Dua tahapan membuat e arsip iniadalah mengidentifikasi kebutuhan dan men-create masing-masing kebutuhan mulai dari table, query (jika diperlukan), form, dan report.
Dengan sistem tersebut, diharapkan pengelolaan kearsipan, tidak hanya sekedar disimpan, tetapi pengaturan kode penyimpanannya, sehingga mempermudah penemuan kembali (finding).
Organisasi Kecil
Saat penulis mempresentasikan gagasan tersebut, respon pemakalah lain memberikan feedback yang menarik, yaitu perlu ada penelitian, uji coba, dan sasaran organisasi, dan model pelatihan keterampilan arsiparis dalam membuat database di organisasi kecil seperti kelurahan atau usaha kecil.
Dalam membuat database tersebut, taraf yang paling pada saat table saat menentukan field name dan  data type, namun bukan berarti tidak bisa dikerjakan oleh arsiparis, karena materi tersebut, sudah diberikan saat Sekolah Menengah Atas atau Kejuruan, hanya saja dalam model ini harus disesuaikan dengan kebutuhan kearsipan.
Acara tersebut menjadikan saya untuk berkreativitas dan mencari solusi database yang murah, sehingga digunakan organisasi kecil. Selain itu, meningkatkan arsiparis lebih kompeten dalam keterampilan mengelola IT melalui access.
Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd : Penulis Buku Manajemen Kearsipan, Dosen Fakultas Ekonomi Unnes, email : agungbinmadik@gmail.com
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
