Kolaborasi di Dunia Kerja: Pengalaman Intership di Bakorwil III Malang dan EJSC Malang

EJSC Malang adalah salah satu inisiatif dari Pemerintah Provinsi Jawa Timur yang berfungsi sebagai pusat kolaborasi untuk generasi muda, komunitas kreatif, dan pelaku usaha di wilayah Malang. Fasilitas ini mendukung pengembangan inovasi dan kreativitas, khususnya di bidang teknologi, kewirausahaan, dan literasi digital.  EJSC adalah pusat pengembangan kewirausahaan, karier, dan pendidikan yang bertujuan untuk meningkatkan keterampilan masyarakat dalam menghadapi tantangan dunia kerja dan bisnis. Program-program di EJSC meliputi pelatihan kewirausahaan, pendampingan usaha, fasilitasi peluang kerja, serta dukungan studi lanjut. EJSC berfungsi sebagai wadah bagi individu untuk mendapatkan pelatihan teknis dan manajerial, konsultasi bisnis, serta Pelatihan Terhadap Umkm . Pusat ini sering bekerja sama dengan pemerintah, institusi pendidikan, dan dunia usaha untuk memberdayakan masyarakat dan mendorong pertumbuhan ekonomi lokal. EJSC merupakan sarana strategis untuk membangun SDM yang kompeten, mandiri, dan siap bersaing di era global. Sebagai mahasiswa magang di EJSC tugas yang umumnya dikerjakan meliputi: 

• Membantu penyelenggaraan acara, seperti workshop, seminar, atau pelatihan.
• Mendokumentasikan kegiatan yang diadakan oleh EJSC.
• Membuat laporan terkait kolaborasi atau proyek yang dilakukan.
• Berinteraksi dengan komunitas atau individu yang menjadi mitra EJSC untuk mendukung program-program kreatif. 

Melalui pengalaman ini, mahasiswa dapat belajar tentang pengelolaan event, networking, Branding Media Sosial serta bagaimana memfasilitasi kebutuhan komunitas kreatif di era digital.

Bagian Susunan Program (SUNGRAM)

• Membantu Membuat Kerangka Acuan Kerja (KAK)
   Dalam pembuatan KAK, kami berperan mendukung tim dengan menyusun konsep awal dokumen. kami membantu mengidentifikasi kebutuhan proyek, seperti tujuan, sasaran, anggaran, dan timeline. Selain itu, kami turut menyiapkan data pendukung yang relevan untuk memperkuat argumen dalam dokumen. Pengalaman ini mengajarkan kami pentingnya kolaborasi karena dokumen KAK harus disusun berdasarkan masukan dari berbagai pihak.
• Membantu Membuat Surat Nota Dinas  Dalam pembuatan surat nota dinas, kami membantu membuatkan surat keterangan untuk sebuah kegiatan atau permohonan kegiatan.

Bidang Tata Usaha (TU)

Selama menjalani peran di bidang Tata Usaha, kami bertanggung jawab atas sejumlah kegiatan administratif yang berhubungan dengan pengelolaan surat masuk dan keluar. Salah satu pengalaman yang kami jalani adalah penginputan surat masuk ke dalam website TNDE serta pencatatan nomor surat keluar dan pemindaian surat masuk. Berikut adalah rincian kegiatan yang saya lakukan:

1. Menginput Surat Masuk ke Aplikasi TNDE
   Setiap surat masuk yang diterima dari berbagai pihak harus segera dicatat dan diarsipkan secara sistematis. Proses pertama adalah memverifikasi informasi surat seperti nomor surat, tanggal, pengirim, dan perihal. Setelah itu, saya menginput data surat tersebut ke dalam aplikasi TNDE, yang digunakan untuk mempermudah pencarian dan pengelolaan surat. Aplikasi ini memungkinkan semua surat yang masuk tercatat dengan jelas dan dapat diakses kapan saja oleh pihak yang membutuhkan.
2. Mencatat Nomor Surat Keluar
   Setelah surat keluar diproses, tugas kami adalah mencatat nomor surat yang keluar sesuai dengan sistem pengarsipan yang berlaku. Nomor surat ini sangat penting sebagai referensi dalam pencarian surat keluar di masa depan. kami memastikan bahwa semua surat keluar tercatat dengan nomor urut yang sesuai dan terorganisir dalam database.
3. Scan Surat Masuk
   Setiap surat masuk juga harus dipindai (scan) untuk disimpan dalam format digital sebagai backup. Proses pemindaian ini memastikan bahwa surat yang diterima bisa diakses secara elektronik tanpa merusak surat fisik aslinya. Setelah proses pemindaian selesai, surat tersebut kemudian diunggah ke dalam sistem dan disesuaikan dengan data yang sudah tercatat sebelumnya. Dalam melaksanakan tugas ini, kami terus berupaya untuk menjaga ketepatan waktu dan akurasi dalam penginputan data. Salah satu hal yang kami rekomendasikan adalah pentingnya pelatihan rutin bagi staf untuk memastikan bahwa semua pihak memahami cara menggunakan aplikasi dengan benar, serta pentingnya pengawasan terhadap kualitas hasil pemindaian surat untuk menjaga kejelasan dokumen digital yang dihasilkan. Pengalaman ini memberikan wawasan yang mendalam mengenai pentingnya pengelolaan administrasi yang efisien dan sistematis dalam lingkungan tata usaha, yang mendukung kelancaran operasional instansi.

Bidang Record Center (Arsiparis)

whatsapp-image-2025-01-06-at-12-54-47-677e318c34777c52737c26d4.jpeg

Foto Ruangan Arsiparis ( sumber: Dokumentasi Pribadi)

 Record Center adalah bagian penting dari Bakorwil III Malang yang berfokus pada pengelolaan arsip dan dokumen penting pemerintah. Sebagai pusat penyimpanan arsip, Record Center memastikan dokumen tetap terorganisir, mudah diakses, dan aman. Kami sebagai mahasiswa magang, dapat terlibat dalam aktivitas seperti:

1. Mengelompokkan, memasukan arsip menjadi digital ke google drive, dan menyusun arsip berdasarkan kategori tertentu.
2. Melakukan kode verifikasi arsip sesuai dengan standar yang telah ditentukan.
3. Membantu proses inventarisasi dokumen untuk memudahkan pengambilan data di masa mendatang.
4. Mempelajari alur pengelolaan arsip, termasuk prosedur pemusnahan arsip yang sudah tidak relevan.

Melalui kegiatan ini, mahasiswa mendapatkan wawasan mengenai pentingnya manajemen informasi dan pengarsipan, yang sangat relevan untuk administrasi bisnis.

 Kegiatan Event HUT Provinsi JAWA TIMUR KE-79 

img-6893-jpg-677e392e34777c1f7c09f752.jpg

Foto Bersama Senior (Sumber:Dokumentasi Prbadi)

Hari Jadi Provinsi Jawa Timur ke-79 menjadi momen istimewa yang dirayakan dengan penuh semangat oleh masyarakat. Kami sebagai salah satu Panitia yang bertugas, Kami merasa beruntung dapat mengikuti berbagai 4 hari kegiatan yang diadakan oleh kantor Bakorwil III Malang Acara ini tidak hanya penuh kegembiraan, tetapi juga sangat bermakna dan menambah pengalaman baru. pengalaman kami selama mengikuti rangkaian acara tersebut diawali kegiatan dimulai dengan Bakorwil III Bersholawat. Suasana khidmat terasa begitu mendalam ketika masyarakat dari berbagai kalangan berkumpul untuk melantunkan sholawat bersama. Tidak hanya memberikan ketenangan jiwa, acara ini juga menjadi ajang silaturahmi yang mempererat persaudaraan. Kehadiran tokoh agama yang memimpin sholawat menambah. 

Selanjutnya, program khitan massal menjadi salah satu agenda yang paling mengharukan. Kami melihat senyum anak-anak yang berani menjalani proses khitan dengan dukungan penuh dari keluarganya. Program ini sangat membantu keluarga yang membutuhkan, sekaligus menunjukkan perhatian pemerintah terhadap kesehatan generasi muda. Kegiatan Lomba mewarnai dan lomba foto juga menjadi daya tarik tersendiri untuk Anak Muda, terutama bagi anak-anak dan para pecinta fotografi. Anak anak terlihat dengan antusias menuangkan kreativitas mereka dalam karya-karya penuh warna. Sementara itu, lomba foto berhasil mengabadikan momen-momen terbaik dari kegiatan ini, menjadi saksi visual kebahagiaan Mengambarkan Acara tersendiri.