Pertama, Identifikasi Masalah yang Nyata
Langkah pertama adalah memastikan bahwa masalah yang dihadapi memang nyata dan signifikan. Sering kali, kita terjebak dalam asumsi atau gejala-gejala yang muncul tanpa melihat masalah utamanya. Untuk menghindari hal ini, tanyakan beberapa pertanyaan dasar seperti:
- Apa yang sebenarnya terjadi?
- Seberapa sering masalah ini muncul?
- Siapa saja yang terdampak oleh masalah ini?
- Kapan dan di mana masalah ini terjadi?
Contoh: Misalnya, dalam konteks operasional perusahaan, alih-alih menyatakan, "Produktivitas menurun," Anda bisa mendefinisikan masalah lebih spesifik seperti, "Produktivitas menurun 15% selama dua bulan terakhir di divisi produksi setelah perubahan jadwal kerja." Dengan definisi yang jelas, arah penyelesaian akan menjadi lebih terarah dan fokus.
Kedua, Kumpulkan Data yang Relevan
Agar dapat mendefinisikan masalah dengan tepat, Anda perlu mengumpulkan data yang relevan. Data ini bisa berupa statistik, laporan kinerja, hasil observasi, atau masukan dari karyawan yang terlibat. Data yang tepat akan membantu memperjelas lingkup dan dampak masalah tersebut.
Contoh: Setelah menganalisis data penjualan, Anda menemukan bahwa penurunan produktivitas terutama terjadi di bagian tertentu dari proses produksi, misalnya di tahap pengepakan.
Ketiga, Gunakan Pendekatan 5W+1H (What, Why, When, Where, Who, How)
Metode ini sering digunakan untuk menggali masalah dengan lebih detail. Dengan mengajukan pertanyaan ini, Anda bisa mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tentang masalah.
- What: Apa masalahnya?
- Why: Mengapa masalah ini terjadi?
- When: Kapan masalah mulai terjadi?
- Where: Di mana masalah ini terjadi?
- Who: Siapa yang terlibat atau terkena dampak masalah?
- How: Bagaimana masalah ini mempengaruhi operasional atau kinerja?
Contoh: "Apa yang menyebabkan produktivitas menurun 15% di divisi produksi selama dua bulan terakhir, dan bagaimana ini memengaruhi target produksi keseluruhan perusahaan?"
Keempat, Hindari Definisi yang Terlalu Umum
Sering kali masalah didefinisikan terlalu luas atau umum sehingga sulit untuk menemukan solusi yang efektif. Cobalah untuk memecah masalah menjadi lebih rinci dan spesifik.
