Sayangnya, kita tidak pernah dilatih untuk memberikan atau menerima umpan balik.
Lantas, bagaimana caranya memberikan umpan balik dengan baik?
Pertama, observasi dengan benar. Berikan umpan balik berdasarkan apa yang kita lihat dan dengar. Jika ada kolega yang mengatakan bahwa ada masalah pada staf X, jangan langsung menyimpulkan dan memberikan umpan balik pada staf tersebut. Observasi dengan mata kita sendiri.
Objektif, jangan biarkan asumsi dan bias pribadi mendominasi diri kita. Sebelum menghakimi, cobalah untuk memahami perspektif orang tersebut. Mungkin saja ada faktor lain yang membuatnya berperilaku demikian, seperti masalah keluarga, perubahan besar dalam struktur tim.
Observasi yang detil seperti ini yang kemudian dapat membantu kita dalam mengelaborasikan umpan balik sehingga lebih mudah diterima. Sebagai contoh, "Kamu terlihat pasif saat rapat tadi." terdengar lebih susah dimengerti dan diterima dibandingkan "Kamu terlihat kurang aktif saat rapat tadi karena kamu tidak berpartisipasi dalam perbincangan tentang isu X, padahal biasanya kamu banyak berpendapat lho."
Kedua, sebelum memberikan umpan balik, tanyakan pada diri sendiri: mengapa kita mau memberikan umpan balik ini? Agar bisa bermanfaat untuk kolega kita, atau karena kita frustasi atau ingin menunjukkan bahwa kita lebih pintar dan berpengalaman?
Pastikan bahwa niat kita lurus ingin membantu kolega kita untuk berkembang. Ketulusan inilah yang dapat menggerakkan hati dan membangun kepercayaan antara kita dan kolega kita, sehingga umpan balik yang kita berikan pun diterima dengan lebih baik lagi.
Ketiga, cari waktu yang tepat. Jangan sampai kita memberikan umpan balik ketika konflik masih berlangsung, karena kemungkinan besar umpan balik tersebut tidak akan didengarkan. Jika salah satu pihak masih merasakan marah dan menuduh, mereka akan lebih rentan bersikap defensif. Cari waktu dimana kita dan kolega kita lebih tenang dan bisa berpikir dengan lebih rasional.
Keempat, berikan umpan balik yang konstruktif. Bantu dia untuk merancang solusi dari masalah yang ia hadapi. Jangan mendikte kolega kita dengan hal-hal yang harus ia lakukan untuk mengatasi masalah tersebut. Ajukan pertanyaan seperti, "Menurut kamu, apa yang bisa kamu lakukan untuk mengatasi masalah ini?" Biarkan solusi tersebut datang dari dirinya sendiri.
Kelima, dalam memberikan umpan balik, semakin to the point, semakin bagus! Kita mungkin sering mendengar metode sandwich feedback (pujian-kritik-pujian). Berhenti menggunakan metode tersebut. Selain tidak efektif, metode ini memberikan kesan yang ambigu dan terkesan tidak tulus, terlebih jika orang tersebut sudah mendengar metode sandwich berkali-kali. Metode sandwich juga membuat orang tersebut merasa bahwa ia telah berkembang, padahal bukan itu poinnya.
Terakhir, ketika giliran kita yang diberikan umpan balik, jangan defensif. Walk the talk. Terima umpan baliknya dengan baik, refleksikan pada diri sendiri, dan katakan terima kasih.
Selamat memberikan dan menerima umpan balik!
