Dengan melibatkan orangtua secara aktif, study tour dapat terlaksana dengan lebih efektif, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan serta kondisi yang ada.
Salah satu cara untuk memastikan transparansi adalah dengan melibatkan orangtua dalam pengelolaan keuangan. Sekolah bisa mengadakan pertemuan rutin dengan orangtua untuk membahas anggaran yang dibutuhkan dan sumber dana yang akan digunakan. Orangtua dapat memberikan masukan dan bersama-sama mencari solusi terbaik untuk mengumpulkan dana tanpa membebani salah satu pihak.Â
Dengan keterlibatan ini, orangtua juga dapat memahami secara langsung bagaimana dana digunakan dan mengawasi pengelolaannya tanpa adanya kecurigaan dan fitnah.
Sebagai contoh, ada sekolah yang melaksanakan kegiatan study tour keluar negeri menggunakan pesawat, yang mana biayanya sudah dicicil dengan cara ditabung jauh-jauh hari bahkan sejak awal masuk sekolah. Sehingga orangtua tidak merasa terbebani dengan masalah biaya saat tibanya hari H pelaksanaan study tour ini.
Pemilihan moda transportasi juga merupakan hal yang perlu dibicarakan bersama antara sekolah dan orangtua. Misalnya, penggunaan bus sebagai moda transportasi harus dipilih berdasarkan pertimbangan keamanan, kenyamanan, dan biaya.Â
Orangtua bisa dilibatkan dalam proses seleksi penyedia jasa transportasi yang terpercaya dan memiliki reputasi baik. Ini tidak hanya meningkatkan rasa aman dan nyaman bagi siswa, tetapi juga mengurangi kekhawatiran orangtua terhadap keselamatan anak.
Selain itu, penting bagi sekolah untuk memastikan bahwa semua keputusan yang diambil adalah hasil dari diskusi bersama yang memperhitungkan kebutuhan dan kondisi yang ada. Tidak ada keputusan yang dipaksakan atau diambil sepihak tanpa pertimbangan matang.Â
Misalnya, jika ada fasilitas atau kegiatan yang dianggap tidak penting, sekolah dan orangtua bisa memutuskan untuk mengesampingkannya demi efisiensi biaya dan waktu.
Usai melaksanakan kegiatan study tour, sekolah harus memberikan laporan pertanggungjawaban yang rinci kepada orangtua. Laporan ini mencakup penggunaan dana, pelaksanaan kegiatan, dan segala hal yang terjadi selama study tour.Â
Selain itu, evaluasi terhadap kegiatan study tour juga harus dilakukan secara bersama-sama. Evaluasi ini penting untuk mengidentifikasi apa saja yang berjalan dengan baik dan apa yang perlu diperbaiki di masa mendatang. Dengan demikian, setiap study tour berikutnya bisa benar-benar lebih baik bagi siswa guna mencegah bahaya kecelakaan.
Merancang study tour yang aman dan bermartabat
