Memperkuat Proses Rekrutmen dengan Wawancara Berbasis Kompetensi

Wawancara Berbasis Kompetensi (WBK) atau interview berbasis kompetensi (competency-based interview) adalah metode seleksi yang digunakan oleh HR untuk mengevaluasi kemampuan seseorang berdasarkan contoh konkret dari situasi atau pengalaman masa lalu. Jenis wawancara formal ini menggunakan pertanyaan yang dirancang untuk menilai apakah keahlian kandidat paling cocok dengan kebutuhan organisasi.

Proses wawancara akan berfokus pada penggalian informasi atas kompetensi calon karyawan, terutama "soft competency/behavior", berdasarkan pengalaman yang dilaluinya. Strategi Competency Based Interview yang paling populer adalah metode CAR (context, action, result) dan metode STAR (Situation, Task, Action, dan Result).

Perbedaan utama antara WBK dengan jenis wawancara lainnya adalah pada fokus pertanyaan yang diajukan. Dalam wawancara tradisional, pertanyaan yang diajukan lebih banyak menyangkut hal yang bersifat pribadi, tanpa menggali informasi atas kompetensi yang dimiliki calon karyawan. Sedangkan dalam IBF, proses wawancara akan lebih berfokus pada penggalian informasi atas kompetensi kandidat.

Baca juga: Optimalkan Proses Rekrutasi Karyawan dengan Dahshbord HR Recruitment

Seleksi berbasis kompetensi membantu mengatasi praktik diskriminatif apapun dalam organisasi dan membuat mobilitas karir lintas fungsi lebih mudah. Metode ini juga memungkinkan HR untuk mendapatkan informasi yang lebih terperinci dan akurat tentang kemampuan calon kandidat dalam situasi nyata, sehingga dapat membantu HR dalam mengambil keputusan yang lebih baik dalam proses rekrutmen.

Selama WBK, pewawancara akan mengajukan pertanyaan kepada kandidat yang berkaitan dengan keterampilan mereka dan membandingkan jawaban mereka dengan kriteria yang telah ditentukan. Metode seleksi ini lebih akurat dan objektif karena fokus pada kompetensi yang dibutuhkan untuk pekerjaan tertentu, sehingga meminimalkan risiko kesalahan dalam memilih kandidat yang tepat.

Manfaat Penggunaan Wawancara Berbasis Kompetensi (WBK) dalam Proses Rekrutmen Karyawan

WBK memiliki sejumlah manfaat yang signifikan dalam proses rekrutmen karyawan. Manfaat penggunaan WBK, antara lain :

Baca juga: Membangun Kepemimpinan Kekinian dengan Pendekatan "Strength Based Leadership"

1. Metode ini membantu HR untuk menilai kemampuan dan keterampilan calon karyawan secara lebih terperinci dan akurat.
2. WBK juga membantu mengatasi praktik diskriminatif dalam organisasi karena proses wawancara akan berfokus pada kompetensi yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut, bukan pada faktor-faktor yang tidak relevan seperti gender, agama, atau etnis.
3. WBK juga dapat memudahkan mobilitas karir lintas fungsi bagi karyawan karena kompetensi yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan telah terukur dan diakui.
4. Memprediksi potensi dan kinerja kandidat di masa mendatang dengan lebih akurat, karena pertanyaan yang diajukan berbasis pada kompetensi dan perilaku yang relevan dengan pekerjaan.
5. Mengurangi bias dalam proses seleksi, karena penilaian kandidat didasarkan pada pengalaman mereka dengan kompetensi yang dibutuhkan, bukan pada latar belakang pendidikan atau prestasi belajar mereka.
6. Meningkatkan kolaborasi lintas fungsi di perusahaan, karena karyawan yang dipilih memiliki kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, sehingga mereka dapat bekerja lebih efektif dalam tim lintas fungsi.
7. Membantu karyawan menonjol dan mengatasi permasalahan secara lebih efektif, karena mereka dipilih berdasarkan kemampuan problem-solving dan organisasi yang dimilik.
8. Meningkatkan visibilitas dan keterhubungan anggota tim di seluruh perusahaan, karena karyawan yang dipilih memiliki keahlian yang berbeda dan relevan dengan kebutuhan organisasi.

Baca juga: Membangun Program Pelatihan yang Efektif: Mengatasi 21 Mitos dan Kesalahan dalam Praktik HR

Dengan demikian, HR dapat memastikan bahwa karyawan yang dipromosikan atau dipindahkan memiliki kemampuan dan keterampilan yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan yang baru.

Proses Pelaksanaan WBK dan Contoh Pertanyaan Terbaik

Interview berbasis kompetensi dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

1. Identifikasi Kompetensi yang Dibutuhkan. HR harus memahami kebutuhan organisasi dan pekerjaan tertentu yang harus diisi. Dalam hal ini, HR harus membuat daftar kompetensi yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut.
2. Menentukan Pertanyaan. HR harus membuat daftar pertanyaan yang dirancang untuk mengevaluasi kemampuan dan keterampilan calon karyawan dalam kompetensi yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut.
3. Menggunakan Metode STAR. Pewawancara harus mengikuti metode STAR, yang terdiri dari Situasi, Tugas, Tindakan, dan Hasil, untuk menggali informasi dari calon karyawan tentang kemampuan mereka. Selain Metode STAR, HR juga bisa menggunakan Metode CAR.
4. Evaluasi Jawaban. Setelah wawancara selesai, HR harus mengevaluasi jawaban dari calon karyawan dengan kriteria yang telah ditentukan.

Contoh pertanyaan terbaik dalam proses WBK, antara lain :

1. Bagaimana Anda dapat mengatasi kegagalan dan menggunakan pengalaman tersebut untuk meningkatkan kinerja Anda di masa depan?
2. Bagaimana Anda menghadapi situasi di mana Anda harus bekerja dengan orang yang sulit?
3. Bagaimana Anda mengelola waktu Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan?
4. Bagaimana Anda menilai atau mengelola risiko di tempat kerja?
5. Berikan contoh situasi di mana Anda harus beradaptasi dengan perubahan yang cepat dalam pekerjaan Anda?
6. Berikan contoh situasi di mana Anda harus menemukan formula yang tepat dalam menyelesaikan permasalahan yang telah diberikan
7. Berikan contoh situasi di mana Anda harus mengambil keputusan penting dalam waktu yang singkat?
8. Berikan contoh situasi di mana Anda harus mengelola konflik dengan cara yang konstruktif?
9. Berikan contoh situasi di mana Anda harus menghadapi situasi yang membutuhkan kemampuan pemecahan masalah yang baik?
10. Berikan contoh tentang bagaimana Anda dapat bekerja dalam tim yang terdiri dari individu dengan latar belakang yang berbeda dan bagaimana Anda dapat memastikan bahwa tim tersebut mencapai tujuan yang ditetapkan.
11. Ceritakan tentang bagaimana Anda mengambil inisiatif untuk memperbaiki atau meningkatkan proses atau kebijakan di tempat kerja.
12. Ceritakan tentang bagaimana Anda menghadapi masalah dalam proyek dan menyelesaikannya dalam waktu yang sangat singkat.
13. Ceritakan tentang pengalaman Anda dalam bekerja dalam tim dan bagaimana Anda berkontribusi dalam mencapai tujuan tim?
14. Ceritakan tentang pengalaman Anda dalam memimpin perubahan budaya kerja dan budaya organisasi?
15. Ceritakan tentang permasalahan terbesar yang pernah Anda hadapi dalam pekerjaan Anda dan bagaimana Anda menyelesaikannya?
16. Ceritakan tentang pengalaman Anda dalam mengatasi masalah yang belum pernah Anda alami sebelumnya.
17. Ceritakan tentang situasi di mana Anda berhasil menyelesaikan tugas yang paling menantang dalam pekerjaan Anda.
18. Dapatkah Anda memberikan contoh hasil yang telah Anda capai dalam proyek yang Anda kerjakan sebelumnya?
19. Dapatkah Anda memberikan contoh tindakan yang diambil untuk menyelesaikan konflik antar anggota tim?
20. Dapatkah Anda memberikan contoh tugas yang paling sulit yang pernah Anda hadapi? Bagaimana Anda mengatasinya?
21. Jelaskan situasi di mana Anda berhasil memecahkan konflik atau situasi yang rumit dengan klien atau rekan kerja.

Perlu diingat bahwa urutan pertanyaan yang paling penting dapat bervariasi tergantung pada perusahaan dan pekerjaan yang dilamar.

Pertanyaan-pertanyaan ini dirancang untuk menggali informasi dari calon karyawan tentang kemampuan mereka dalam situasi nyata. Juga diharapkan dapat membantu HR untuk mengevaluasi apakah calon karyawan memiliki kompetensi yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut.

Strategi Evaluasi Efektivitas Metode Interview Berbasis Kompetensi dalam Memilih Karyawan yang Tepat

Setelah proses WBK dilakukan, evaluasi terhadap efektivitas metode ini perlu dilakukan untuk mengetahui apakah telah berhasil dalam memilih karyawan yang tepat. Salah satu cara untuk mengevaluasi efektivitas metode ini adalah dengan melakukan pengukuran keberhasilan dalam memenuhi target HR, seperti waktu penyelesaian rekrutmen, tingkat keberhasilan karyawan yang dipilih, dan kepuasan karyawan terhadap pekerjaan mereka. Evaluasi yang dilakukan secara rutin dan sistematis dapat membantu HR untuk mengoptimalkan proses rekrutmen dan meningkatkan kinerja perusahaan.

Untuk mengukur keberhasilan WBK, dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain:

1. Menetapkan KPI (Key Performance Indicator) untuk setiap bagian/departemen yang ada dalam perusahaan, dengan menggunakan katalog pertanyaan IBF yang telah disusun sebelumnya.
2. Menggunakan sistem penilaian yang telah ditentukan sebelumnya, dengan metrik penilaian yang jelas, untuk mengevaluasi jawaban kandidat.
3. Membandingkan jawaban kandidat dengan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya, untuk memperkirakan kinerja kandidat di masa depan bila bergabung dengan perusahaan.
4. Menggunakan teknik Succession Plan untuk mengukur kompetensi karyawan yang benar, dengan mencari suksesor baru yang bisa menggantikan posisi-posisi penting di masa depan.
5. Melakukan pelatihan kepada para pengelola bidang HRD dan pimpinan/manager lainnya, untuk mengembangkan keterampilan IBF dan memahami teknik WBK.

Dengan melakukan evaluasi dan pengukuran secara teratur, perusahaan dapat memastikan bahwa WBK yang dilakukan dapat memberikan hasil yang akurat dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Untuk mengevaluasi efektivitas metode WBK dalam memilih karyawan yang tepat, dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain:

1. Membandingkan kinerja karyawan yang telah direkrut melalui WBK dengan kinerja karyawan yang direkrut melalui metode seleksi lainnya, untuk melihat perbedaan dalam kualitas kinerja.
2. Mengukur tingkat keberhasilan karyawan yang direkrut melalui WBK dalam mencapai target dan tujuan yang telah ditetapkan, untuk melihat sejauh mana karyawan tersebut dapat berkontribusi pada keberhasilan organisasi.
3. Melakukan survei kepuasan karyawan yang telah direkrut melalui WBK, untuk melihat sejauh mana karyawan tersebut merasa cocok dengan pekerjaan dan lingkungan kerja.
4. Mengukur tingkat retensi karyawan yang direkrut melalui WBK, untuk melihat sejauh mana karyawan tersebut merasa nyaman dan betah bekerja di perusahaan.
5. Melakukan evaluasi terhadap katalog pertanyaan IBF yang digunakan, untuk memastikan bahwa pertanyaan yang diajukan relevan dengan kebutuhan organisasi dan dapat mengukur kompetensi yang dibutuhkan.

Dengan melakukan evaluasi secara teratur, perusahaan dapat memastikan bahwa metode WBK yang digunakan efektif dalam memilih karyawan yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

 

Strategi WBK yang Efektif dalam Rekrutmen Karyawan

Seorang HRD yang menggunakan WBK dapat memiliki pengalaman dan rencana sebagai berikut:

1. Mempersiapkan katalog pertanyaan wawancara berbasis kompetensi yang relevan dengan kebutuhan organisasi, dengan mempertimbangkan kompetensi yang dibutuhkan untuk posisi yang akan diisi.
2. Menggunakan teknik STAR (Situation, Task, Action, Result) dalam proses wawancara, dengan fokus pada penggalian informasi atas kompetensi calon karyawan, terutama "soft competency/behavior", berdasarkan pengalaman yang dilaluinya.
3. Membuat struktur wawancara sedemikian rupa dengan cara mengumpulkan beberapa bukti yang terkait dengan pelamar, untuk memprediksi kemampuan yang dimiliki kandidat, terutama ketika.
4. Menetapkan KPI (Key Performance Indicator) untuk setiap bagian/departemen yang ada dalam perusahaan, dengan menggunakan katalog pertanyaan wawancara berbasis kompetensi yang telah disusun sebelumnya.
5. Menggunakan sistem penilaian yang telah ditentukan sebelumnya, dengan metrik penilaian yang jelas, untuk mengevaluasi jawaban kandidat.
6. Melakukan evaluasi terhadap katalog pertanyaan WBK yang digunakan, untuk memastikan bahwa pertanyaan yang diajukan relevan dengan kebutuhan organisasi dan dapat mengukur kompetensi yang dibutuhkan.
7. Melakukan pelatihan kepada para pengelola bidang HRD dan pimpinan/manager lainnya, untuk mengembangkan keterampilan WBK dan memahami teknik WBK.

Dengan melakukan persiapan dan evaluasi secara teratur, HRD dapat memastikan bahwa WBK yang dilakukan dapat memberikan hasil yang akurat dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Kesimpulan :

WBK adalah metode seleksi yang fokus pada penggalian informasi atas kompetensi calon karyawan, terutama "soft competency/behavior", berdasarkan pengalaman yang dilaluinya.

Metode ini membantu HR menilai kemampuan dan keterampilan calon karyawan secara lebih terperinci dan akurat, mengatasi praktik diskriminatif dalam organisasi, memudahkan mobilitas karir lintas fungsi, dan memprediksi potensi serta kinerja kandidat di masa mendatang. Selain itu, metode ini mengurangi bias dalam proses seleksi, meningkatkan kolaborasi dan visibilitas di seluruh perusahaan.

Oleh karena itu, penting untuk melakukan persiapan dan pemahaman yang cukup dalam menggunakan metode ini. Langkah-langkah pelaksanaan WBK meliputi identifikasi kompetensi yang dibutuhkan, menentukan pertanyaan yang tepat, dan menerapkan metode STAR (Situation, Task, Action, dan Result) dalam wawancara.