Salah Satu Upaya Pelestarian Arsip sebagai Sumber Sejarah adalah Melalui Digitasi

3. Digitasi untuk Kepentingan Pelestarian Arsip

Arsip sebagai sumber sejarah dan penelitian, merupakan bahan bukti yang harus dilestarikan. Upaya untuk melestarikan arsip tersebut, harus terus dilakukan mengingat bahwa arsip tersebut akan selalu dipergunakan oleh lembaga pemerintah, pemerintah daerah, Lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi masyarakat, organisasi poliitk, dan perseorangan (sejarawan, peneliti, dan masyarakat umum), baik masa kini maupun mendatang.

Setiap lembaga kearsipan baik di pusat (ANRI), daerah (LKD) maupun lembaga pendidikan (Lembaga Karsipan Perguruan Tinggi Negeri (LKPTN)), akan mengupayakan sebaik mungkin untuk melestarikan arsipnya yang telah diperoleh dari lembaga di lingkungan pemerintah pusat, lembaga di lingkungan pemerintah daerah maupun di lingkungan perguruan tinggi, yang ditangani langsung oleh LKPTN di lingkungannya masing-masing. Hal ini sesuai dengan amanat undang-undang kearsipan.

Untuk melestarikan arsip agar selalu mudah dipergunakan, dilayankan dan diakses kepada para pengguna arsip, bukanlah perkara yang mudah. Media arsipnya apapun akan rusak, apabila tidak ada perawatan, pelindungan, pemeliharaan, dan pelestarian yang terus menerus dan berkesinambungan. 

Bukan hanya fisik arsip saja yang menjadi fokus pelestarian tersebut, namun informasinya juga perlu dijaga dan dilestarikan agar nantinya tidak hilang atau menimbulkan tafsir yang lain. Salah satu Langkah yang perlu dilaksanakan agar arsip tersebut dapat selalu dipergunakan dan dibaca adalah dengan jalan digitasi arsip.

Digitasi arsip adalah proses mengubah arsip analog menjadi format digital. Digitisasi dapat mengubah proses pekerjaan menjadi digital, seperti mengubah arsip analog dari bentuk fisik menjadi kode biner yang dapat digunakan sebagai data digitagitasi. 

Digitasi memiliki beberapa dampak, di antaranya mempengaruhi cara data disimpan dan diakses, menambah nilai dalam hal pelestarian dan aksesibilitas data. Arsip hasil konversi adalah arsip yang telah dilakukan perubahan bentuk dari fisik arsip menjadi bentuk digital (Peraturan ANRI No 2 Tahun 2021, pasal 1).

Dalam dunia kearsipan, digitasi berfokus pada konversi data. Digitasi mempengaruhi cara data disimpan dan diakses. Konversi arsip statis dalam bentuk digital ditujukan untuk kebutuhan akses, pelestarian dan pelayanan arsip statis, keutuhan informasi arsip statis, dan kemudahan pengelolaan dan pemanfaatan arsip statis yang autentik dan terpercaya. Pelaksanaan konversi arsip ke dalam bentuk digital harus menjamin keautentikan arsip hasil konversi dan memenuhi karakteristik arsip digital (Peratutan ANRI, No 2 Tahun 2021, pasal 2 dan 3).

ANRI telah berupaya keras untuk selalu melaksanakan digitasi arsip ini sejak tahun 2010 dengan swakelola, tanpa melibatkan pihak ketiga. Namun jauh sebelumnya pelaksanakan pelestarian arsip dilaksanakan dengan cara memicrofilmkan arsip, dari arsip kertas difoto dengan menggunakan mikrofilm dan mikrofis. 

Keduanya merupakan metode pra-digital untuk menyimpan dokumen dalam bentuk yang ringkas. Namun dalam perkembangannya ternyata penggunaan microfilm dan mikrofis kurang praktis bagi sejarawan, peneliti maupun pengguna arsip, karena diperlukan alat memutar gulungan untuk menemukan item tertentu. Sedangkan mikrofis lebih mudah diatur dan diakses namun arsip tersebut hanya dapat dilihat sebagian dari seluruh arsip yang telah dilakukan pembuatan microfis. 

Dengan melihat adanya kelemahan dan kurang praktisnya penggunaan microfilm maupun microfis, maka dalam rangka pemenuhan kebutuhan akan pelestarian arsip agar dapat selalu dipergunakan dan diakses setiap saat, sejak tahun 2010 ANRI menggunakan mesin digital agar dapat mempermudah para pengguna arsip dalam melakukan penelitian dan penelusuran arsip yang ingin dicarinya.