Sebagai contoh, seorang manajer proyek di perusahaan konstruksi besar menggunakan aplikasi manajemen proyek untuk memastikan bahwa setiap anggota tim tahu tugas yang harus diselesaikan setiap hari. Aplikasi ini memungkinkan pengelolaan timeline yang jelas dan memperingatkan ketika deadline mendekat. Dengan menggunakan alat yang tepat, proyek bisa selesai tepat waktu dan sesuai anggaran, tanpa ada kebingungannya.
4. Kelola Energi Anda, Bukan Hanya Waktu Anda
Pengelolaan waktu tidak hanya soal memaksimalkan jam kerja, tetapi juga tentang memaksimalkan energi Anda. Energi yang tinggi meningkatkan fokus, kualitas kerja, dan motivasi. Oleh karena itu, penting untuk mengenali kapan Anda paling produktif dan mencocokkan tugas yang menantang dengan waktu energi puncak Anda.
Contoh nyata bisa kita ambil dari cerita ini. Seorang senior manajer di sebuah perusahaan konsultan terkenal memanfaatkan teknik time blocking untuk memastikan bahwa ia mengalokasikan waktu untuk tugas yang membutuhkan konsentrasi tinggi pada saat-saat di mana dia merasa paling segar dan penuh energi.Â
Pada praktiknya, "jam biologis" seseorang itu berbeda-beda. Ada orang yang justru merasa bugar dan produktif di sore hari, atau waktu lainnya. Namun, secara umum biasanya jam produktif itu terisi di jam-jam pagi hari. Ini memungkinkan orang untuk bekerja dengan lebih efektif, menyelesaikan analisis yang rumit dalam waktu singkat, dan tetap menjaga kualitas hasil kerjanya.
5. Evaluasi dan Sesuaikan: Lakukan Refleksi Teratur
Manajemen waktu bukanlah hal yang statis. Seiring dengan perubahan dalam pekerjaan dan prioritas, penting untuk secara rutin mengevaluasi dan menyesuaikan strategi manajemen waktu Anda. Evaluasi mingguan dapat membantu Anda menilai apa yang berhasil, dan apa yang perlu diperbaiki.
Contoh di keseharian. Setiap minggu, seorang General Manager di perusahaan ritel internasional meluangkan waktu untuk menganalisis hasil minggu sebelumnya---apakah mereka mencapai tujuan utama dan apa yang menghalangi kemajuan. Dengan pendekatan ini, dia dapat terus menyesuaikan strategi timnya, menciptakan perbaikan berkelanjutan dalam proses yang membuat tim tetap produktif dan berfokus pada tujuan.
6. Pencapaian Hasil: Fokus pada Dampak, Bukan Usaha
Manajemen waktu yang baik pada akhirnya akan mengarah pada pencapaian hasil yang lebih besar, bukan hanya pada usaha yang dikeluarkan. Hasil yang optimal muncul ketika kita fokus pada kualitas hasil, bukan hanya sekadar menyelesaikan tugas.
Sebagai contoh, sebuah tim penjualan di perusahaan teknologi menerapkan metode ini dengan cara mendiskusikan dengan tim manajemen tentang prioritas klien yang benar-benar berpotensi meningkatkan pendapatan. Dengan fokus pada klien utama dan mengalihkan perhatian dari yang kurang strategis, mereka berhasil meningkatkan penjualan sebesar 25% dalam satu kuartal.
