Arsip Sebagai Sumber Utama Penelitian dalam Upaya dan Metode Preservasi

 

Arsip adalah kumpulan dokumen atau rekaman yang menyimpan informasi penting dari masa lalu, yang bisa berupa catatan sejarah, dokumen resmi, surat-surat pribadi, atau gambar dan rekaman audiovisual. Arsip memegang peranan penting dalam mendokumentasikan perkembangan sosial, budaya, politik, dan ekonomi suatu bangsa. Mereka memberikan bukti autentik dari peristiwa yang telah terjadi, sehingga menjadi sumber utama bagi peneliti, sejarawan, dan masyarakat umum dalam memahami dan mempelajari masa lalu. Arsip juga memainkan peran penting dalam mendukung akuntabilitas dan transparansi pemerintah serta organisasi, membantu memastikan bahwa keputusan dan kebijakan yang diambil didasarkan pada informasi yang tepat dan lengkap.

Preservasi arsip adalah proses menjaga keberlangsungan siklus hidup arsip agar informasi yang terkandung tetap dapat diakses. Arsip dapat diartikan sebagai informasi terekam yang merupakan hasil rekaman atau catatan dari suatu kegiatan instansi dalam berbagai media perekam, seperti kertas, foto, digital, dan lainnya. Preservasi arsip bertujuan untuk mencegah risiko kerusakan agar informasi tetap tersedia dalam jangka waktu yang lama. Hal ini dilakukan dengan pemilihan fasilitas dan penyimpanan yang berkualitas, penanganan yang tepat oleh staff, serta mengidentifikasi atau menggandakan bagian yang rusak untuk diperbaiki.

Metode preservasi arsip meliputi beberapa teknik yang bertujuan untuk melindungi arsip dari kerusakan dan memperpanjang usia arsip. Salah satu teknik yang digunakan adalah preservasi kuratif. Preservasi kuratif bertujuan untuk melindungi fisik arsip agar tahan lama dan menghindarkan kerusakan arsip, sehingga kandungan informasinya dapat terjaga selamanya. Tujuan utama preservasi kuratif adalah memperbaiki atau merawat arsip yang mulai atau sudah rusak dan kondisinya memburuk, sehingga dapat memperpanjang usia arsip statis. Prinsip perbaikan arsip menurut Perka ANRI Nomor 23 Tahun 2011 meliputi: seluruh proses perbaikan arsip tidak akan menghilangkan, menambah, dan mengubah nilai arsip sebagai alat bukti; arsip harus dijadwalkan untuk dilakukan perbaikan dan perawatan dengan segera setelah terjadi kerusakan; seluruh proses tidak akan merusak atau melemahkan arsip; dan proses perbaikan harus didokumentasikan.

Selain preservasi kuratif, preservasi arsip juga dilakukan dengan metode preventif. Preservasi preventif adalah preservasi yang bersifat pencegahan terhadap kerusakan arsip statis, melalui penyediaan prasarana dan sarana, perlindungan, serta pemeliharaan, dan pembatasan akses arsip statis. Metode ini bertujuan untuk mencegah kerusakan sebelum terjadinya, seperti dengan kesiapsiagaan terhadap bencana alam yang dapat merusak arsip. Kegiatan preventif yang dapat dilakukan adalah kesiapsiagaan terhadap bencana, baik itu berurusan dengan arsip, gedung bangunan pusat arsip, sistem kearsipan yang ada, dan sumber daya manusia yang terlibat di dalamnya.

Preservasi arsip merupakan tanggung jawab kita bersama untuk memastikan bahwa warisan sejarah, informasi kritis, dan bukti autentik tetap lestari bagi generasi mendatang. Dengan melestarikan arsip, kita turut berkontribusi dalam membangun masa depan yang lebih baik.