Contoh: Daripada mengatakan "Ada masalah komunikasi," lebih baik katakan, "Tim pemasaran dan produksi tidak memiliki sistem komunikasi yang teratur, menyebabkan kesalahan pengiriman data produk yang mempengaruhi proses produksi."
Kelima, Tetapkan Lingkup Masalah
Pastikan masalah didefinisikan dalam lingkup yang dapat dikelola. Jangan mendefinisikan masalah yang terlalu luas yang melibatkan banyak faktor yang tidak dapat dikendalikan.
Contoh: "Masalah ini terbatas pada divisi X yang mengalami penurunan output harian akibat kurangnya pelatihan pada mesin baru."
Jadi, dengan mendefinisikan masalah secara lebih spesifik, Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam mengenai masalah yang sebenarnya terjadi. Ini membantu tim atau individu fokus pada penyelesaian yang lebih tepat sasaran dan meningkatkan peluang keberhasilan dalam implementasi solusi.
3. Menganalisis Penyebab: Temukan Akar Masalah
Setelah masalah terdefinisi dengan baik, langkah berikutnya adalah menganalisis penyebab yang berpotensi menjadi akar masalah. Analisis yang dangkal hanya akan membawa kita pada solusi yang sementara. Untuk memastikan bahwa solusi yang dihasilkan bersifat jangka panjang, kita harus sampai pada akar masalah.
Metode yang bisa digunakan adalah Root Cause Analysis atau analisis akar penyebab. Melalui metode ini, kita bisa memetakan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap munculnya masalah dan memfokuskan perhatian pada faktor yang paling berpengaruh. Contohnya, jika masalahnya adalah penurunan produktivitas, akar masalah bisa jadi berasal dari faktor internal, seperti kurangnya pelatihan, atau faktor eksternal, seperti gangguan dalam rantai pasokan.
Menerapkan metode dalam menemukan akar penyebab masalah secara tepat, benar, dan efektif sangat penting agar solusi yang diambil benar-benar menyelesaikan masalah secara mendasar, bukan hanya gejala-gejalanya. Berikut adalah beberapa langkah dan teknik yang dapat digunakan untuk menemukan akar penyebab masalah dengan tepat:
Cara Pertama, Gunakan Metode 5 Whys (5 Mengapa)
Metode ini sangat sederhana namun efektif dalam menemukan akar penyebab masalah. Caranya adalah dengan mengajukan pertanyaan "mengapa" secara berulang (biasanya lima kali) hingga mencapai akar dari suatu masalah.
