Artinya apa saja yang sudah dikerjakan ditulis dan terekam dalam selembar laporan. Dengan kata lain, laporan inilah sebagai bukti tertulis pekerjaan yang telah kita lakukan.
2. Laporan kerja sebagai bahan evaluasi.
Laporan secara berkala digunakan sebagai bahan evaluasi. Misalnya dalam penilaian kinerja pegawai, pengangkatan, promosi, serta mutasi pegawai. Tidak hanya mengenai performa pegawai saja, tetapi untuk evaluasi hal-hal lainnya seperti pencapaian organisasi, evaluasi terhadap permasalahan yang muncul, dan lain sebagainya.Â
Laporan ini berguna sebagai data yang valid. Tidak boleh dalam mengevaluasi itu hanya meraba-raba. Nanti keputusan yang dihasilkan bisa jadi tidak pas. Tak menyentuh pada akar persoalannya.
3. Laporan kerja sebagai rekaman.
Laporan sebagai rekaman artinya dalam laporan itu tersaji data-data yang dibutuhkan seperti kapan, berapa, siapa, bagaimana (when, how much, who, how). Sehingga semua kegiatan akan terdata. Kita tidak akan kehilangan peristiwa atau data penting bila sewaktu-waktu diperlukan.
4. Sebagai alat pengawasan.
Seorang atasan mungkin tidak selalu dapat memonitor kerja bawahannya. Ia bisa melakukan pengawasan melalui laporan yang dibuat oleh bawahan. Dari sana ia bisa sekaligus mengevaluasi kerja anak buahnya.
5. Sebagai dasar penentuan kebijakan.
Sebagai contoh, setiap tahun perusahaan tempat saya bekerja selalu mengevaluasi performa Quality (kualitas produk) mencakup berapa banyak komplain, berapa banyak cacat produk yang timbul, dan juga efektivitas proses produksi.Â
Nah, evaluasi tersebut tentu berdasarkan laporan kinerja. Manajemen lalu akan membuat keputusan berdasarkan evaluasi tahunan. Apakah akan membeli mesin baru, apakah perlu tambahan karyawan, re-layout ruangan, dan sebagainya.
