Ini Perbedaan Show Management, Event Organizer, dan Panitia Acara!

Mengadakan acara besar bukanlah hal yang mudah. Banyak perusahaan sering salah memahami peran-peran yang terlibat, seperti panitia acara, event organizer, dan show management. 

Salah satu masalah yang umum terjadi adalah perusahaan mengira bahwa menyewa event organizer otomatis mengeliminasi kebutuhan untuk menyiapkan tim internal. Akibatnya, komunikasi menjadi tidak jelas, dan ekspektasi yang diinginkan oleh pihak direksi tidak tercapai. Untuk itu, penting memahami perbedaan di antara ketiganya agar acara berjalan sesuai harapan.

Panitia Acara: Perwakilan Internal yang Menghubungkan

Panitia acara adalah kunci dalam menjaga komunikasi antara pihak perusahaan dan event organizer. Mereka berperan sebagai perwakilan internal yang bertugas memastikan keinginan perusahaan diterjemahkan dengan tepat oleh event organizer. Panitia acara inilah yang bertanggung jawab menyampaikan arahan dari manajemen perusahaan, termasuk ekspektasi terkait tema, anggaran, atau detail spesifik acara.

Selain itu, panitia acara juga memastikan semua departemen di perusahaan yang terlibat mendukung kebutuhan acara. Misalnya, divisi keuangan untuk pengelolaan anggaran, atau divisi pemasaran untuk mempromosikan acara secara internal maupun eksternal. 

Keberadaan panitia acara internal sangat penting untuk memastikan arah komunikasi tetap konsisten dan mengurangi risiko miskomunikasi dengan pihak eksternal. Agar lebih mudah bekerja, kamu dapat memilih mitra profesional berpengalaman dan terpercaya. Salah satu yang ternama di Bandung dan Jakarta ialah Vecha Event Organizer.

Event Organizer: Tim Profesional untuk Realisasi Acara

Event organizer (EO) adalah pihak eksternal yang dipilih perusahaan untuk merancang dan menjalankan acara sesuai kebutuhan. Mereka menawarkan solusi lengkap, mulai dari konsep kreatif, dekorasi, pengadaan logistik, hingga pelaksanaan acara. EO bekerja dengan memprioritaskan harapan klien dan menciptakan acara yang tidak hanya sukses secara teknis tetapi juga memberikan pengalaman positif bagi peserta.

Tugas EO sangat operasional. Mereka mempersiapkan segala hal, mulai dari pemilihan lokasi acara, penanganan vendor, hingga koordinasi teknis seperti tata panggung dan pencahayaan. Karena tugasnya sangat spesifik, EO memerlukan arahan yang jelas dari panitia acara internal perusahaan agar dapat bekerja sesuai ekspektasi. 

Meski EO bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran acara, peran mereka tidak mencakup komunikasi langsung dengan direksi atau pemangku kebijakan perusahaan. Banyak perusahaan besar mempercayakan event mereka pada EO kreatif seperti Vecha Event. Dengan spesialisasi di acara korporat, Vecha Event mampu memberikan pelayanan terbaik untuk memenuhi kebutuhan perusahaan kamu.