Balada Rapat dan Cemilan

"Diupayakan tidak ada hidangan makan dan minum apapun selama rapat sehingga semua tetap menggunakan masker tanpa ada kesempatan membukanya. 

Hilangkan kebiasaan sajikan makan minum di ruang rapat,"  Begitulah rilis pers Juru Bicara Gugus Tugas tim Penanganan Covid-19, dr.Yurihanto yang dikutip dari laman kompas.com pada Minggu 19 Juli kemarin.

Ada ungkapan yang mengatakan bahwa logika tanpa logistik itu susah jalan. Logika maksudnya bahwa dalam rapat itu peserta rapat dituntut untuk berpikir mengeluarkan pendapat, gagasan, atau ide. 

Sedangkan logistiknya adalah makanan. Maka tanpa makanan (selanjutnya disebut cemilan), orang jadi tidak maksimal dalam berkonsentrasi. Apalagi pada saat perut berdendang alias lapar. 

Rapat dan makanan itu bagaikan sayur tanpa garam. Hambar, tak ada rasa. Tanpa cemilan rapat terasa kurang geregetnya. Tentunya dilengkapi secangkir kopi, teh, atau minuman lainnya. Apalagi bila suasana rapatnya menegangkan. Waduh, bisa-bisa tensi darah naik.

Di beberapa instansi bahkan menyelenggarakan rapat di luar kantor untuk mengurangi kebosanan dan suasana monoton. Mereka sengaja menyewa gedung pertemuan atau cafe. 

Tujuannya cuma satu, diharapkan ada ide-ide kreatif yang muncul sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih efektif. Tengoklah banyaknya hotel, cafe dan restoran yang sengaja menyediakan ruangan untuk rapat. 

Bahkan dewasa ini, bisnis ini menjamur dan menghasilkan cuan yang tidak sedikit. Dengan bahasa yang lebih keren namanya MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibiton). 

Screenshot berita dari laman kompas.com

Banyak kota yang sekarang sedang berlomba-lomba menjadi destinasi MICE seperti Solo, Malang, dan Bandung. Namun bukan hanya instansi swasta yang memanfaatkan gedung pertemuan sekedar untuk rapat. Instansi pemerintah pun sudah jamak dan umum. Intip saja anggaran rapat instansi Kementerian. Anggaran untuk cemilan itu besar sekali. Lumayan kalau dipakai buat subsidi bayar SPP siswa.

Baiklah, itu tadi yang sifatnya outdoor atau di luar ruangan. Bagaimana dengan yang indoor?  Setali tiga uang alias sama saja. Cemilan dan kopi merupakan kewajiban. 

Apalagi bila rapat diselenggarakan pada sore hari. Waduh rasanya wajib banget harus disediakan karena sore hari adalah waktu lelah bagi para pegawai yang sudah bekerja sedari pagi.

Tapi okelah, pemerintah sudah mengeluarkan imbauan. Mari kita hormati. Apalagi alasannya jelas supaya orang tidak sering-sering melepas masker. Tujuannya untuk mengurangi potensi penyebaran covid-19. 

Wajarlah karena hari ini jumlah positif covid-19 sudah melampaui China. Indonesia di angka 86.521 orang, sedangkan China 85.921 orang. Dan berdasarkan rilis terakhir yang disampaikan oleh gugus tugas kemarin (20/07/2020) menyatakan bahwa ada kecenderungan penyebaran covid-19 di perusahaan-perusahaan yang dimungkinkan karena adanya pertemuan-pertemuan rapat. 

Diluar itu saya sebenarnya tertarik melihat dari sudut pandang yang lain. Saya membayangkan pasti akan ada situasi aneh. Akan ada momen ackward atau suasana canggung bila dalam pertemuan-pertemuan berikut ini tidak disediakan cemilan, diantaranya:

1. Perusahaan yang menyelenggarakan rapat dengan pelanggan / customer.

Sudah bukan rahasia lagi ada yang namanya istilah entertain, yang artinya setiap supplier itu harus menyambut pelanggannya. Entertain bisa macam-macam bentuknya salah satunya makan siang. 

Memperlakukan pelanggan dengan baik karena pelanggan itu pembeli dan pembeli adalah raja. Maka setidaknya harus ada makanan dalam rapat. Ini simpel tapi bisa berdampak besar pada kelangsungan bisnis. 

Pernah sekali waktu produk kami ditahan oleh customer karena masalah Quality. Yang menahan tentu adalah bagian Quality Control (QC) customer. Pimpinan saya lalu mengatakan pada saya, "Udah lah kamu seneng-senengin QCnya. Ajak keluar makan atau ajak kemana lah biar happy"

2. Orang tua yang menyambut besan pada saat lamaran.

Wah bagaimana itu ya.

2. Tuan rumah yang menyelenggarakan syukuran/selametan.

Syukuran itu bermacam-macam. Ada syukuran rumah, syukuran kelahiran anak, dan lain sebagainya. Mungkinkah tidak menyediakan Snack?

3. Rapat anggota DPR/MPR

Nah coba lihat para wakil rakyat kita yang terhormat itu apakah bisa mengontrol perut dalam rapat berjam-jam? Jangan-jangan nanti kursi yang kosong nambah banyak. 

4. Rapat RT / Pertemuan warga

Pertemuan warga dilakukan untuk membahas seputar permasalahan yang terjadi di lingkungan sekaligus untuk sosialisasi program. Sudah jadi tradisi tuan rumah akan menyediakan cemilan sebagai pendamping. 

Ya minimal kopi pasti ada. Jika ditiadakan, saya yakin antusiasme warga untuk datang jadi berkurang.

Diatas adalah beberapa contoh situasi yang mungkin canggung bila dalam suatu pertemuan tidak disediakan makanan dan minuman. Maka ada beberapa masukan atau saran bagaimana cara untuk menyiasati tidak adanya makanan sebagai pendamping rapat. Bisa dicoba langkah berikut:

1. Perpendek waktu rapat/pertemuan.
2. Ambil waktu ketika orang kenyang. Prediksinya sekitar pagi hari atau setelah istirahat siang.
3. Adakan rapat secara virtual untuk menghindari kontak langsung sehingga peserta bisa menyiapkan makanan dan minuman sendiri
4. Sebelum rapat, bagikan bahan rapat kepada peserta sehingga agenda rapat hanya pengambilan keputusan. Tidak bertele-tele yang akan memakan waktu lama.

Itulah tadi dinamika antara rapat dan cemilan yang saya sebut sebagai balada. Seperti dikatakan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) balada berarti sajak sederhana yang mengisahkan cerita rakyat yang mengharukan, kadang-kadang dinyanyikan, kadang-kadang berupa dialog. Lalu mengapa balada? Y

a karena rapat tanpa cemilan itu mengharukan. Menciptakan kesedihan tapi tetap harus dilakukan demi kebaikan. Agak lebay kedengarannya ya? Coba praktekkan sendiri saja ya.

Salam.