute". Tak enak kan suara istri lagi masak di dapur kedengeran di meeting? Sekali lagi ini adalah pertemuan virtual. Ada suara sedikit saja akan sangat mengganggu.

3. Jangan menyela orang lain yang sedang berbicara

Ini lebih kepada peraturan normatif. Tak berbeda dengan pertemuan tatap muka. Ada waktunya untuk bicara dan ada waktunya untuk mendengarkan. Masalahnya pada saat virtual meeting, orang lain tidak bisa membaca gestur anda. Jadi simaklah host dengan seksama. Apabila sudah dipersilakan untuk berbicara barulah anda berbicara. Jangan membuat ruang meeting menjadi gaduh hingga tak enak didengar.

4. Sebaiknya buka kamera selama mengikuti pertemuan

Beberapa orang lebih memilih mematikan kamera pada saat meeting. Tidak salah memang. Dan zoom pun memberikan fasilitas untuk itu. Namun membuka kamera itu sebagai wujud anda menghormati para peserta meeting yang lain. Bayangkan saja ketika anda meeting tatap muka dan anda sedang berbicara, bukankah anda ingin melihat apakah lawan bicara anda menyimak atau tidak? Jadi membuka kamera itu sama artinya anda mengikuti jalannya meeting dengan seksama dan wujud penghormatan kepada orang lain.

5. Interaktif

Usahakan interaktif. Interaktif berarti anda benar-benar menyimak dan mengikuti jalannya meeting. Dan bahwa anda memang sudah memahami topik yang dibahas. Ketika anda pasif, orang takkan tahu apakah anda mengerti atau tidak. Sampaikan tanggapan atau pertanyaan pada waktunya.

6. Tepat waktu

Budaya ngaret jangan dibawa pada saat anda mengikuti rapat virtual. Tak seperti rapat tatap muka, ketepatan waktu anda sangat berarti. Virtual meeting itu biasanya tepat waktu. Akan sangat terlihat kurang pas bila anda terlambat join. Apalagi ngaretnya kebangetan.

7. Pastikan sinyal atau jaringan internet baik

Ini beda yang paling mencolok dibanding dengan pertemuan tatap muka, yakni anda harus pastikan jaringan internet dalam kondisi prima. Sebaiknya gunakan Wi-Fi. Bila tak tersedia Wi-Fi, pastikan sinyal seluler di tempat anda dalam kondisi prima. Gangguan sinyal pada saat rapat virtual berlangsung akan sangat menggangu jalannya pertemuan. Utamanya bila posisi anda sebagai host ataupun narasumber.

***

Sama seperti halnya pertemuan tatap muka, pertemuan virtual pun memiliki etika normatif yang perlu dijunjung. Ini semata-mata untuk menjaga kelancaran rapat serta saling menjaga kenyamanan satu sama lain.

Rapat virtual telah menjadi tren selama pandemi. Fasilitas online meeting ini sungguh amatlah membantu. Seperti halnya pengalaman saya pribadi, fasilitas ini telah membantu kelancaran bisnis. Takada pilihan lain memang karena protokol kesehatan harus dijaga.

Demikian artikel ini saya tuliskan berdasarkan pengalaman. Semoga bermanfaat.