Sekelompok Mahasiswa Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Diponegoro Melakukan Kegiatan Stock Opname Koleksi di Perpustaakan umum Kota Semarang

Perpustakaan Umum Kota Semarang saat ini tengah melaksanakan kegiatan Stock opname yang dibantu oleh kelompok mahasiswa yang sedang menjalani program magang dari Program Studi S1 Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Diponegoro. Kegiatan ini direncanakan berlangsung selama tiga minggu, dimulai sejak 6 Januari 2025 sampai dengan 24 Januari 2025, kegiatan ini bertujuan untuk mengevaluasi, memperbarui, dan memastikan keakuratan data koleksi perpustakaan. 

Stock opname kali ini merupakan lanjutan dari kegiatan sebelumnya yang baru mencakup separuh koleksi. Dalam prosesnya, tim Stock Opname akan memverifikasi kondisi fisik buku, memperbarui data inventaris, serta mencatat koleksi yang rusak atau hilang. Langkah ini diharapkan mampu meningkatkan efisiensi layanan perpustakaan bagi masyarakat di Kota Semarang.

Tujuan dan Manfaat Stock Opname

Kegiatan stock opname memiliki beberapa tujuan, diantaranya:

1. Memperbarui Data Koleksi
   Semua buku yang tercatat dalam sistem diverifikasi ulang untuk memastikan keberadaannya secara fisik. Jika ada koleksi yang hilang, rusak, atau tidak relevan lagi, informasi ini akan diperbarui.

2. Menjaga Kualitas Layanan
   Data yang akurat memudahkan perpustakaan dalam memberikan layanan peminjaman dan pengembalian buku. Pemustaka  dapat lebih cepat dalam menemukan buku yang mereka butuhkan.

3. Mendukung Perencanaan Pengadaan
   Dengan mengetahui kondisi terkini koleksi, perpustakaan dapat merencanakan pengadaan buku baru atau mengganti koleksi yang sudah rusak dan tidak bisa diperbaiki.

4. Meningkatkan Akuntabilitas Perpustakaan
   Sebagai lembaga pelayanan publik, perpustakaan perlu menjaga transparansi terkait pengelolaan koleksinya. Proses ini membantu meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap perpustakaan.

Selain itu, manfaat lainnya adalah Mengetahui jumlah real koleksi yang dimiliki perpustakaan, menyelaraskan database dengan kondisi fisik koleksi ,  serta memudahkan pengunjung dalam pencarian buku .

Pelaksanaan Kegiatan

Proses stock opname melibatkan sejumlah mahasiswa dari beberapa program studi di Universitas Diponegoro. Salah satunya adalah program studi ilmu perpustakaan dan informasi yang saat ini sedang menjalani program magang. Mereka dibagi menjadi beberapa tim untuk memeriksa setiap bagian koleksi perpustakaan secara sistematis.

Salah satu mahasiswa, Aji Ngamarta, menyebut kegiatan ini memberinya pengalaman baru dalam bidang manajemen informasi.“Kami belajar bagaimana melakukan pencocokan data dengan sistem yang ada, sekaligus memahami pentingnya pengelolaan koleksi perpustakaan secara menyeluruh,” jelasnya.

Selain itu, David Wahyu menyebutkan bahwa kegiatan ini tentunya menambah pengalaman dalam dunia kerja serta dapat melakukan praktik secara langsung dari yang telah dipelajari secara teori di bangku perkuliahan. "Dengan dilakukannya kegiatan ini tentunya dapat menambah pengalaman individu, khususnya dalam dunia kerja di bidang perpustakaan. Serta kegiatan ini memberikan kesempatan untuk saya dalam mempraktikan secara langsung dari apa yang telah saya pelajari secara teori dalam bangku perkuliahan di dalam dunia kerja," Ucapnya.

Ghiyats Al Malik Mengatakan kegiatan stock opname sangat penting dalam salah satu manajemen perpustakaan." Dimana kegiatan ini harus dilakukan paling sedikit satu kali dalam tiga tahun," .

Peran Mahasiswa Undip dalam Stock Opname

Mahasiswa Universitas Diponegoro yang terlibat dalam kegiatan stock opname ini merupakan bagian dari program Job Training dari program studi ilmu Perpustakaan dan informasi. Selain membawa manfaat bagi perpustakaan, kegiatan ini memberikan pengalaman praktis yang berguna bagi mahasiswa.

Selama tiga minggu,  mahasiswa magang diantaranya Aji Ngamarta Ramadhan, David Wahyu Firmansyah, dan Ghiyats Al Malik, dan mahasiswa lainnya akan bekerja dalam tim untuk melakukan pencatatan dan verifikasi data koleksi perpustakaan. Mereka akan mengidentifikasi buku dan mencocokkan dengan database perpustakaan. Selain itu, mereka akan menilai kondisi fisik buku dan membuat catatan jika ditemukan kerusakan yang memerlukan perbaikan atau penggantian.

Pengalaman ini menjadi kesempatan bagi mahasiswa untuk menerapkan pengetahuan teoritis yang mereka dapatkan di perkuliahan dalam situasi nyata. Mereka tidak hanya belajar tentang proses stock opname tetapi juga mengembangkan kemampuan kerja sama tim.

Rencana Tindak Lanjut

Bersamaan dengan kegiatan stock opname, mahasiswa magang juga akan melaksanakan shelving, yaitu proses pengaturan buku berdasarkan nomor klasifikasi agar lebih rapi dan mudah diakses.

Gambar 2: Foto Mahasiswa Magang Sedang Melakukan Shelving Setelah Stock Opname

Kegiatan ini mencerminkan sinergi dan kolaborasi antara dunia akademik dan institusi publik. Mahasiswa Undip dapat mengaplikasikan pengetahuan teoritis mereka sekaligus membantu perpustakaan dalam menjaga kualitas layanan. Di sisi lain, perpustakaan mendapatkan dukungan tenaga kerja tambahan untuk dalam menjalankan tugas-tugas mereka.

Dengan berlangsungnya stock opname ini, diharapkan perpustakaan dapat terus memberikan layanan yang lebih baik, sementara mahasiswa mendapatkan pengalaman nyata di bidang manajemen informasi.

Semoga kegiatan ini berjalan lancar dan memberikan manfaat besar bagi semua pihak yang terlibat.