Salah satu momok dalam aktivitas operasional bisnis yang kerapkali tidak disadari keberadaannya, terutama oleh pelaku bisnis kecil, adalah terkait dengan permasalahan pada pengelolaan persediaan (stok) barang. Baik itu barang-barang dalam rupa bahan baku, bahan penunjang, barang setengah jadi, ataupun barang jadi (finished product).
Aktivitas pengelolaan persediaan barang mungkin sekilas terlihat sepele. Hanya perkara simpan-menyimpan saja. Hanya sekadar membeli bahan, dipakai, dan lantas hasilnya disimpan. Padahal kalau dikuliti secara mendetail maka kita akan mendapati beberapa hal penting lain yang sangat perlu diperhatikan.
Seringkali pelaku bisnis yang bergerak dalam bidang produksi barang berwujud (manufaktur) harus melihat kenyataan bahwa mereka memiliki jumlah stok bahan yang melebihi kebutuhan mereka.
Disamping itu, barang jadi yang mereka hasilkan juga terkadang berlebih tanpa ada alasan yang jelas mengapa hal itu terjadi. Akibatnya, barang-barang tersebut menjadi beban penyimpanan yang tidak memiliki kejelasan kapan akan bisa diberdayakan.
Membeli barang-barang yang merupakan sebagai bahan baku maupun bahan penunjang proses memang tidak selalu bisa dilakukan dalam kuantitas yang pas. Bisa saja berlebih, tapi bisa juga kurang. Agar beban persediaan tidak menumpuk maka perlu adanya pendekatan khusus untuk meminimalkan dampak dari hal itu.
Namun, sebelum melangkah lebih jauh terkait bagaimana aktivitas persediaan dan simpan-menyimpan barang ini dilakukan, para pelaku bisnis perlu memahami dulu hal-hal apa saja kiranya yang menjadi penyebab atau pemicu terjadinya "aging stock", di mana usia persediaan barang yang kita simpan sudah melewati batas waktu standar penyimpanan yang diizinkan.
Berikut ini adalah empat diantaranya:
Jumlah stok yang lebih besar dari kebutuhan
Sinkronisasi antara kebutuhan dan jumlah stok merupakan salah satu faktor krusial yang menentukan lamanya masa simpan suatu barang di ruang penyimpanan. Karena bagaimanapun juga pergerakan suatu jenis barang adalah karena adanya pemakaian untuk proses produksi.
Apabila pemakaiannya sedikit maka idealnya stok yang disiapkan juga sebanding atau tidak dalam jumlah melebihi kebutuhan yang ada.
Dengan pergerakan pemakaian yang kecil maka stok yang sudah terlanjur banyak hanya bisa menunggu antrean penggunaan saja. Mungkin durasinya bisa lebih cepat apabila terjadi peningkatan jumlah pakai. Misalnya karena adanya penambahan komposisi ataupun karena pertumbuhan permintaan dari suatu produk.
Selama kedua hal tersebut belum terjadi maka jumlah persediaan harus dikondisikan dalam jumlah secukupnya saja. Termasuk seandainya terdapat batasan minimal jumlah pembelian untuk salah satu jenis barang tertentu.
Mekanisme FIFO yang tidak berjalan
Barang-barang yang pertama kali masuk hendaknya berada pada urutan awal sebagai barang yang pertama dikeluarkan. Maka, ketika sebuah unit bisnis membeli jenis material tertentu maka kedatangan paling pertama harus diprioritaskan terpakai ketimbang kedatangan setelahnya.
Hal ini secara kualitas tentu berpengaruh pada tingkat fresh atau tidaknya bahan yang dijadikan penunjang produksi. Normalnya, kedatangan terbaru adalah yang paling baik, paling fresh. Akan tetapi, konsumsi untuk proses produksi tetap harus mengutamakan yang tersedia atau tersimpan dalam masa yang lebih lama terlebih dulu.
Hanya saja mekanisme FIFO (First In First Out) ini adakalanya tidak berjalan baik karena beberapa kendala seperti kedisiplinan, ketidaktahuan, atau mungkin kendala lokasi tempat penyimpanan yang menyulitkan hal itu dijalankan.
Budgeting yang tidak jelas dalam pengelolaan barang
Persiapkan sesuai kebutuhan saja. Jangan membeli terlalu banyak ataupun terlalu sedikit. Karena kedua hal tersebut hanya akan memicu masalah lain dalam operasional sebuah bisnis.
Aging stock yang terlalu lama merupakan imbas dari jumlah stok yang tersedia jauh melebihi kebutuhan yang ada sehingga diperlukan waktu yang lebih lama untuk menghabiskan stok tersebut.
Agar dua problematika tersebut dapat dihindari maka yang diperlukan adalah pengalokasian yang proporsional antara kebutuhan dengan anggaran (budgeting) yang dialokasikan.
Suatu jenis barang tertentu mungkin perlu dianggarkan lebih banyak ketimbang jenis yang lainnya bergantung pada jumlah kebutuhan, karakteristik barangnya, dan lain sebagainya.
Dalam hal ini menyusun rencana pengadaan barang adalah sesuatu yang perlu dilakukan. Dengan demikian pengelolaan persediaan akan bisa terdata dan terdokumentasi secara baik dan tepat.
Ruang penyimpanan yang tidak terpetakan secara rapi
Keterbatasan ruang simpan kerapkali memaksa pengelola persediaan untuk bertindak "melanggar" aturan yang ada. Salah satunya terkait FIFO. Ketika ruang penyimpanan begitu membatasi pergerakan barang dan menimbulkan salah satu atau beberapa jenis barang bertumpuk dan menghalangi satu sama lain maka FIFO akan sulit dijalankan.
Barang-barang yang berada di area paling sulit dijangkau mau tidak mau harus menerima nasib buruk bahwa masa simpannya akan lebih lama meskipun seharusnya ia menjadi prioritas untuk dipergunakan ketimbang barang-barang yang berada pada jangkauan lebih mudah.
Apabila situasi ini tidak dicarikan jalan keluar maka seiring berjalannya waktu masa aging stock dari barang tersebut akan melampaui batas waktu yang ada hingga akhirnya tidak lagi bisa dipergunakan karena kualitasnya yang sudah menurun jauh.
***
Beberapa pemicu aging stock ini sebenarnya bukanlah masalah kronis yang tidak bisa dicarikan solusinya. Kita masih sangat mungkin untuk menuntaskannya selama ada sinkronisasi dengan proses yang dilakukan pada masing-masing operasional sebuah bisnis.
Bagaimanapun juga, karakteristik operasi antara satu jenis bisnis dengan bisnis yang lain memiliki keunikannya masing-masing sehingga perlu adanya penyesuaian.
Sebuah strategi mungkin relevan saat diterapkan pada salah satu jenis bisnis, namun belum tentu demikian jika diterapkan pada bisnis lainnya. Bahkan meskipun suatu bisnis bergerak memproduksi jenis produk yang sama hal itu bukanlah jaminan bahwa strategi serupa akan sama-sama berhasil diimplementasikan.
Selamat menganalisis.
Salam hangat,
Agil S Habib
