Mengenal Lebih Jauh Apa Itu Electronic Data Processing (EDP)

Pengertian Electronic Data Processing (EDP)

Pemrosesan data elektronik (electronic data processing disingkat EDP) adalah metode dalam suatu pemrosesan data komersial. Sebagai bagian dari teknologi informasi, EDP melakukan pemrosesan data secara berulang kali terhadap data yang sejenis dengan bentuk pemrosesan yang relatif sederhana. 

Sebagai contoh,pemrosesan data elektronis dipakai untuk pemutakhiran (update) stock dalam suatu daftar barang (inventory), pemrosesan transaksi nasabah bank, pemrosesan booking untuk tiket pesawat terbang, reservasi kamar hotel, pembuatan tagihan untuk suatu jenis layanan, dll.

• Selain itu, Pengertian Electronic Data Processing ( EDP ) secara umum adalah penggunaan metode automatis dalampengolahan data komersil. Biasanya penggunaan EDP ini relatif simple, aktivitas yg berulang untuk memproses informasi dalam jumlah yg besar. 
• Misalnya : update stok barang untuk dimasukkan ke dalaminventaris, transaksi banking untuk dimasukkan ke dalamaccount dan master file pelanggan, booking dan pemesanan tiket ke system reservasi maskapai penerbangan,dll.

Pemahaman Atas SistemPengolahan Data Elektronik 

Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau gabungan darinya. 

Data mentah masih belum mempunyai arti sehingga perlu diolah lebih lanjut. Pengolahan data (data processing) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi.

Informasi adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berguna atau lebih mudah dimengerti.

SIKLUS PENGOLAHAN DATA 

Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3 tahapan dasar yang disebut siklus pengolahan data (Data Processing Cycle) yaitu input, processing, output.  

Tiga tahap dasar dari pengolahan data tersebut dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi expanded data processing cycle, yaitu : 

• ORIGINATION Tahap ini berhubungan dengan proses dari pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan data ke dokumen dasar 
• INPUT Tahap ini merupakan proses memasukkan data ke dalam proses komputer lewat alat input 
• PROCESSING Tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemroses, yang dapat berupa menghitung, membandingkan, mengklasifikasikan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage 
• OUTPUT Tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil pengolahan data ke alat output yaitu berupa informasi 
• DISTRIBUTION Tahap ini merupakan proses dari distribusi output kepada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi 
• STORAGE Tahap ini merupakan proses perekaman hasil pengolahan ke simpanan luar. Hasil dari pengolahan yang disimpan di storage dapat digunakan sebagai bahan input untuk proses selanjutnya 

JENIS -- JENIS ORGANISASI 

Apabila dilihat dari perspektif informasi, perkembangan maupun jenis dari organisasi dapat dikelompokkan menjadi 3 kelompok, yakni: 

1. Stone age office Merupakan jenis organisasi bisnis yang masih mengandalkan tenaga kerja dalam setiap aktivitasnya. Pekerjaan yang diautomasikan masih sangat jarang, bahkan terkadang masih belum ditemukan dalam kegiatan operasional organisasi bisnisnya. Biasanya organisasi bisnis seperti ini, merupakan jenis usaha kecil menengah yang tergolong masih tradisional atau organisasi bisnis yang sifatnya padat karya.

2. Computer age office Model organisasi seperti ini, memiliki cukup banyak pekerjaan yang diautomasikan dengan bantuan komputer. Organisasi bisnis seperti ini, sudah mulai menggunakan Sistem Operasi (Operating System) tertentu dalam mengolah data maupun menyimpan data, walaupun masih cukup sederhana. Terkadang model organisasi seperti ini lebih dikenal dengan istilah semi komputerisasi, karena sebagian masih tradisional, namun sebagian lagi sudah menggunakan komputer dalam kegiatan operasional sehari-harinya.

3. Information age office Dalam organisasi seperti ini, komputer bukan hanya digunakan dalam pekerjaan rutin sehari-hari, namunjuga digunakan sebagai alat untuk membantuberkomunikasi dan memperoleh informasi secara cepat. Organisasi seperti ini sudah berada dalam tahapkeunggulan informasi yang dikonversikan menjadi keunggulan bersaing.

AUDIT EDP / TEKNOLOGI INFORMASI  

Hall dan Singleton (2007) membagi kegiatanaudit yang utama menjadi: 

1. Audit internal, yaitu merupakan fungsi penilaian independen yang dibentuk dalamperusahaan untuk mempelajari danmengevaluasi berbagai aktivitasnya sebagai layanan bagi perusahaan. 

2. Audit teknologi informasi, merupakan audit berbasis risiko, seperti juga audit internal dan eksternal. Lingkup audit TI telah meluas hingga meliputi sistem secara lebih mendalam(contohnya audit prosedur pengembangan sistem), dan cakupannya (contohnya melibatkan lebih banyak sistem dan teknologi). 

3. Audit penipuan, merupakan area audit yang terbaru yang timbul akibat dari penipuan yang menjadi-jadi oleh karyawan serta berbagai penipuan keuangan besar (contohnya, Enron, WorldCom, dsb) 

4. Audit eksternal (yaitu audit keuangan), dihubungkan dengan para auditor yang bekerja di luar, atau independen dari, perusahaan yang diaudit. Tujuan audit tersebut selalu berkaitan dengan penyajian laporan keuangankhususnya dalam Hal laporan disajikan secara wajar. 

5. Auditor internal, mewakili kepentingan perusahaan, akan tetapi para auditor internal sering kali bekerjasama dan membantu para auditor eksternal untuk melakukan audit keuangan. 

Pengertian EDP Auditing / Computer Auditing: 

Menurut Ron Weber, EDP auditing adalah proses mengumpulkan dan menilai bukti untukmenentukan apakah sistsem computer mampumengamankan harta, memelihara kebenarandata maupun mencapai tujuan organisasi perusahaan secara efektif dan menggunakanaktiva perusahaan secara hemat. 

ALASAN AUDIT EDP 

Webber (2000) menyatakan beberapa alasan penting mengapa Audit EDP perlu dilakukan, antara lain: 

1. Kerugian akibat kehilangan data. 

2. Kesalahan dalam pengambilan keputusan. 

3. Risiko kebocoran data. 

4. Penyalahgunaan komputer. 

5. Kerugian akibat kesalahan proses perhitungan. 

6. Tingginya nilai investasi perangkat keras dan perangkat lunak komputer. 

HUBUNGAN ANTARA SISTEM AKUNTANSI DENGAN SISTEM APLIKASI KOMPUTER 

Sistem akuntansi merupakan metode dan pencatatan yang dibuat oleh manajemen untuk mengidentifikasi, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi satuan usaha dan untuk menyelenggarakan pertanggungjawaban aktiva dan kewajiban yang bersangkutan dengan transaksi tersebut, sehingga manajemen dapat memperoleh suatu keyakinan bahwa transaksi tersebut telah dicatat secara lengkap, telah dinilai dengan benar, sah, tepat waktu, diotorisasikan dengan benar, diklasifikasi dengan benar, dan dimasukkan ke dalam buku besar dan diikhtisarkan dengan benar, sehingga disajikan dan diungkapkan di dalam laporan keuangan secara memadai. (Bassalamah, 2001) 

Sistem Aplikasi Komputer merupakan sistem aplikasi yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pengolahan data dan manajemen informasi. Kebutuhan akan data dan informasi tersebut akan semakin berkembang sesuai dengan perkembangan organisasi. Dengan demikian sistem aplikasi yang telah dikembangkanpun harus dipelihara untuk mengikuti perkembangan kebutuhan tersebut.

Sistem aplikasi komputer dapat dimanfaatkan sebagai sistem pendukung sistem akuntansi yang digunakan oleh sebuah organisasi, sehinggamemungkinkan suatu sistem akuntansi dapat dijalankan dengan lebih mudah dalam mencapai tujuannya. 

Penggabungan dua sistem tersebut akan menghasilkan suatu 'SistemInformasi' yang sangat berguna bagi suatu organisasi, melalui suatu aturan prosedur-prosedur kerja tertentu yang ditetapkan suatu organisasi, yang dijalankan untuk memproses dan mengolah data menjadi suatu bentuk informasi yang dapat digunakan dalampengambilan keputusan. 

METODE AUDIT EDP 

1. Auditing - Around The Computer, 

yaitu pendekatan audit dengan memperlakukan komputer sebagai kotak hitam, teknik ini tidak menguji langkah langkah proses secara langsung, hanya berfokus pada input dan output dari sistem computer. 

Kelemahannya: 

Umumnya data base mencakup jumlah data yang banyak dan sulit untuk ditelusuri secara manual 

Tidak membuat auditor memahami sistem computer lebih baik 

Mengabaikan pengendalian sistem, sehingga rawan terhadap kesalahan dan kelemahan potensial dalam system. 

Lebih berkenaan dengan hal yang lalu dari pada audit yang preventif 

Kemampuan computer sebagai fasilitas penunjang audit mubazir 

Tidak mencakup keseluruhan maksud dan tujuan audit. 

2. Auditing - Through The Computer, 

pendekatan audit yang berorientasi computer yang secara langsung berfokus pada operasi pemrosesan dalam system computer dengan asumsi bila terdapat pengendalian yang memadai dalam pemrosesan, maka kesalahan dan penyalahgunaan dapat dideteksi. 

3. Auditing - With The Computer, 

menggunakan computer (audit software) untuk membantu melaksanakan langkah langkah audit. Generalized Audit Software Program (GASP) untuk substantive test.  

Sistem pengendalian intern dalam EDP

SPI meliputi rencana organisasi serta metode dan ketentuan yg terkoordinir dalam suatu perusahaan: 

1. Untuk melindungi aktiva 

2. Mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi 

3. Meningkatkan efisiensi usaha 

4. Mendorong ditaatinya kebijakan manajemen

Pengendalian Tambahan DalamEDP

1. Pengendalian Umum (General Control) 

Memiliki pengaruh pervasif (pervasive effect), yang berarti jika pengendalian ini lemah maka akan memberikan pengaruh yang jelek terhadap pengendalian aplikasi. Karena alasan inilah maka Auditor akan memeriksa pengendalian aplikasi jika hasil penilaian terhadap pengendalian umum menunjukkan hasil yang lemah.

Pengendalian Umum meliputi: 

Pengendalian Organisasi, Praktik Personalia, Standar Prosedur Operasional 

Pengendalian Pengembangan Sistem dan Pengendalian Dokumen 

Pengendalian Hardware dan Sistem Software 

Pengendalian Sistem Pengamanan.

2. Pengendalian Aplikasi (Application Control)  

Didefinisikan sebagai pengendalian yang terkait dengan tugas aplikasi yang dilakukan oleh komputer.

Pengendalian Aplikasi meliputi: 

Pengendalian Data Capture dan Batch Data Entry 

Pengendalian On-Line Entry, Processing dan Output.