Pengelolaan Arsip, Garda Depan Wujudkan "Good Governance"

Peraturan Presiden nomor 95 tahun 2018  tentang Sistem Pemeritahan Berbasis Elektonik (SPBE), ditujukan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya (good governance). 

Bagi kalangan skeptis aturan ini seperti menggantang asap. Bagaimana mungkin aturan yang ujungnya, hanya membuat system tata naskah secara elektronik  bisa menjadi alat utama menegakkan good governance. Mimpi kali yeee! 

Sebaliknya, bagi kaum optimis berpendapat SPBE adalah terobosan yang  perlu diapresiasi,  ditengah merosotnya kepercayaan public akibat maraknya perilaku korupsi penyelenggara negara. 

Sistem tata naskah secara dapat elektronik menjadi jawaban untuk mengembalikan kemanfaatan arsip, sesuai dengan teorinya.

Salah satu  penyebab hilangnya kemanfaatan arsip adalah besarnya volume arsip fisik yang menyita banyak sumberdaya. 

Pengelola arsip lebih terkonsentrasi pada penataan arsip inaktif sehingga baru menyentuh pada fungsi sekunder arsip, yaitu nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip, melainkan bagi kepentingan umum lain. 

Nilai guna skunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian. Pilihan minimal ini dapat dipahami karena volume arsip fisik yang begitu besar dengan mobilitas yang tinggi sehingga secara teknis tidak mungkin dikelola sepenuhnya oleh pengelola arsip.

Pengelolaan arsip  secara elektronik  telah mengubah system kerja, karena sesuai ketentuan, arsip yang diciptakan secara elektronik tidak perlu dicetak. 

Arsip elektronik memungkinkan semua arsip dinamis dalam jumlah berapapun diolah secara digital dalam waktu singkat untuk memperoleh manfaat yang lebih besar. 

Fungsi primer  arsip aktif, yang nilai gunanya baru dimanfaatkan untuk kepentingan pencipta arsip sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, dapat dikelola secara nasional oleh Pengelola Arsip.