Manusia membutuhkan orang lain untuk menjalani kehidupan. Guna menjalin hubungan baik dengan orang lain, komunikasi menjadi perantara penting untuk mendukung peran manusia sebagai makhluk sosial.
Apa itu komunikasi? Menurut kamus besar bahasa Indonesia, komunikasi bermakna pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami.
Komunikasi diperlukan dalam kehidupan bermasyarakat dan juga dalam hal pekerjaan. Bentuk komunikasi di tempat kerja dapat berupa percakapan langsung, konferensi video, panggilan telepon, pesan email, pesan singkat, presentasi dan laporan.
Diantara bentuk komunikasi tersebut adakah yang belum pernah ada di tempat kerja anda? Normalnya suatu tempat kerja yang melibatkan banyak orang, seharusnya semua bentuk komunikasi tersebut telah banyak diterapkan. Bedanya adalah masalah intesitas dan efektivitas dalam membudayakannya di tempat kerja.
Bekerja dimanapun tempatnya, komunikasi adalah hal penting dan krusial. Baik itu dengan rekan kerja, atasan atau bawahan. Komunikasi yang sehat di tempat kerja berpengaruh terhadap meningkatnya produktivitas, kepercayaan dan kredibilitas baik staf maupun atasan. Pun dengan sebaliknya.
Berikut adalah upaya yang dapat dilakukan untuk membangun komunikasi sehat di dalam lingkungan kerja.
1. Memahami tugas dan wewenang
Struktur organisasi menginformasikan peran, tugas dan wewenang dari staf hingga pimpinan di tempat kerja. Staf wajib kenal siapa pimpinan mereka. Sedangkan pimpinan, pada kasus tempat kerja dengan jumlah staf atau pekerja yang dalam jumlah besar, bagian SDM menjadi perwakilan pimpinan dalam mengenal staf.
Informasi tugas dan wewenang yang jelas menjadi kunci komunikasi yang lebih sehat di tempat kerja. Pimpinan atau manajerial berperan dalam menginformasikan sekaligus memastikan tugas dan wewenang berjalan sebagaimana mestinya.
Sungguh aneh, jika ada rekan kerja yang masih bingung akan tugas dan kewajiban yang harus dilakukan di tempat kerja (kecuali pekerja baru). Dan sungguh parah, jika ternyata pimpinan atau managerial di tempat anda bekerja tidak memahami tugas dan kewajibannya.
Terkadang ada saja, rekan kerja yang sudah memahami tugas dan kewajibannya namun mereka dengan sengaja tidak melaksanakannya. Hal ini dapat mengakibatkan regangnya komunikasi antar rekan kerja. Terlebih lagi, jika pimpinan juga membiarkan dan tidak segara menegur dengan tegas perilaku tersebut.
Rekan kerja yang dengan sengaja mengabaikan tugas dan wewenangnya tersebut biasanya mudah tersinggung jika ditegur oleh sesama staf. Namun akan bereaksi sat-set ketika tiba-tiba pimpinan yang menegurnya.
2. Rapat rutin
Rapat rutin merupakan forum rapat yang telah ditentukan dan disepakati waktu pelaksanaanya. Bisa mingguan atau bulanan. Forum ini merupakan sarana bagi staf dan pimpinan atau managerial untuk memberikan arahan atau laporan atas suatu kegiatan. Rapat rutin juga digunakan pimpinan untuk melakukan evaluasi kinerja.
Budaya rapat rutin erat kaitannya dengan proses komunikasi yang sehat di tempat kerja. Rapat rutin bisa dalam bentuk formal atau informal sesuai dengan kesepakatan. Poin pentingnya adalah apa yang dibahas dalam rapat tersebut efektif dan tidak hanya sekedar gosip atau informasi tidak penting lainnya.
Hari ini, masih banyak ditemui rekan kerja yang meremehkan kehadiran di rapat rutin. Padahal diskusi dan komunikasi dua arah, baik secara vertikal maupun horizontal tersaji dalam forum ini. Kehadiran rapat rutin ini harusnya menjadi penilaian dari pimpinan atas komitmen para staf dalam berkontribusi dengan pekerjaannya.
Rapat rutin juga semakin dimudahkan dengan adanya kemajuan teknologi. Teknologi seperti zoom meeting atau google meeting adalah sarana yang dapat dimanfaatkan untuk tetap melakukan kegiatan rapat rutin secara daring.
Selain rapat mingguan atau bulanan, rapat rutin juga dapat dilakukan di awal tahun dan di akhir tahun. Rapat ini menjadi hal wajib yang seharusnya selalu ada dimanapun anda bekerja.
Rapat di awal tahun digunakan sebagai koordinasi rencana-rencana kegiatan yang akan dilakukan salama setahun ke depan. Sedangkap rapat di akhir tahun digunakan sebagai laporan pertanggungjawaban dan evaluasi atas kegiatan yang telah dilakukan selama satu tahun.
Ketiadaan atau tidak konsistensinya penyelenggaraan rapat rutin adalah salah satu penyebab tidak sehatnya komunikasi di tempat kerja.
Kehadiran pimpinan di tempat kerja menjadi teladan sekaligus motivasi bagi staf atau bawahannya. Jika ada permasalahan, staf juga dapat langsung menyampaikan dan meminta arahan dari pimpinan.
Lalu bagaimana jika pimpinan memang tidak bisa hadir? Sebenarnya tidak ada masalah jika pimpinan tidak atau jarang hadir. Yang menjadi masalah adalah jika tugas dan kewajibannya tidak dilakukan. Singkatnya, jika memang tidak bisa selalu hadir maka pimpinan harus memberikan arahan, perintah dan kewenangan yang jelas dan dengan selalu memantau perkembangan pekerjaan bawahannya.
Kehadiran pimpinan juga merupakan kunci kedisiplinan di tempat kerja. Staf atau bawahan akan segan jika datang terlambat ke tempat kerja, bahkan tidak akan ada staf yang tidak hadir tanpa keterangan yang tidak jelas.
Pimpinan yang selalu membersami stafnya ketika sedang ada masalah atau pun ketika sedang mecapai suatu keberhasilan projek pekerjaan akan selalu dinantikan dan dirindukan. Hal ini tentu dapat membangun komunikasi yang sehat di dalam sebuah pekerjaan.
4. Acara upgrading
Ketika kuliah dulu, anda mungkin sering mendengar istilah upgrading, terutama bagi yang aktif di organisasi kampus. Apapun bentuk organisasinya mulai dari Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM), kerohanian kampus, unit kegiatan mahasiswa kesenian, olah raga dan lain sebagainya, selalu ada kegiatan upgrading untuk menigkatkan motivasi dalam berorganisasi.
Berdasarkan pengalaman saya mengikuti berbagai organisasi di kampus, acara ini terbukti efektif untuk meningkatkan performa keaktifan dari anggota. Selain itu upgrading juga berfungsi sebagai sarana menguatkan tujuan bersama di dalam organisasi.
Upgrading di tempat kerja bisa diiukti oleh semua staf berserta pimpinan. Tujuanya adalah untuk meningkatkan kedekatan dan kekeluargaan. Acara ini bisa dilakukan baik indoor maupun outdoor.
Ada banyak bentuk kegiatan yang dapat menjadi ide upgrading di tempat kerja anda. Misalnya kegiatan outbond bersama. Kegiatan ini biasanya dilakukan outdoor dengan mengadakan acara permainan yang dapat meningkatkan kerjasama antar staf.
Kegiatan lainya misal berupa acara rafting atau arum jeram disertai makan bersama. Bahkan kegiatan olah raga bersama misal futsal, bulutangkis atau sepak bola juga dapat menjadi sebuah upgrading di tempat kerja anda.
Melalui agenda upgrading yang diselenggarakan setahun dua kali atau sekali, akan terbangun komunikasi yang sehat antar rekan kerja dan antara pimpinan dengan bawahan. Â
***
Dalam setiap komunikasi selalu saja ada penyampaian atau penerimaan yang tidak sesuai dengan yang dimaksud. Hal itu disebut dengan istilah miskomunikasi. Guna menghindari sebuah miskomunikasi di dalam sebuah pekerjaan, beberbagai cara perlu diupayakan.
Demikian adalah beberapa cara yang dapat dikalukan untuk membangun komunikasi yang sehat di lingkungan kerja guna menghindari miskomunikasi.
