Mengapa Laporan Kerja Itu Penting?

Sekitar 5 tahun yang lalu saya pernah bekerja dengan seorang rekan. Pak Haryanto namanya. Beliau adalah Supervisor proyek. Pekerjaannya memantau proyek di lapangan. Jadi ia berkeliling dari satu proyek ke proyek lain untuk memastikan pekerjaan konstruksi di lapangan berjalan dengan lancar. 

Sesungguhnya ia adalah pekerja yang rajin. Ia tak segan pulang malam. Ia juga aktif berkoordinasi dengan kontraktor (Customer) terkait dengan pekerjaan yang sedang dilaksanakan. Suatu hari ia mengeluh curhat kepada saya, "Mas, aku ini orang lapangan. Kerjaku ya di lapangan. 

Kalau aku disuruh bikin laporan kerja aku nggak bisa. Administrasi itu bukan bidangku. Lha kok bos nuntut aku untuk buat laporan. Seolah-olah aku kerja tidak dipercaya". Saya terdiam sejenak karena beliau jauh lebih senior. Kalau saya sampaikan pandangan secara jujur takut ia akan tersinggung. 

Saya pun menanggapinya dengan hati-hati. Saya hanya mengatakan bahwa dalam suatu organisasi perusahaan memang kita adalah keluarga. Namun dalam bekerja, profesionalisme tetap harus dijaga. 

Laporan kerja itu bagaimanapun penting. Banyak faktor mengapa laporan tersebut menjadi penting. Di mana pun bekerja pasti laporan itu dituntut. Coba tengok pramuniaga di minimarket, mereka selalu akan membuat laporan. Penjaga chicken yang berjualan di kaki lima juga memiliki laporan sederhana setiap hari.

Saya tidak menyalahkan bos yang menuntut laporan kerja dari Pak Haryanto. Ketika menuntut laporan kerja bukan berarti bos tidak percaya pada kinerja Pak Haryanto dan timnya. Tapi sebagai pimpinan, bos adalah orang yang paling bertanggungjawab terhadap segala aktivitas kerja seluruh bawahannya. Untuk itu segala aktivitas kerja harus terdata dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan.

Bekerja di mana pun, entah itu sebagai pegawai pemerintah (PNS) maupun swasta, kita akan dituntut untuk membuat laporan kerja. Itu merupakan hal yang lumrah. Apalagi bagi instansi yang menerapkan manajemen yang profesional. Administrasi bukanlah sebuah pilihan, tapi sudah jadi kewajiban. 

Kita tidak boleh merasa terganggu apalagi risih terhadap urusan administratif. Sekalipun administrasi bukanlah pekerjaan utama kita. Persoalannya kadang kala yang terjadi adalah orang yang bekerja di lapangan itu risih dengan urusan administrasi. Khususnya mereka yang lebih banyak mengandalkan 'otot' daripada 'otak'.

Jadi, mengapa laporan kerja itu penting? Mari kita korek alasannya. Setidaknya ada 5 alasan mengapa membuat laporan kerja itu penting.

1. Laporan kerja berfungsi sebagai laporan pertanggungjawaban.

Artinya apa saja yang sudah dikerjakan ditulis dan terekam dalam selembar laporan. Dengan kata lain, laporan inilah sebagai bukti tertulis pekerjaan yang telah kita lakukan.

2. Laporan kerja sebagai bahan evaluasi.

Laporan secara berkala digunakan sebagai bahan evaluasi. Misalnya dalam penilaian kinerja pegawai, pengangkatan, promosi, serta mutasi pegawai. Tidak hanya mengenai performa pegawai saja, tetapi untuk evaluasi hal-hal lainnya seperti pencapaian organisasi, evaluasi terhadap permasalahan yang muncul, dan lain sebagainya. 

Laporan ini berguna sebagai data yang valid. Tidak boleh dalam mengevaluasi itu hanya meraba-raba. Nanti keputusan yang dihasilkan bisa jadi tidak pas. Tak menyentuh pada akar persoalannya.

3. Laporan kerja sebagai rekaman.

Laporan sebagai rekaman artinya dalam laporan itu tersaji data-data yang dibutuhkan seperti kapan, berapa, siapa, bagaimana (when, how much, who, how). Sehingga semua kegiatan akan terdata. Kita tidak akan kehilangan peristiwa atau data penting bila sewaktu-waktu diperlukan.

4. Sebagai alat pengawasan.

Seorang atasan mungkin tidak selalu dapat memonitor kerja bawahannya. Ia bisa melakukan pengawasan melalui laporan yang dibuat oleh bawahan. Dari sana ia bisa sekaligus mengevaluasi kerja anak buahnya.

5. Sebagai dasar penentuan kebijakan.

Sebagai contoh, setiap tahun perusahaan tempat saya bekerja selalu mengevaluasi performa Quality (kualitas produk) mencakup berapa banyak komplain, berapa banyak cacat produk yang timbul, dan juga efektivitas proses produksi. 

Nah, evaluasi tersebut tentu berdasarkan laporan kinerja. Manajemen lalu akan membuat keputusan berdasarkan evaluasi tahunan. Apakah akan membeli mesin baru, apakah perlu tambahan karyawan, re-layout ruangan, dan sebagainya.

Membuat laporan kerja merupakan hal yang wajib dilakukan oleh seorang pekerja. Sedikit tip dalam membuat laporan kerja: laporan haruslah ringkas. Atasan tidak suka membaca laporan yang bertele-tele. Hanya akan membuang waktu. Time is money. 

Walaupun ringkas, harus lengkap. Artinya semua terekam dan tergambar jelas di sana. Laporan harus logis. Jangan dibuat-buat supaya seolah-olah baik. Bahasa kerennya tak perlu di-make up dan di-mark up. Apa adanya saja. Sesuaikan dengan kenyataan. 

Kemudian yang terakhir laporan harus runut (sistematis). Berurutan sehingga mudah dipahami. Jangan sampai menimbulkan ambiguitas.

Akhir kata, selamat bekerja. Semoga sukses selalu untuk kita semua.

Salam.